En arbetsplats för framtiden – KIB:s satsning på det hybrida arbetssättet

En arbetsplats för en ny era 

Lokalerna har anpassats för att stödja ett integrerat hybridarbete. Från mötesrum till flexibla arbetsplatser är varje yta designad för att underlätta både digitalt och fysiskt arbete. Vi utgick från frågor som: Vad är det som gör att vi vill vara på plats? Och vad behöver vi göra när vi är på plats? Hur kan vi använda våra lokaler så effektivt som möjligt? säger Ingrid, HR-ansvarig på KIB.

KIBs hybridmiljö handlar om att möta olika behov under arbetsdagen.  

– Ytorna ska inte bara passa vårt arbetssätt utan också göra det enkelt att växla mellan fokusarbete och samarbete, berättar Sofia, projektledare. Vi har också tänkt på att främja socialt umgänge, något som många vill ha när vi kommer in till kontoret. 

Miljöerna är utformade för att främja sociala möten och samarbete, där medarbetare enkelt kan mötas, utbyta idéer och arbeta tillsammans. Platser som Coffice och de kreativa ytorna skapar naturliga mötespunkter som bjuder in till både spontana samtal och strukturerat samarbete. Här ges utrymme för kreativitet, dialog och gemenskap, vilket stärker teamkänslan och inspirerar till nya sätt att lösa uppgifter. 

Tekniken spelar en avgörande roll i hybridarbetet. 

– Vi har utrustat lokalerna med modern och lättanvänd teknik, säger Peter, teknikansvarig. Med AI-kameror, inbyggda högtalare, högkvalitativa skärmar och plug-and-play-lösningar kan du snabbt koppla upp dig och komma igång oavsett var du arbetar. 

Transparens, delaktighet och tvärfunktionella team

Projektet har drivits med ett inkluderande arbetssätt, där kompetenser från HR, teknik, lokaler, kommunikation och ledning samverkat. Medarbetarnas behov har varit i fokus hela vägen, och teamet har löpande samlat in feedback och kommunicerat kring varje steg i projektet för främja delaktighet.

– Vi har varit noga med att involvera alla berörda och vara transparenta, säger Emma-Lotta. Genom att hålla en öppen dialog har vi visat att förändringarna grundas i de behov som medarbetarna själva lyft fram, fyller Sofia i. 

Lärdomar och utveckling i fokus 

Projektet har genomförts stegvis, där ett campus i taget har anpassats för att kunna utvärderas och förbättras inför nästa steg. 

– Att jobba iterativt har hjälpt oss att lära oss under processens gång, säger Sofia. 

För den som planerar liknande projekt ger Sofia tre råd: 

1. Involvera de som påverkas av förändringarna i alla steg. 
2. Var nyfikna på deras behov och försök möta så många som möjligt. 
3. När det inte går, var tydlig och förklara varför. Transparens och tydlig kommunikation är avgörande för att skapa förståelse och engagemang. 

Utmaningar i projektet 

Projektet har enligt teamet mött förvånansvärt få utmaningar, men några aspekter har krävt extra uppmärksamhet och hantering. 

– En av de initiala utmaningarna var att hantera den oro som vissa medarbetare och grupper uttryckte. Förändringar i arbetsmiljön kan skapa osäkerhet, och det var viktigt att bemöta denna oro på ett konstruktivt sätt. Genom att ta fram specialanpassade lösningar och ge processen tid kunde vi bygga förtroende och minska motståndet, berättar Sofia.