Verksamhetsbeskrivning 2024

Uppdrag, vision och strategi 2030

Universitetsbibliotekets verksamhet styrs av lagstiftning: Bibliotekslagen, Högskolelagen och Högskoleförordningen, samt av uppdrag från Karolinska Institutet och uppsatta policyer. Vid KI finns också ett biblioteksråd med utsedda representanter för akademin som ger strategisk vägledning åt bibliotekschefen.

Universitetsbibliotekets uppdrag från Karolinska Institutet

Under 2024 hade Universitetsbiblioteket följande uppdrag från Karolinska institutet:

Baserat på Karolinska Institutets övergripande mål och värdegrund ska Karolinska Institutets universitetsbibliotek ge universitetet bästa möjliga förutsättningar för att bedriva forskning och utbildning i världsklass. Detta ska göras genom att universitetsbiblioteket

• ansvarar för vetenskaplig informationsförsörjning och främjar öppen publicering
• medverkar till att lärosätets forskning blir öppet och beständigt tillgänglig
• stödjer vetenskaplig kommunikation
• verkar för stärkt informationskompetens; förmågan att söka, värdera och använda information
• möjliggör möten över ämnesmässiga och organisatoriska gränser

Vision

Som komplement till den KI-övergripande Vision 2030 har ledning och medarbetare på KIB arbetat fram vision för KIB 2030, som handlar om hur biblioteket ska fungera år 2030;

Vi arbetar för en framtid där beständig och öppen tillgång till information främjar utvecklingen av hållbar, jämlik och banbrytande kunskap. 

Framtida målbilder

• KIB är central för kunskapen att hitta, värdera och nyttja vetenskaplig information
• KIB har kompetens för att möta en komplex och föränderlig omvärld
• KIB är en nödvändig infrastruktur för öppen vetenskap
• KIB samarbetar över organisatoriska gränser

Årets prioriterade mål

Universitetsbibliotekets ledning utser varje år ett prioriterat mål, som står i fokus för hela biblioteket. Det betyder inte att andra viktiga aktiviteter utesluts, men det hjälper bibliotekets ledning och medarbetare att samla kraft för att ta stora steg i riktning mot visionen.

Under 2024 har det prioriterade målet varit följande:

KIB stärker förmågan på KI att värdera vetenskaplig information i en snabbt föränderlig omvärld 

För att lyckas nå målet identifierades två framgångsfaktorer:  

1. KIB har en tydligare bild av de förmågor, infrastrukturer och system som krävs för att kunna värdera vetenskaplig information i det nya landskapet
2. KIB kommunicerar, bygger relationer och samarbetar inom KI

Aktiviteter som genomförts för att nå målet

KIB har under 2024 mätt kvartalsvis hur många nya aktiviteter som kan kopplas till årets mål och som vi på KIB har genomfört. Här är ett axplock av alla aktiviteter som genomförts under året. 

• Utbudet av litteratur om källkritik och att värdera vetenskaplig information har uppdaterats.
• Utbudet av undervisning och workshoppar som handlar om AI, källtillit och dess påverkan på vetenskaplig information har utvecklats.
• KIB:s AI-grupp har lett ett flertal workshoppar för KI-anställda. Under den GVS-gemensamma konferensen “AI in practice” för KI-anställda var KIB med i planeringsfasen och flera av presentationerna hölls av KIB-medarbetare.
• Studenter och forskare har intervjuats om sina behov av och tankar om att värdera vetenskap. Vi har pratat om attityder till öppna källor och studenternas tankar om källtillit. Dessa samtal har gett insikter och kunskap om hur vi ska utveckla vår verksamhet framåt. 
• Genom att kartlägga vilka behov som finns och undersöka möjliga lösningar har nu KIB utvecklat en ny tjänst inom området visualisering. Tjänsten riktar sig till KI:s forskare och doktorander och erbjuder workshops, presentationer och individuell handledning inom området. 
• Tillsammans med kommittén för forskning har ett arbete påbörjats för att utforska möjligheten att införa en lokal nivåindelad tidskriftslista vid KI, med information om relevanta aspekter av tidskrifter samt en sammanvägd kollegial bedömning av tidskrifternas kvalitet (nivåindelning). Syftet med listan är att stödja forskare i val av tidskrift, i och med det förändrade publiceringslandskapet och de diskussioner som pågår kring forskningsutvärdering. Dessutom kan det vara ett sätt för KI att signalera till sina forskare samt finansiärer, förlag m.m. vilken typ av publicering KI uppmuntrar. Det finns också behov av sammanställd information kopplat till tidskriftskvalitet i uppföljning och utvärdering av avtal och kostnader för publicering på KI. 
• Möjligheten att välja Creative Commons-licens vid publicering av ”kappan” i avhandlingar har implementerats.
• Rekommendationer för hur användningen av AI bör redovisas i ”kappan” har tagits fram.
• KIB har hållit en presentation för KI:s kommunikatörsnätverk, “KIB slår hål på myter”.
• Språkverkstaden arrangerade en ”läs- och skrivretreat” för studenter på internationella program. Man höll till i biblioteket i Solna och 45 studenter deltog. Syftet med retreaten var att studenterna både skulle uppmuntras till goda och strukturerade läs- och skrivvanor och få konkret arbete gjort. Dessutom skulle de få umgås med varandra och bekanta sig med sina skrivpedagoger. KIB fick i dessa syften finansiering via internationella kansliet, som uppskattade kombinationen matnyttighet och social samvaro. Evenemanget blev en riktig succé, en deltagare kommenterade att detta var ” ”the best university event ever!”. 
• Kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå har fattat ett beslut om att medie- och informationskompetens ska bli ett område som återrapporteras som en del av utbildningsuppdraget. Kommittén har även gett KIB i uppdrag att ta fram en webbresurs för AI-användning för studenter. 

Under året har en arbetsgrupp arbetat med att genomföra användarundersökningar kopplade till årets mål. Resultaten från gruppens arbete har gett insikter om hur behoven kring området ser ut för våra olika användargrupper och hur vi kan utveckla verksamheten framåt. Gruppens arbete har även gett insikter om hur så kallad UX-metodik kan bli en mer integrerad del av arbetet med prioriterade mål, där metodiken kan ge insikter om de framtida behoven.

Några röster från universitetsbibliotekets undervisare 2024

Andra större aktiviteter under året

Nationella riktlinjer för öppen vetenskap

Kungliga biblioteket (KB) har på uppdrag av regeringen tagit fram nationella riktlinjer för öppen vetenskap. Riktlinjerna ska vara ett stöd och en vägledning för de aktörer i Sverige som har en viktig roll i omställningen till öppen vetenskap. De nya riktlinjerna utgör en länk mellan internationella rekommendationer och det arbete som pågår på nationell nivå. Det tydliggörs att det framför allt är lärosäten och forskningsfinansiärer som behöver utveckla policyer, infrastruktur och vägledning för att ge forskare stöd att praktisera öppen vetenskap.  

Under 2024 har KIB gjort en inventering av utpekade områden och mål där KI förväntas ta ett större ansvar enligt de nya riktlinjerna. Inventeringen innehåller en genomgång av vad som redan görs, men även förslag på vad som också behöver göras inom öppen vetenskap på KI, särskilt inom de områden där det inte finns ett utpekat ansvar inom KI idag. Inventeringen har presenterats på gemensamt verksamhetsstöds (GVS) chefsmöte och för arbetsgruppen för öppen vetenskap inom kommittén för forskning. Därmed har KI fått ett bra underlag för att utveckla olika stöd och tjänster. 

KI RIMS  

KI RIMS (Research Information Management System) hanterar forskningsinformation och dess syfte är att samla in, förbättra och synliggöra informationen om KI:s forskning. Här samlas bland annat uppgifter om publikationer och forskningsanslag och forskare kan till exempel använda den samlade informationen till att generera sitt CV och sin publikationslista.

Under det första året efter lanseringen har vi börjat se effekterna av införandet. Möjligheterna att hitta en expert inom något av KI:s forskningsområden på ki.se har ökat genom fylligare och mer uppdaterade profil- och gruppsidor samt automatisk uppdatering av sammanställningen av KI:s forskningsområden och forskargrupper. Även den automatgenererade listan över KI:s docenter har gjort det lättare att söka fram vilka dessa är inom till exempel ett specifikt ämnesområde eller en enskild institution.

KI Open Archive

Under året har KIB fortsatt arbeta med att förenkla, förtydliga och kvalitetssäkra e-spikningsprocessen för KI:s avhandlingar i KI Open Archive. Detta möjliggör för KI:s doktorander och licentiater att publicera sina avhandlingar öppet tillgängliga med öppna licenser.  

Systemstödet bakom KI Open Archive har bytts ut och kopplats samman med KI RIMS, vilket gör KI:s avhandlingar mer synliga än tidigare. Detta ger också utökade och förenklade möjligheter för KI:s forskare att parallellpublicera sina forskningsartiklar som redan finns information om i KI RIMS     

KI Data Repository

Universitetsbibliotekets Data Access Unit ger stöd till KI:s forskare i processen kring delning och publicering av forskningsdata i allmänhet, och vid tillgängliggörande av forskningsdata via Svensk nationell datatjänst (SND) i synnerhet. Sedan hösten 2023 driver KI ett av SDN:s så kallade flaggskeppsprojekt. Projektet syftar till att inrätta KI Data Repository, en plats där KI:s forskningsdata kan lagras. Det beräknas vara färdigt att gå in i förvaltning under 2025. Detta arbete görs inom ramen för den virtuella organisationen Research Data Office (RDO) på KI, som förutom av KIB också består av Arkivet, Compliance and data office (CDO) och IT-avdelningen.

Forskares rättigheter vid publicering

Under året har KIB gjort en genomgång av vilka publiceringsvillkor som gäller hos olika förlag när forskare publicerar sig i vetenskapliga tidskrifter. Avtalen som reglerar villkoren kan innebära att forskare förlorar delar av sin upphovsrätt.  
KIB har tillsammans med andra universitetsbibliotek uppmärksammat att villkoren ofta ensidigt gynnar förlagen och missgynnar forskarna - i synnerhet när forskaren väljer en icke-kommersiell öppen licens. Denna kan innebära att förlagen får en exklusiv kommersiell rätt till det som publicerats, vilket i sin tur kan medföra att forskare inte får återanvända sin egen artikel, trots att den är publicerad med öppen tillgång.

Resultatet av genomgången har lämnats över till det nationella konsortiet BIBSAM, med förhoppningen att konsortiet i sina förhandlingar med de största förlagen kan stärka rättigheterna för forskare vid svenska lärosäten när de publicerar artiklar med öppen tillgång. 

Fjärrlån

Implementering av ett nytt fjärrlånesystem, Rapid Ill från företaget ExLibris skedde under våren. Detta innebär stora förändringar för hur KIB hanterar fjärrlån. Rapid Ill är tidsbesparande och effektivt och innebär också att KIB:s egenutvecklade system för fjärrlånebeställningar avvecklades. Systemet har också gjort det möjligt att erbjuda KI:s studenter kostnadsfria fjärrlån av material som inte finns tillgängligt på plats.  

Från och med 1 december 2024 tar KIB heller inte längre betalt för artikelbeställningar från andra offentligt finansierade bibliotek. Efter en remissomgång inom SUHF:s bibliotekschefsnätverk beslöt många andra bibliotek sig för att följa KIB:s exempel.

Workshoppar och event

Under året har en genomlysning gjorts av hur arbetet med workshoppar och events genomförs på KIB.  Inför 2025 införs nya rutiner för planeringen av dessa, och de lanseras under den gemensamma rubriken KIB Talks https://kib.ki.se/om-kib/var-verksamhet/kib-talks-bibliotekets-workshoppar-kurser-och-seminarier.    

Hybridarbetsplatsen

Internt på KIB har ett större projekt pågått för att utveckla hybridarbetsplatsen, eftersom många i personalen arbetar delvis på distans. Projektet har pågått en längre tid då behov hos personalen har samlats in och olika scenarier diskuterats, och resulterat i att flexibla arbetsplatser infördes under våren på biblioteket i Flemingsberg, och under hösten i Solna.

KIB i siffror 2024

Medarbetare

På KIB arbetar 105 personer (cirka 103 helårsanställda) varav nära hälften är bibliotekarier. Övriga tillhör flera olika yrkeskategorier, till exempel systemutvecklare, drifttekniker, skrivpedagoger, bibliometriska analytiker och fotografer.

Ekonomi

Bibliotekets sammanlagda verksamhetskostnad för 2024 hamnade på slutsumman 193 147 tkr. 

58 910 tkr av detta bestod av läs- och publiceringsavgifter och finansierades direkt av institutionerna. Övriga kostnader, 134 237 tkr, finansierades som indirekta kostnader (INDI).

Besök och frågor

• Fysiska besök: under 2024 gjordes 221 766 fysiska besök på biblioteket, vilket är en ökning med drygt 11% sedan 2023.
• Digitala besök: under 2024 gjordes 2 445 526 till universitetsbibliotekets webbplats kib.ki.se.
• Digitala frågor: till bibliotekssupporten via mejl, chatt och telefon: 8 672 frågor.
• Student-IT fick 10 744 supportfrågor, en minskning med cirka 5% sedan 2023. Att antalet ärenden minskar är väntat och enligt plan då det genomförts förändringar och förbättringar i hur till exempel lösenord hanteras och att hjälp till självhjälp utvecklats. 

Samtidigt gav man stöd till 683 digitala examinationer, en ökning med 78 procent sedan 2023. Detta beror på att man dels samordnar tentamenstillfällena mer och därmed kan genomföra flera samtidigt och att det finns en vilja att flytta så många tentor som möjligt till den digitala miljön.

Undervisning & workshops

KIB:s medarbetare genomförde under året sammanlagt 1111 undervisningstimmar, varav 587,5 timmar av skrivpedagoger och 523,5 timmar av bibliotekarier.

• 631 besökare i dropin-handledning i Zoom med bibliotekarier
• 464 bokade handledningar med bibliotekarier
• 632 bokade handledningar i akademiskt skrivande på svenska och engelska med skrivpedagoger

Öppet publicerade artiklar

KI hade under 2024 avtal med runt 20 akademiska förlag för att möjliggöra att KI-publicerade artiklar blir omedelbart öppet tillgängliga i cirka 12 500 vetenskapliga tidskrifter. Under 2024 har 2097 öppet tillgängliga artiklar med en KI-korresponderande författare publicerats inom avtalen. Detta är en ökning med cirka 12 % sedan 2023. Ett antal svenska forskningsfinansiärer bekostar artiklar som publiceras hos ytterligare sex akademiska förlag som enbart ger ut öppet tillgängliga tidskrifter, i totalt drygt 300 vetenskapliga tidskrifter. Under 2024 rör det sig om 181 öppet tillgängliga artiklar med en KI-korresponderande författare som har publicerats hos dessa förlag.

Lån och nedladdningar

Fysiska medier

2024 gjordes 13 787 fysiska lån av böcker (med omlån inkluderat uppgick antalet lån till totalt 85 861). Detta var en minskning sedan föregående år, och på sikt kan fortsatt minskning av fysiska lån förväntas, eftersom KIB:s policy är att köpa in e-böcker i första hand, när detta är möjligt.

Digitala medier

76 273 nedladdningar av e-böcker skedde, vilket är en minskning med 3 procent.

2 908 776 nedladdningar av artiklar, vilket är en ökning med 8 procent.

Sökuppdrag

KIB utför sökuppdrag åt forskare på KI som ska göra en systematisk översikt, scoping review eller annan typ av evidenssammanställning där man har behov av en kvalificerad litteratursökning. Studier har visat att översiktsartiklar där en informationsspecialist inkluderas håller högre kvalitet vad gäller rapportering av sökstrategier.

Att sökningarna utförs av en informationsspecialist, i nära samarbete med en ämnesspecialist, kan också minska risken för bias, till exempel vid val av söktermer, databaser och begränsningar. Efterfrågan på denna tjänst har ökat stadigt de senaste åren.

Samarbeten

Inom Sverige

Nationellt är KIB representerat i styrgruppen för Kungliga bibliotekets s k BIBSAM-konsortium, i Sveriges Universitets- och Högskoleförbunds expertgrupp för lärosätesbibliotek samt i arbetsgruppen för bibliometri. Dessutom samarbetar vi med övriga universitets- och högskolebibliotek inom ramen för Stockholm Trio. Representanter för KIB ingår också i ett flertal olika nätverk och samarbeten, till exempel inom ramen för Svensk nationell datatjänst (SND). KIB ingår även i referensgruppen för den nationella konferensen för medicinska bibliotek och bibliotekarier som genomförs vartannat år, samt är medlem i den nationella professionssammanslutningen Svensk Biblioteksförening.

Internationellt

KIB samarbetar inom ramen för olika internationella organisationer, t ex IFLA (International Federation of Library Associations), LIBER (Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche), MLA (Medical Library Association) och med andra enskilda bibliotek.

Vad händer 2025?

Bibliotekets prioriterade mål för 2025

Vid årsskiftet 2024/2025 blev Medicinens historia och kulturarv (MHK) inklusive Hagströmerbiblioteket en del av Universitetsbiblioteket. Delvis på grund av detta, men också på grund av ett behov av förtydligande uppdaterades Universitetsbiblioteket uppdrag i dialog med KI:s ledning, och lyder nu som följer:

Karolinska Institutets universitetsbibliotek ska ge universitetets forskare, lärare och studenter bästa möjliga förutsättningar för att bedriva forskning och utbildning. Universitetsbiblioteket ska värna de värderingar som finns uttryckta i biblioteks- och högskolelag, särskilt demokrati, vetenskaplighet och akademisk frihet. Detta ska göras genom att Universitetsbiblioteket: 

• ger bred och ändamålsenlig tillgång till vetenskaplig litteratur och informationsresurser  
• främjar öppen och beständig publicering av lärosätets forskning och forskningsdata  
• ansvarar för infrastruktur och analysmetoder för vetenskaplig kommunikation 
• stärker studenters och forskares förmåga att söka, värdera och använda information 
• samlar in, bevarar, vårdar och tillgängliggör universitetets kulturarv, i form av historiska föremål, bilder och konst, samt Hagströmerbibliotekets samlingar 
• utvecklar och sprider kunskap om KI:s medicin- och vetenskapshistoria 
• är ett öppet bibliotek för universitet och allmänhet 
• möjliggör möten som spänner över ämnesområden och sammanlänkar medicinens dåtid, nutid och framtid 

Ett nytt, gemensamt prioriterat mål för 2025 har också tagits fram: 

På universitetsbiblioteket möts framtidens idéer och dåtidens insikter i det akademiska samtalet genom utställningar, workshops, event och föreläsningar i det fysiska och digitala biblioteksrummet.

Större aktiviteter under 2025

• Utveckla och implementera Universitetsbibliotekets nya uppdrag och organisation med fokus på arbetssätt och struktur, och med särskilt fokus på MHK:s integration i Universitetsbiblioteket.
• Verka för fortsatt anpassning mot gemensamt verksamhetsstöd, med särskilt fokus på samordnad IT, hållbarhet och lokalprojekt BZ.
• Utveckla samarbetet kring bibliotekstjänster tillsammans med sjukhusen.
• Utveckla och implementera flera projekt kopplat till öppet vetenskapssystem: KI Data Repository, tidskriftslista, bidra till ny aktivitetsbaserad resursfördelningsmodell.
• Digitalisering av äldre material.
• Utveckla utställningsyta i KI:s lokaler i Solna och Flemingsberg kopplat till KI:s kulturarv.