Verksamhetsbeskrivning 2023

Uppdrag, vision och strategi 2030

Universitetsbibliotekets verksamhet styrs av lagstiftning – bibliotekslagen, högskolelagen och högskoleförordningen – samt av uppdrag från Karolinska Institutet och uppsatta policyer. Vid KI finns också ett biblioteksråd med utsedda representanter för akademin som ger strategisk vägledning åt bibliotekschefen.

KIB:s uppdrag

Baserat på Karolinska Institutets övergripande mål och värdegrund ska Karolinska Institutets universitetsbibliotek ge universitetet bästa möjliga förutsättningar för att bedriva forskning och utbildning i världsklass. Detta ska göras genom att universitetsbiblioteket

• ansvarar för vetenskaplig informationsförsörjning och främjar öppen publicering
• medverkar till att lärosätets forskning blir öppet och beständigt tillgänglig
• stödjer vetenskaplig kommunikation
• verkar för stärkt informationskompetens; förmågan att söka, värdera och använda information
• möjliggör möten över ämnesmässiga och organisatoriska gränser.

Vision

Som komplement till den KI-övergripande Strategi 2030 har ledning och medarbetare på KIB arbetat fram en vision som handlar om hur universitetsbiblioteket ska fungera år 2030:

Framtida målbilder

• KIB är central för kunskapen att hitta, värdera och nyttja vetenskaplig information
• KIB har kompetens för att möta en komplex och föränderlig omvärld
• KIB är en nödvändig infrastruktur för öppen vetenskap
• KIB samarbetar över organisatoriska gränser

Årets prioriterade mål

Som nämnts i inledningen utser KIB:s ledning varje år ett prioriterat mål, som står i fokus för hela biblioteket. Det betyder inte att andra viktiga aktiviteter utesluts, men det hjälper oss att samla kraft för att ta stora steg i riktning mot KI:s vision.

Under 2023 har KIB:s prioriterade mål varit att arbeta för att:

Vi identifierade två framgångsfaktorer för att lyckas med detta mål:

1. Att KIB formulerar bibliotekets särskilda kompetens i relation till vår uppgift och engagerar övriga KI i en dialog om detta.
2. Att KIB kommunicerar, bygger relationer och samarbetar med övriga KI.

Under 2023 hade vi därför ett särskilt fokus på att skapa fler engagerande dialoger med KI:s forskare, lärare och studenter om universitetsbibliotekets verksamhet. En annan tanke med detta var att alla KIB:s medarbetare skulle få veta mera om de olika verksamheter som bedrivs på övriga KI.

Större aktiviteter som genomförts för att nå målet

Kompetensplanering

En förutsättning för att kunna vara tydlig kring universitetsbibliotekets roll är att vi själva har en klar bild av vilka våra speciella kompetenser är. KIB:s ledning behöver dessutom ha kännedom om vilka kompetenser som kommer att behövas i framtiden, på kort och medellång sikt. Därför har vi inom KIB:s ledningsgrupp tagit fram en kompetenspolicy och en kompetensplan för KIB.

Planen och policyn har samverkats med de fackliga organisationerna innan beslut om genomförande fattades. Kompetensplanen kommer att konkretiseras och följas upp löpande i ledningsgruppen och revideras regelbundet, medan policyn troligen blir ett dokument som uppdateras mera sällan.

KI – så funkar det

Representanter från andra delar av KI har bjudits in för att via digitala lunchföreläsningar berätta om sina respektive verksamheter, under rubriken ”KI – så funkar det”. Föreläsningarna har sedan spelats in och publicerats på KIB:s intranät för de som är förhindrade att delta ”direkt”.

Utvecklade relationer och samarbeten

KIB:s medarbetare genomförde relationskartläggningar för att ringa in vilka relationer som redan är starka samt vilka som behöver initieras eller vidareutvecklas. Sedan genomfördes ett stort antal presentationer av bibliotekets verksamhet i olika KI-sammanhang, samt ett antal samarbetsprojekt med andra delar av universitetet. Några exempel på detta:

▶ Gemensamt verksamhetsstöd för KIB och UoL

KIB:s verksamhetsstöd fortsätter sitt samarbete med Enheten för undervisning och lärande (UoL). Sedan tidigare ger KIB stöd till UoL i HR-frågor och visst stöd i supportfrågor kopplat till digital examination/Canvas. Under 2023 har ett arbete pågått i syfte att genomlysa möjligt utökat samarbete inom ekonomi och intendentur, i syfte att bygga ett gemensamt resurseffektivt och hållbart verksamhetsstöd för framtiden. Detta samarbete har nu utvecklats, och under 2023 har beslut fattats om att inrätta ett samlat verksamhetsstöd inom intendentur, ekonomi och HR.

▶ KI RIMS

KI:s Research Information Management System, KI RIMS, utgör en strategisk satsning inom ramen för KI:s informationshantering. KIB är sedan årsskiftet 2022/2023 projektägare av implementeringsprojektet av KI RIMS. Projektgruppen består av representanter från Kommunikationsavdelningen, Avdelningen för forskarstöd (Research Support Office, RSO), Universitetsbiblioteket och IT-avdelningen, och det har varit ett brett samarbete med olika delar och grupper inom KI för att säkerställa att systemet implementeras i enlighet med verksamhetens behov.

▶ Arbetsgruppen för öppen vetenskap

Arbetsgruppen för öppen vetenskap (Open Science Working Group, OSWG) inrättades av rektor under Kommittén för forskning. KIB är adjungerad i arbetsgruppen. Under året har vi haft samtal med arbetsgruppen och bidragit med våra kunskaper och kompetenser och fått en mer direkt möjlighet till att medverka i framtagandet av handlingsplaner, samt att komma med input i frågor inom öppen vetenskap.

▶ KI Data Repository

Detta är ett projekt som initierats av KIB via arbetet inom det universitetsgemensamma stödet inom forskningsdatahantering – Research Data Office (RDO). Projektet sker i nära samarbete med IT-avdelningen, Research Support Office, KI:s arkiv samt KI:s jurister och har gått in i en mer intensiv fas efter sommaren. Arbetet följs och rapporteras bland annat till Kommittén för forskning.

▶ KI:s öppna arkiv

Under året, då vi arbetat med att kartlägga processer inom KI:s öppna arkiv samt med att byta ut och implementera nytt systemstöd för detsamma, har kontakterna med disputationskommitténs handläggare samt Kommittén för utbildning på forskarnivå intensifierats. I samband med systembytet har det under året också gjorts en översyn av hela e-spikningsrutinen, vilket har lett till många förbättringar för doktoranderna i och med en förenklad process.

▶ UX-insatser

KIB har expertis inom området UX (User Experience), det vill säga metoder för att kartlägga användarnas behov då man till exempel utvecklar tjänster, system eller lokaler. Under 2023 har bland annat följande insatser gjorts:

• Fördjupning av insikter sedan KIB:s Data Access Unit (DAU) inrättades 2020 genom att utreda vilken typ av stöd KI:s forskare har behov av i samband med att de ska dela och publicera sina forskningsdata.
• UX-testning av KIB:s handledning i informationssökning och referenshantering i syfte att se över hur vi erbjuder service på bästa sätt.
• En behovsfångst bland KI:s lärare har genomförts. Denna har haft fokus på att dels presentera KIB:s kompetenser inom akademiskt skrivande och informationskompetens, dels undersöka lärares eventuella behov av att utveckla sin egen kompetens inom dessa områden. KIB:s undervisning och handledning i informationskompetens och akademiskt skrivande vänder sig i dag främst till studenter, doktorander och forskare, inte lärare.

▶ External Engagement Office

Under våren har KIB inlett dialog och samarbete med External Engagement Office vid Research Support Office (RSO). Det övergripande syftet har varit att bidra till att stärka förståelsen bland KI:s forskare, lärare och medarbetare för begreppet impact/genomslag. KIB medverkar nu i en brett sammansatt referensgrupp på KI, vars arbete presenteras övergripande på webbsidan Creating impact together på KI:s medarbetarportal.

▶ Inköp och upphandling

KIB har identifierat ett ökat behov av expertis inom det juridiska området vid olika upphandlingar, och har därför inlett ett närmare samarbete med inköps- och upphandlingsenheten samt juridiska enheten inom universitetsförvaltningen.

▶ Olika KI-verksamheter

Insatser har gjorts gentemot flera olika verksamheter på Karolinska Institutet och biblioteket har nu goda kontakter med Women in Science, Queerolinska, Sträva, Studenthälsan och KI:s samordnare för studenter med funktionsvariation.

▶ Studentkårerna

En extra satsning har gjorts för att skapa långsiktiga relationer med studentkårerna Medicinska föreningen och Odontologiska föreningen.

Andra större aktiviteter under året

Pedagogisk utveckling

• Inom KIB:s undervisningsverksamhet har ett pedagogiskt utvecklingsprojekt genomförts. Syftet har varit att säkerställa att KIB:s undervisning inom informationssökning och informationskompetens bedrivs och utvecklas i linje med aktuell forskning inom pedagogik och beprövad erfarenhet från högskolebibliotek.
• I ett e-lärandeprojekt har en arbetsgrupp inventerat de lärobjekt som KIB producerat samt tagit fram en infrastruktur för dessa. Projektet har också tagit fram en plan för hur KIB:s undervisare ska arbeta strategiskt med området.

Språk- och skrivstöd

• Under 2023 har KI arbetat med att ta fram en språkpolicy. En av KIB:s skrivpedagoger har ingått i arbetsgruppen som presenterade resultatet för universitetsdirektören (som uppdragsgivare) i början av 2024. Den nya språkpolicyn kommer att publiceras under vårterminen 2024.
• Under 2022–2023 har KIB levererat skrivstöd som tjänst gentemot Försvarshögskolan (FHS). Detta har varit mycket uppskattat, inte minst från studenterna på FHS som nominerade Kristina Froelich från KIB som årets lärare. Uppdraget avslutades vid årsskiftet 2023.

Ny strategi för e-böcker

Ett nytt arbetssätt för arbetet med elektroniska böcker håller på att implementerats. KIB vill lyfta fram det stora utbud av e-böcker som finns – särskilt de som är öppet tillgängliga. Vi kommer i samband med detta att arbeta med att utveckla relationen till lärarna på KI, och visa hur KIB kan stödja dem. Vi hoppas att vi kommer att se fler öppna e-böcker som en del av kurslitteraturen på framtidens KI, i takt med att kännedomen om alternativ till tryckt kurslitteratur ökar.

Tryckta samlingar

• KIB:s specialsamlingar Camera Obscura och Laterna Magica har fått en uppfräschning under året. För att göra samlingarna mer aktuella har både gallring och nyinköp gjorts.
• Specialsamlingen som förut kallades Normkritiska samlingen har bytt namn till Samlingen för lika villkor, och en egen policy för denna samling är nu framtagen. Denna samling är en del i bibliotekets arbete med lika villkor på KI.
• Under 2023 har även en välbehövlig gallring av de övriga samlingarna påbörjats. Detta är ett större arbete som kommer att fortsätta under hela 2024.

Artificiell intelligens / maskininlärning

Under 2022 genomförde ett antal medarbetare på KIB en studiecirkel (Elements of AI). Hösten 2022 släpptes ChatGPT vilket innebar frågeställningar kring hur generativ AI påverkar KI:s verksamhet. KIB var redan i början av 2023 i startgroparna för att ytterligare utveckla det AI-relaterade arbetet.

• Under året har medarbetare på KIB hållit presentationer och workshoppar för studenter, lärare, doktorander och forskare, både inom och utanför KI, för att öppna upp en dialog om generativ AI samt för att främja en medveten, etisk och hållbar användning. Genom ett tätt samarbete mellan skrivpedagog och bibliotekarie har KIB kunnat bidra med perspektiv som rör både akademiskt skrivande och informationskompetens. Dessa aktiviteter har bidragit till att KIB har tagit en aktiv roll vid diskussioner om användning av generativ AI inom högre utbildning på KI.
• KIB har under året genomfört ett projekt som gått ut på att konstruera en AI-algoritm för automatisk indexering av publikationer för KI RIMS. En framtagen AI-modell har implementerats och integrerats med berörda system.
• Internt på KIB har arbetet med att väcka intresse för och diskutera olika aspekter av AI fortsatt genom gemensamma temamöten under våren. Under hösten fick en arbetsgrupp ansvaret att fortsätta att initiera aktiviteter inom området.

Välkomsttillfällen

KIB bjuder sedan många år tillbaka in till välkomsttillfällen för nya KI-studenter, där KIB:s tjänster och service presenteras. Under 2023 har dessa välkomsttillfällen besökts av fler nyantagna studenter, både på grund- och masternivå, än någonsin tidigare, vilket förstås är mycket glädjande!

Röster från våra användare – vilken nytta har du haft av biblioteket?

KIB i siffror 2023

Besök och frågor

2023 var första året efter pandemin som KIB hade ordinarie öppettider under hela året. Generellt kan man se en minskning på referensfrågor i det fysiska rummet, medan besöken är fortsatt höga, då KIB:s studieplatser och grupprum är eftertraktade på båda campus. KIB:s digitala support är åter på samma nivå som före pandemin, med ett stadigt inflöde av ärenden.

• 2023 fick de båda biblioteken i Solna (97 261) respektive Flemingsberg (102128) sammanlagt 199389 besök - en svag ökning jämfört med 2022, då vi fick totalt 186048 besök.
• 681462 besök gjordes på KIB:s startsida.
• Den digitala bibliotekssupporten fick sammanlagt 8672 frågor under året via chatt, telefon och e-post.
• IT-supporten för studenter fick in 11 325 supportärenden, en minskning med 10 procent. Samtidigt gav man stöd till 383 digitala examinationer, en ökning med 31 procent sedan 2022.

Undervisning

KIB:s medarbetare genomförde under året sammanlagt 1042 undervisningstimmar, varav 575 timmar av skrivpedagoger och 467 timmar av bibliotekarier.

• 8 672 frågor via mejl, chatt och telefon i digitala bibliotekssupporten
• 523 timmar dropin-handledning i Zoom med bibliotekarier
• 456 timmar bokad handledning med bibliotekarier
• 696 timmar bokad handledning i akademiskt skrivande på svenska och engelska med skrivpedagoger

Sökuppdrag

KIB utför sökuppdrag åt forskare på KI som ska göra en systematisk översikt, scoping review eller annat projekt där man har behov av en kvalificerad litteratursökning. Studier har visat att översiktsartiklar där en informationsspecialist inkluderas håller högre kvalitet vad gäller rapportering av sökstrategier.

Att sökningarna utförs av en informationsspecialist, i nära samarbete med en ämnesspecialist, kan också minska risken för bias, till exempel vid val av söktermer, databaser och begränsningar. Efterfrågan på denna tjänst har ökat stadigt de senaste åren.

INKOMNA SÖKUPPDRAG 2019-2023 

TOPP 5 BESTÄLLARE ÅR 2023 (UPPDRAG PER INSTITUTION)

VERKSAMHETSKOSTNADER 2023 (I TKR)

VERKSAMHETSKOSTNADER 2023 (I TKR), UPPDELAT PÅ FINANSERINGSTYP

Vad händer 2024?

Bibliotekets prioriterade mål för 2024

Detta mål är hyperaktuellt i dessa tider då AI och ”alternativa fakta” utmanar föreställningar om vad som är tillförlitlig information. Den ständigt accelererande utvecklingen inom digital teknik och ökningen av information gör källkritisk granskning svårare än någonsin. Vi bedömer att det finns tre områden som vi särskilt behöver fokusera på för att stärka denna förmåga: AI-verktyg, tillit till vetenskap och forskningens proveniens.

Samtidigt som målet är högaktuellt är det också tidlöst. Värdering av information har bibliotek sysslat med länge. Inte minst är det viktigt inom medicinområdet, då KI:s studenter kommer att arbeta inom sjukvård och forskning. Oavsett vilket de väljer kommer de att behöva ha förmåga att snabbt uppdatera sig om nya forskningsrön, och dessutom kunna skilja på vad som är välgrundade fakta och vad som enbart är teorier, eller i värsta fall rena fabriceringar.

Att kunna hitta relevant information är en kärnkompetens för bibliotekarier, och med denna kunskap bidrar vi till övriga lärosätets verksamhet. I ett eskalerande informationsflöde och med mängder av nya verktyg behöver även KIB uppdatera sina specialistkunskaper. Detta har KIB:s personal haft i fokus under 2022-2023, då vi bland annat lärt oss mer om artificiell intelligens och om oseriösa tidskrifter. Dessa satsningar behöver fortsätta och fördjupas under 2024.

En annan kärnkompetens för ett forskningsbibliotek är att bygga infrastruktur för vetenskaplig information. Därför är KIB drivande eller aktivt involverat i ett antal infrastrukturella projekt på KI, såsom införandet av KI RIMS, systembytet för KI Open Archive (som i samband med detta blir integrerat med KI RIMS) samt synliggörandet av KI:s forskningsdata inom ramen för RDO. Vidare bedrivs KI:s bibliometriverksamhet sedan många år av KIB. Alla dessa verksamheter hjälper till att synliggöra KI:s forskning och att göra resultaten reproducerbara och därmed möjliga att värdera.

Större aktiviteter under 2024

▶ Nationella riktlinjer för öppen vetenskap

Kungliga biblioteket (KB) har på uppdrag av regeringen tagit fram nationella riktlinjer för öppen vetenskap. Riktlinjerna ska vara ett stöd och en vägledning för de aktörer i Sverige som har en viktig roll i omställningen till öppen vetenskap. De nya riktlinjerna utgör en länk mellan internationella rekommendationer och det arbete som pågår på nationell nivå. Det tydliggörs att det framför allt är lärosäten och forskningsfinansiärer som behöver utveckla policyer, infrastruktur och vägledning för att ge forskare stöd att praktisera öppen vetenskap. Detta arbete behöver drivas på KI, och här har KIB en viktig roll.

▶ Figshare

Under många år har KIB möjliggjort digital publicering av doktorsavhandlingar. Det system som använts för detta börjar nu bli föråldrat, och kommer att ersättas med ett nytt, Figshare, som är planerat att starta i skarpt läge i april 2024. Syftet med systembytet är att förbättra processerna för e-spikning och parallellpublicering för doktorander och forskare genom ett mer intuitivt gränssnitt och automatisering av datainhämtning. Samtidigt kan driftsäkerheten förbättras och förvaltningen av systemet förenklas. Systembytet ger också utökade möjligheter till parallellpublicering av artiklar, och gör det möjligt att integrera det öppna arkivet med KI RIMS.

▶ KI RIMS

KI:s nya system för forskningsinformation lanserades under hösten 2023 (läs mer i tidigare avsnitt), men fortsätter att utvecklas med ny funktionalitet under 2024.

▶ Hybridarbetsplatsen

Internt på KIB pågår ett större projekt för att utveckla hybridarbetsplatsen eftersom många i personalen arbetar delvis på distans. Projektet har pågått en längre tid då behov hos personalen har samlats in och olika scenarier diskuterats, och under våren 2024 införs flexibla arbetsplatser på biblioteket i Flemingsberg. Under höstterminen 2024 kommer det att införas även i Solna.

▶ Sammanslagning av avhandlingssviterna

Idag har KIB två uppsättningar av KI:s avhandlingar sedan sent 1800-tal, ett exemplar i Flemingsberg och ett exemplar i Solna. Samlingarna är snarare ett arkiv än en levande samling, en samling som sällan efterfrågas. Nu pågår arbete att skapa en samling med placering i Flemingsberg. Samtidigt ser KIB över möjligheterna att digitalisera den tryckta avhandlingssamlingen, i syfte att öka tillgängligheten för framtiden.

Nationella och internationella samarbeten

Inom Sverige

Nationellt är KIB representerat i styrgruppen för Kungliga bibliotekets så kallade BIBSAM-konsortium, i Sveriges Universitets- och Högskoleförbunds expertgrupp för lärosätesbibliotek samt i arbetsgruppen för bibliometri. Dessutom samarbetar vi med övriga universitets- och högskolebibliotek inom ramen för Stockholm Trio och Flemingsberg Science. Representanter för KIB ingår i ett flertal olika nätverk, till exempel i referensgruppen för medicinska bibliotekskonferensen och nätverket för omvårdnadsbibliotek i Stockholm. KIB har ett gott samarbete med sjukhusbiblioteken i regionen. KIB är också medlem i den nationella professionssammanslutningen Svensk Biblioteksförening.

Internationellt

KIB samarbetar inom ramen för olika internationella organisationer, till exempel IFLA (International Federation of Library Associations), LIBER (Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche), EAHIL (European Association for Health Information Libraries), MLA (Medical Library Association ) och med andra enskilda bibliotek.