Verksamhetsbeskrivning 2021
Inledning
”2021 blev ännu ett år i pandemins tecken. Och som året innan har det gett avtryck i bibliotekets verksamhet. De flesta av våra tjänster har skett digitalt och vår undervisning och den handledning vi erbjuder studenter har flyttat in i digitala plattformar. Det har gett oss många lärdomar som vi tar med oss i vår fortsatta verksamhetsutveckling. Vi kommer framgent använda oss av det bästa från den fysiska och digitala världen för att fortsätta ge våra biblioteksanvändare resurseffektiva tjänster med hög kvalitet. Hybridbiblioteket är här för att stanna.
Under de senaste åren har KIB fokuserat på att utveckla bibliotekets möjlighet att stödja övergången till öppen vetenskap. Ett arbete som kommer fortsätta i hög takt även 2022. Det gäller framför allt stöd vid öppet tillgänglig vetenskaplig publicering (Open Access, OA) och stöd vid öppet tillgängliggörande av forskningsdata.
En viktig fråga på KI vad gäller öppet tillgänglig publicering har varit finansieringen av bibliotekets e-tidskriftsavtal. Under 2021 har KI tagit fram en ny finansieringsmodell, där kostnaden för avtalen fördelas på institutionsnivå. Modellen implementeras 2022 och kommer även följas upp under året. En växande del av öppen vetenskap är att göra forskningsdata öppet tillgänglig. Detta bidrar till att forskningen blir reproducerbar och stärker det globala forskarutbytet. För att stödja denna utveckling har KIB inrättat en Data Access Unit (KIB DAU). KIB DAU är en del i KI:s virtuella organisation Research Data Office (RDO) och ger stöd till KI:s forskare i processen kring delning och publicering av forskningsdata.
I december 2021 avgick bibliotekschef Annikki Roos med pension. Annikki tillträdde tjänsten 2016 och har under sin tid på KI - med glöd och kunskap - verkat för öppen vetenskap, vilket gett avtryck både på KIB/KI och i en nationell kontext. Annikki Roos har varit en mycket uppskattad chef och byggt upp en tillitsbaserad organisation. Nu ser vi med spänning och tillförsikt fram mot att få välkomna en ny bibliotekschef.
Avslutningsvis vill vi i KIB:s ledning lyfta fram betydelsen av vår främsta resurs: våra kompetenta, engagerade och utvecklingsinriktade medarbetare. De har varit förutsättningen för att vi kunnat möta utmaningar under pandemiåren, och de är förutsättningen och garanten för att vi är väl rustade att åta oss nya uppdrag på vägen mot framtidens universitetsbibliotek.*
Marie Ols,
tf bibliotekschef
Vad händer 2022?
- Satsning på kompetensutveckling inom digital teknik. KIB har länge varit i framkant bland forskningsbiblioteken när det gäller användning av digital teknik för att utveckla nya och förbättra befintliga tjänster. De senaste åren har det skett mycket i omvärlden, inte minst inom AI och maskininlärning och KIB:s medarbetare behöver höja sin kompetens inom detta område för att förstå om, och i så fall hur detta kan användas för tjänsteutveckling inom biblioteket.
- Implementering av ett system för forskningsinformation, ett så kallar Research Information Management (RIMS)-system, där KIB kommer ha rollen som systemförvaltare.
- Upphandling av bibliotekssystem. Avtalet med leverantören av vårt nuvarande bibliotekssystem ALMA upphör 2023. Under 2022 kommer vi förbereda och starta ett upphandlingsförfarande inför ny avtalsperiod.
- Implementering av KIB:s metadatastrategi. KIB hanterar idag stora mängder metadata som genereras och hanteras i en mängd olika system. Beskrivande data (metadata) och identifikatorer utgör en viktig förutsättning för att hitta, komma åt, återanvända och integrera data av många olika slag; artiklar, data set, publiceringsdata med mera. Då detta är en verksamhet som växer både i omfång och komplexitet behöver vi se över och samordna vilken typ av metadata som används.
- KIB arrangerar Medicinska bibliotekskonferensen. Varje år arrangeras en konferens för medicinska bibliotek i Sverige. 2022 kommer denna att äga rum på KI.
Uppdrag, vision och strategi 2030
Universitetsbibliotekets verksamhet styrs av lagstiftning: Bibliotekslagen, Högskolelagen och Högskoleförordningen, samt av uppdrag från Karolinska Institutet och uppsatta policyer.
KIB:s uppdrag från rektor
Baserat på Karolinska Institutets övergripande mål och värdegrund ska Karolinska Institutets universitetsbibliotek ge universitetet bästa möjliga förutsättningar för att bedriva forskning och utbildning i världsklass. Detta ska göras genom att universitetsbiblioteket;
- ansvarar för vetenskaplig informationsförsörjning och främjar öppen publicering
- medverkar till att lärosätets forskning blir öppet och beständigt tillgänglig
- stödjer vetenskaplig kommunikation
- verkar för stärkt informationskompetens; förmågan att söka, värdera och använda information
- möjliggör möten över ämnesmässiga och organisatoriska gränser
Vision
Som komplement till den KI-övergripande Strategi 2030 har ledning och medarbetare på KIB arbetat fram vision för KIB 2030, som handlar om hur biblioteket ska fungera år 2030;
Vi arbetar för en framtid där beständig och öppen tillgång till information främjar utvecklingen av hållbar, jämlik och banbrytande kunskap.
Framtida målbilder
- KIB är central för kunskapen att hitta, värdera och nyttja vetenskaplig information
- KIB har kompetens för att möta en komplex och föränderlig omvärld
- KIB är en nödvändig infrastruktur för öppen vetenskap
- KIB samarbetar över organisatoriska gränser
Några axplock från 2021
Fokus på öppen vetenskap
2021 har varit ännu ett år då KIB har fokuserat på att utveckla bibliotekets möjlighet att på bästa sätt kunna stödja den övergång till öppen vetenskap som pågår i den akademiska världen. Detta har först och främst inneburit att forskningsartiklar mer och mer övergår till att publiceras öppet tillgängligt och att utbildningsmaterial läggs ut öppet på Internet, så kallat öppen tillgång (Open Access, OA). Denna utveckling har troligen skyndats på genom de avtal med tidskriftsförlagen som slutits, där kostnaden både för läsning och en viss mängd publicering har förbetalats av biblioteket, för hela lärosätets räkning.
En stor och viktig fråga på detta område är hur finansieringen ska lösas, då man övergår från att betala för läsning till att betala för publicering. Här har KI genom intensivt arbete tagit fram en ny finansieringsmodell, där kostnader fördelas på institutionsnivå via en läs- och publiceringsavgift. Modellen kommer utvärderas under 2022. KIB har under året vidareutvecklat det interna analysverktyget för att kunna göra förbättrade analyser av KI:s publicering, OA och icke-OA samt uppskattade kostnader kopplat till detta.
En ny växande del av öppen vetenskap är också att göra det data som ligger till underlag för artiklarna öppet tillgängligt. Detta bidrar till att forskningen blir reproducerbar och att utbytet mellan forskare världen över kan snabbas upp. KIB har därför startat KI:s Data Access Unit, en verksamhet som nu är under uppbyggnad.
Aktiviteter
- Arbetsgrupp inom öppen vetenskap på KI. Under 2021 initierade bibliotekschefen tillsammans med rektor inrättandet av en ”Open science task” force på KI, med uppdrag att ta fram ett underlag för hur KI kan organisera sitt arbete med öppen vetenskap. Utifrån detta underlag fattades ett rektorsbeslut om att delegera ärenden och beslut som rör området öppen vetenskap till Kommittén för Forskning (KF), med återrapportering till Fakultetsnämnden.
- Beslut om ny policy för öppen tillgång (OA) på KI. Efter mycket förarbete under föregående år kunde rektor ta beslut kring ny OA-policy på KI den 12/1 2021.
- Forskares behov av stöd i val av publiceringskanal. För att ta reda på mera om vilket behov av stöd KI:s forskare har när det gäller att välja publiceringskanal för manuskript skickades en enkät ut, vilken resulterade i 188 svar totalt från olika typer av forskare. Enkätsvaren samt en fördjupande behovsanalys i form av intervjuer ligger till underlag när KIB nu planerar för en utveckling av systemstödet för att stödja KI-forskare i detta val.
- Svensk MeSH har publicerats som öppen länkad data, vilket gör att de olika termerna i Svensk MeSH är möjliga att länka direkt till. De kan också integreras i olika informationsstrukturer av andra aktörer.
- KIB:s Data Access Unit (KIB DAU) inrättades som en särskild funktion i juni 2020 och har ytterligare utvecklat och etablerat sin verksamhet under 2021. KIB DAU är en del i den virtuella organisationen Research Data Office (RDO) på KI, som består av Arkivet, Compliance and data office (CDO), IT-avdelningen och KIB.
KIB DAU ger stöd till KI:s forskare i processen kring delning och publicering av forskningsdata i allmänhet och ett mera specifikt stöd till KI:s forskare inför tillgängliggörande av data set i Svensk nationell datatjänsts (SND) metadatakatalog DORIS. Handläggning av ärenden sker i dialog med KI:s kontaktpersoner hos SND, samt med juridiska enheten på KI.
KIB DAU bemannades år 2021 av sex medarbetare med olika kompletterande kompetenser, men är fortfarande i en uppbyggnadsfas, där planen är att utöka och ytterligare etablera verksamheten kommande år.
Att söka, använda och publicera vetenskaplig information
Informationskompetens
Som specialister på information ger KIB stöd till studenter och doktorander genom undervisning och handledning, så att de får möjlighet att lära sig navigera i mängden av medicinsk information. KIB utvecklar också, där det finns behov, digitala lärobjekt kring informationskompetens. Biblioteket tillhandahåller kurslitteratur i begränsad omfattning – om möjligt i elektroniskt format.
Sökuppdrag
KIB:s tjänst för sökuppdrag för systematiska översikter erbjuds i första hand till forskare på KI, medan studenter och doktorander erbjuds drop-in eller bokad handledning i informationssökning. Sökuppdrag är avgiftsfria för KI:s forskare och genomförs av bibliotekarier med expertkompetens inom systematisk litteratursökning i de databaser som är aktuella för KI:s ämnesområden. Efterfrågan på denna tjänst ökar stadigt år till år och ger KI stora möjligheter till ännu bättre forskningsresultat.
Stöd till vetenskapligt skrivande
KI:s Språkverkstad är placerad på KIB och dess skrivpedagoger stödjer akademiskt skrivande, presentationsteknik och studieteknik, både på svenska och på engelska. De ger råd om språk, stil och struktur i akademiska texter. Målet med handledningen är att ge studenten dels verktyg för att på egen hand kunna förbättra sin text, dels självförtroende och skrivlust.
Aktiviteter
- Digitalisering av undervisningen. KIB erbjuder alla utbildningsprogram på grund- och avancerad nivå ett ”baspaket” med grundläggande undervisning i informationssökning och referenshantering. Undervisning och handledning har nästan helt skett online via video och antalet besök i den digitala dropin-handledningen ökar. Till detta finns digitalt undervisningsmaterial i form av kurser, filmer och quiz.
- Kurser för doktorander. På doktorandnivå erbjuds kursen Writing Science and Information Literacy (WSIL) samt att stort antal fristående workshoppar.
- För studenter är vi integrerade i utbildningen samt ger workshoppar för mastersstudenter.
- Analys av de ökade och i viss mån nya förfrågningarna till Språkverkstaden som kommer från studenter, lärare och handledare, gjordes under 2021. Arbetet med detta kommer fortsätta under 2022.
Studenternas arbetsplats
Som en gemensam mötesplats för hela KI, både i Solna och Flemingsberg, har biblioteket tillgängliga och ändamålsenliga miljöer för både enskilda studier, grupparbeten och öppna föreläsningar. Miljöerna är normalt sett öppna kl. 7-22, varje dag året runt, för den som har KI-kort. Bibliotekssupporten ges både digitalt och i det fysiska rummet. Studenter och i viss mån allmänheten får hjälp med lånefrågor, informationssökning, referenshantering och IT-frågor. Studenter med funktionsvariation får hjälp med tillgång till anpassade medier såsom talböcker, gratis utskrifter samt längre lånetid på kursböcker, och det finns ett extrautrustat resursrum med programvaror för till exempel talsyntes, förstoring, avancerad stavningskontroll, språklexikon, med mera.
Aktiviteter
- Nyöppning i Solna. Det ombyggda och nyrenoverade biblioteket i Solna öppnade i november 2020 efter en lång tids stängning. Den pågående pandemin har dock gjort att besöksantalet varit begränsat. KIB har därför minskat bemanningen i lokalerna till fyra timmar per dag. Studenter och anställda har tillgång till lokalerna mellan 7-22, varje dag.
- Äldre samlingar överlämnades till Hagströmerbiblioteket. Dessa samlingar består bland annat av äldre utländska avhandlingar och tidskrifter, en del monografier samt en större samling av särtryck. Detta innebär att en magasinslokal i Bålsta har kunnat sägas upp.
IT-stöd och internt verksamhetsstöd
KIB:s interna verksamhetsstöd består av en stab med ekonomi-, HR-, och controllerfunktion samt en intendentur med ansvar för lokalfrågor. Vid KIB finns också en enhet för teknikstöd och bildproduktion som ansvarar för bibliotekets interna IT-support. Enheten har även ett KI-övergripande uppdrag, där man ger IT-support till studenter samt support av KI:s datorsalar och vid digitala examinationer. Till enheten är KI:s fotografer, Bildmakarna knutna.
Då biblioteket är en systemtung verksamhet finns även en enhet för system- och metodutveckling, som ansvarar för systemutveckling för KIB:s tjänster och system. Tillsammans med KIB:s interna kommunikationsgrupp ansvarar enheten även för utvecklingen av bibliotekets externa och interna webbplatser.
Aktiviteter
- Uppdaterad systemförvaltningsmodell
KIB har sedan 2013 arbetat utifrån en systemförvaltningsmodell som var en förenklad variant av Pm3. Vid en utvärdering identifierades en rad smärtpunkter och under 2021 introducerades en uppdaterad modell för systemförvaltning. Den nya systemförvaltningsmodellen har tagits fram för att skapa bättre förutsättningar att jobba med en aktiv förvaltning av KIB:s systemstöd. - Digital examination. KIB ansvarar för att ge användarsupport till lärare vid KI för den teknik, inklusive programvara, som används vid digitala examinationer och har under året byggt upp en god rutin för detta. Pedagogiskt stöd ges däremot inte av KIB utan av enheten UoL.
- Bibliotekets externwebb, kib.ki.se, uppdaterades. Den tekniska plattformen uppgraderades och ett omtag gjordes av webbplatsens innehåll, struktur, design och funktionalitet. Nya webben är tillgänglighetsanpassad och följer riktlinjerna för WCAG.
- Hållbarhet i fokus. Bibliotekets miljö- och hållbarhetsombud har tillsammans med KIB:s ledning arbetat med att ta fram en plan för bibliotekets fortsatta insatser inom miljö- och hållbarhetsområdet. Detta har gjorts i samarbete med KI:s centrala miljö- och hållbarhetsombud och KIB har tagit ett övergripande ansvar för tre av punkterna i den KI-gemensamma handlingsplanen.
- Arkiv- och registraturfunktionen, som tidigare skötts internt på KIB, har nu flyttats till KI centralt som ett led i KI:s samordnade verksamhetsstöd. Detta innebär att en magasinslokal har kunnat sägas upp.
Bokslut
Bibliotekets sammanlagda verksamhetskostnad för 2021 beräknas till cirka 161 Mkr och fördelades på respektive uppdrag enligt nedan:
KIB i siffror 2021
Besök och frågor
- Biblioteket i Flemingsberg hade 57 724 besökare (inte unika, då vi inte kan göra den beräkningen). Detta innebär en minskning av besöken i Flemingsberg med 34% sedan 2020. Detta kan sannolikt förklaras av pågående pandemi. I Solna finns inga siffror för åren 2020–2021, då lokalerna varit under ombyggnad. Men troligen finns samma tendens även där.
- I den fysiska bibliotekssupporten besvarades 5543 frågor. En minskning med 43,65% jämfört med 2020.
- Bibliotekets digitala support besvarade 10 730 frågor via mejl, chatt, och telefon. En ökning med 15% jämfört med 2020.
- Bibliotekets webbplats hade 867 653 unika besökare. En ökning med drygt 5% sedan 2020.
- Bokad handledning av bibliotekarie: 235 tillfällen. Något färre än 2020. KIB erbjöd även drop in-handledning via Zoom. Detta har skett vid 599 tillfällen, vilket fungerat bra för både bibliotekarier och användare.
- Bokad handledning i Språkverkstaden: 683 tillfällen. En ökning med drygt 19% sedan 2020. Även denna handledning har skett digitalt.
Undervisning & workshops
- På doktorandnivå erbjuds kursen Writing Science and Information Literacy (WSIL) samt ett stort antal fristående workshoppar.
- Språkverkstaden erbjuder föreläsningar integrerat i KI:s utbildningarna
Under 2021 resulterade detta i sammanlagt 962 undervisningstimmar. En minskning på ca 6% sedan 2020, medan deltagarantalet har ökat med närmare 9%.
Öppet publicerade artiklar
- Antalet öppet publicerade artiklar, förbetalda genom OA-avtal och med KI-forskare som corresponding author: 1934, jämfört med 1064 år 2020. En ökning med 82%.
Lån och nedladdningar
- Totalt 18 379 fysiska lån av böcker gjordes – 97 362 inkl. omlån. En minskning med nästan 50%. Detta beror dels på pandemin, dels på att biblioteket i Solna under stor del av året varit mindre tillgängligt och dessutom endast lånat ut kurslitteratur. Under 2021 togs även daglånen bort, vilket har lett till minskade lån.
- 73 446 nedladdningar av sektioner av e-böcker. En minskning med 50% som vi i dagsläget inte kan förklara. Vi följer utvecklingen och analyser pågår.
- 2,24 miljoner nedladdningar av artiklar. En minskning med 15%. Detta är troligen en följd av att allt mera kan hittas öppet tillgängligt och därmed inte alltid syns i bibliotekets statistik.
Sökuppdrag
Under 2021 genomfördes 128 sökuppdrag, en ökning med 11%. Uppdragen kom från forskare vid 18 institutioner på KI.
Samarbeten
Inom KI
KIB deltar i flera olika samarbeten, till exempel i prefektmöten, GUA-möten, AC-möten. Kommunikatörsnätverket, Lärandemiljörådet, Research Data Office, styrgruppen för U&L, rådet för Hagströmer biblioteket.
Inom Sverige
Nationellt är KIB representerat i styrgruppen för Kungliga Bibliotekets s k BIBSAM-konsortium, i Sveriges Universitets- och Högskoleförbunds bibliotekschefsnätverk samt i samarbete med övriga universitets- och högskolebibliotek inom ramen för Stockholm Trio och Flemingsberg Science. Dessutom ingår representanter för KIB i ett flertal olika nätverk, till exempel för medicinska bibliotekarier och omvårdnadsbibliotek i Stockholm. KIB har ett nära samarbete med sjukhusbiblioteken i regionen.
Internationellt
KIB samarbetar inom ramen för olika internationella organisationer, t ex LIBER (Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherce), EAHIL (European Association for Health Information Libraries), MLA (Medical Library Association) och med andra enskilda bibliotek, inte minst National Library of Medicine i USA.
Om du vill att vi ska kontakta dig angående din feedback, var god ange dina kontaktuppgifter i formuläret nedan