Verksamhetsbeskrivning 2020

Förord

Uppdrag, vision och strategi 2030

Universitetsbibliotekets verksamhet styrs av lagstiftning – bibliotekslagen, högskolelagen och högskoleförordningen – samt av uppdrag från Karolinska Institutet och uppsatta policyer.

KIB:s uppdrag från rektor

Baserat på Karolinska Institutets övergripande mål och värdegrund ska Karolinska Institutets universitetsbibliotek (KIB) ge universitetet bästa möjliga förutsättningar för att bedriva forskning och utbildning i världsklass. Detta ska göras genom att universitetsbiblioteket

• ansvarar för vetenskaplig informationsförsörjning och främjar öppen publicering
• medverkar till att lärosätets forskning blir öppet och beständigt tillgänglig
• stödjer vetenskaplig kommunikation
• verkar för stärkt informationskompetens; förmågan att söka, värdera och använda information
• möjliggör möten över ämnesmässiga och organisatoriska gränser.

Vision och strategi 2030

Som komplement till den KI-övergripande visionen i Strategi 2030 har ledning och medarbetare på KIB arbetat fram en vision som handlar om hur biblioteket ska fungera år 2030.

Framtida målbilder

Några axplock från 2020

Covid-19-pandemin

Så som många andra i samhället har KIB fått ställa om verksamheten under pandemin. Universitetsbiblioteket har tillhandahållit stöd för informationssökning och löpande bevakning av den senaste forskningen om viruset. KIB har utfört covid-19-relaterade sökuppdrag samt utvecklat webbsidor med tips och råd gällande pålitliga källor och källkritiskt tänkande.

Vidare har det skett en digitalisering av undervisningen och en övergång från undervisning i det fysiska rummet till att möta studenter digitalt. Detta har skett något snabbare än planerat, men mycket fanns redan på plats och det har gått väldigt bra.

Det har även skett en snabb övergång från fysisk till digital support. Under pandemin har KIB haft mycket begränsad bemanning på plats i biblioteket. Statistiken visar att allt fler användare ställer sina frågor i KIB:s digitala kanaler, via chatt, telefon och e-post. Antalet besök i det fysiska biblioteket har minskat, men inte upphört helt.

Student-IT på KIB har sedan en tid tillbaka ansvaret för att ge IT-stöd vid KI:s digitala examinationer på campus, och det har under året krävts en del arbete för att utveckla rutinerna för detta – inte minst i pandemitider, då KIB-medarbetare behövt vara på plats fysiskt under tentorna.

KIB fick ett uppdaterat uppdrag

Under 2020 fick KIB ett uppdaterat uppdrag, där den huvudsakliga skillnaden mot tidigare är att det tydliggjorts att biblioteket har i uppdrag att stödja KI:s ambition att universitetets forskning ska göras öppet och beständigt tillgänglig. Detta görs bland annat genom så kallad open access (OA)-publicering av artiklar.

Research Data Office

Under året blev rollerna i KI:s Research Data Office (RDO) tydligare. RDO bemannas gemensamt av personal från KI:s arkiv, Grants Office, IT-avdelningen och KIB.

Ny open access-policy

En stor del av förarbetet för KI:s nya open access-policy gjordes av KIB:s medarbetare. Rektor fattade beslut om den nya policyn i januari 2021.

Yta för analys (YFA) blev färdig

Yta för analys är en webbaserad tjänst, utvecklad av KIB, som ger en överblick över områden som rör KI:s publicering. Det kan användas av KIB:s medarbetare för analyser av KI:s publiceringsmönster, både gällande öppet tillgängliga och ej öppet tillgängliga publikationer, samt uppskattade kostnader kopplat till detta. Resultaten bygger ibland på data från enskilda källor, men ofta på en kombination av data från flera olika källor.

Ombyggnad av biblioteket i Solna

Under större delen av 2020 har biblioteket i BZ-byggnaden i Solna varit stängt för ombyggnad och renovering. Under tiden har det funnits ett ”popup-bibliotek” i Hus 75, där det främst har funnits kurslitteratur. I november kunde KIB flytta tillbaka till BZ, men då allt ännu inte är klart har biblioteket bara kunnat vara delvis öppet.

Ny styrmodell, ny organisation

KIB har under året fortsatt med implementeringen av en ny organisation, för att bättre kunna styra verksamheten mot de mål som tagits fram i bibliotekets strategi. Under senhösten utvärderades hur detta fungerat, och mindre justeringar kommer att göras på några områden som inte fungerat som tänkt.

Hållbarhet i fokus

Under året arbetade en grupp som bland annat bestod av KIB:s klimat- och miljöombud och bibliotekschefen för att utveckla hållbarhetsmål som kan integreras som en naturlig del i allt arbete inom biblioteket. Ett första steg var ett beslut om att all mat som serveras under KIB-arrangemang ska vara vegetarisk eller vegansk. Dessutom arrangerades en lunchföreläsning kring hållbarhetsfrågor för alla medarbetare.

Bokslut

Sammanlagda verksamhetskostnader 2020 (cirka 171 Mkr) fördelat per uppdrag

Mediabudgetkostnader 2016-2020

Verksamhet

Stöd till forskningsprocessen

Enkelt kan man säga att vi stödjer forskningsprocessen i tre skeden:

1. Först i samband med att forskningen kontextualiseras genom litteraturgenomgången. Vi diskuterar hur litteratur ska sökas och väljas samt hur den ska integreras i det vetenskapliga skrivandet.
2. Nästa skede är vid valet av publiceringskanal. Här finns en rad strategiska beslut att ta vad gäller lämplig tidskrift eller plattform.
3. Det sista är efter publicering, då vi arbetar med att indexera, strukturera, berika och analysera forskningspublikationen.

Detta stöd ges genom supportverksamhet, individuell handledning, workshoppar, kurser samt underhåll och utveckling av nödvändig infrastruktur.

Informationsförsörjning

KIB förser såväl forskare och anställda som studenter med vetenskaplig information i form av artiklar, databaser och böcker.

Biblioteket tillhandahåller kurslitteratur i begränsad omfattning – om möjligt i elektroniskt format, annars som tryckta böcker. Dessutom har studenterna tillgång till samma litteratur som forskare, antingen det är fråga om böcker, tidskriftsartiklar eller databaser.

Sökuppdrag

KIB:s tjänst för sökuppdrag för systematiska översikter erbjuds i första hand till forskare på KI, medan studenter och doktorander erbjuds drop-in eller bokad handledning i informationssökning. Sökuppdrag är avgiftsfria för KI:s forskare och genomförs av bibliotekarier med expertkompetens inom systematisk litteratursökning i de databaser som är aktuella för KI:s ämnesområden.

Sökargruppen på KIB arbetar enligt gängse evidensbaserad praxis, följer internationella riktlinjer och omvärldsbevakar löpande frågor rörande litteratursökningsmetodik.

Bibliometri

Bibliometri innebär att man gör statistiska analyser av publikationer – alltså en typ av ”publikationsmätning” (biblos: bok och metron: mått). Bibliometri används idag vanligen för att analysera forskning genom att göra kvantitativa studier på dess publikationer.

Huvudsyftet för bibliometriverksamheten är att ge Karolinska Institutets ledning möjlighet till analyser av institutets forskning som underlag för dess verksamhetsutveckling. Analyserna ska ge en överblick av forskningen vid KI och SLL, samt vara ett instrument för att jämföra den med forskning från resten av världen.

Sekundära syften är att ge övriga intressenter inom Karolinska Institutet och Stockholm läns landsting möjlighet att beställa bibliometriska analyser, samt att sprida information till omvärlden om kvaliteten på Karolinska Institutets vetenskapliga produktion och samarbeten. Karolinska Institutet och Stockholms läns landsting har sedan 2009 en gemensam modell för att fördela direkta forskningsmedel till institutioner och kliniker enligt en prestationsbaserad fördelningsgrund. I modellen är bibliometri en av de fyra delvikter som används för att beräkna ett aktivitetstal för varje institution, sjukhus och klinik.

Undervisning i informations­kompetens

Oavsett var dagens KI-student väljer att arbeta – inom hälso- och sjukvård, forskning och utveckling, eller industrin – så kommer det att vara ännu viktigare än idag att kunna hitta och bedöma aktuell vetenskaplig information. Detta kallar vi informationskompetens, och som specialister på information ger vi stöd till studenter och doktorander genom undervisning och handledning, både på campus och digitalt, så att de får möjlighet att lära sig navigera i mängden av medicinsk information. Vi utvecklar också lärobjekt kring informationskompetens där det finns behov.

Stöd i akademiskt skrivande

Bibliotekets skrivpedagoger stödjer akademiskt skrivande, presentationsteknik och studieteknik, både på svenska och på engelska. De ger råd om språk, stil och struktur i akademiska texter. Målet med handledningen är att ge studenten dels verktyg för att på egen hand kunna förbättra sin text, dels självförtroende och skrivlust.

Studenternas arbetsplats

Som en gemensam mötesplats för hela KI, både i Solna och Flemingsberg, har biblioteket tillgängliga och ändamålsenliga miljöer för både enskilda studier, grupparbeten och öppna föreläsningar. Miljöerna är normalt sett öppna kl. 7-22, varje dag året runt, för den som har KI-kort. Bibliotekssupporten ges både digitalt och i det fysiska rummet. Där kan man få hjälp med lånefrågor, informationssökning, referenshantering och IT-frågor. Studenter med funktionsvariation kan få hjälp med tillgång till anpassade medier såsom talböcker, gratis utskrifter samt längre lånetid på kursböcker, och det finns ett extrautrustat resursrum med programvaror för till exempel talsyntes, förstoring, avancerad stavningskontroll, språklexikon, med mera.

Student-IT

KIB ansvarar för studenternas IT-support. Det kan handla om inloggningsproblem, åtkomst till trådlösa nätverk, utskrifter eller nedladdning av programvaror. Student-IT ansvarar också för driften av KI:s datorsalar, och ger stöd till digitala examinationer.

Samarbeten

Inom KI

KIB deltar i flera olika samarbeten, till exempel prefektmöten, möten för grundutbildningsansvariga, möten för administrativa chefer, kommunikatörs­nätverket, lärandemiljörådet och Research Data Office.

Inom Sverige

Nationellt är KIB representerat i styrgruppen för Kungliga Bibliotekets så kallade BIBSAM-konsortium, i Sveriges Universitets- och Högskoleförbunds bibliotekschefsnätverk samt i samarbete med övriga universitets- och högskolebibliotek inom ramen för Flemingsberg Science. Dessutom ingår representanter för KIB i ett flertal olika nätverk, till exempel för medicinska bibliotekarier.

Internationellt

KIB samarbetar inom ramen för olika internationella organisationer, till exempel LIBER (Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche), EAHIL (European Association for Health Information Libraries) och med enskilda bibliotek, inte minst National Library of Medicine i USA.

Vad händer 2021?

• Biblioteket i Solna öppnar helt och hållet. Renoveringen beräknas vara klar under vårterminen, och då kan ett fräscht och funktionellt bibliotek slå upp dörrarna, i den mån pandemirestriktionerna tillåter detta.
• En utredning kring utökad samverkan mellan de akademiska biblioteken i Flemingsberg färdigställs under våren. Beroende på vilka beslut som sedan fattas kan detta leda till större eller mindre förändringar i verksamheten där.
• Den nya open access-policyn implementeras på KI, vilket leder till att KIB behöver ställa om en del rutiner och delvis utveckla nya tjänster som stödjer denna policy.
• Implementering av ett system för forskningsinformation, ett så kallat Research Information Management (RIMS)-system, utreds på KI och i detta arbete spelar KIB en viktig roll.
• Universitetsbiblioteket kommer senast den 30 juni att flytta ut från det magasin i Bålsta där äldre samlingar nu förvaras. En del av dessa samlingar överlåts till Hagströmerbiblioteket.
• En ny plan för lika villkor tas fram på KIB.

KIB i siffror 2020