Verksamhetsbeskrivning 2020

Förord

Foto av Annikki Roos. Personen har blont kort hår, ler och en mörk jacka med en KI-pin på kragen.

”Det senaste året har varit mycket speciellt. När jag tänker tillbaka, finns det ovanligt många orsaker att vara stolt. Året 2020 har innehållit stora utmaningar som har tvingat oss att hastigt tänka om och att förändra vår verksamhet och vårt arbetssätt. Den här förändringen syns tydligt i denna verksamhetsberättelse.

Vi har kunnat fortsätta ge stöd till KI:s studenter och forskare på ett bra sätt, trots de ovanliga omständigheterna. Nu gör vi det mestadels digitalt, men i vissa fall behöver vi fortsätta vara på plats, och då har vi hittat bra och trygga lösningar som möjliggör att KI kan fortsätta med sitt viktiga uppdrag.

Förutom pandemin, kommer vi att minnas detta år som ett år av framsteg kring öppen vetenskap och hantering av forskningsinformation. Det har innehållit fler öppet tillgängliga publikationer av KI:s forskare än någonsin tidigare, och inneburit framsteg inom datahantering, till exempel genom inrättandet av en Data Access Unit (DAU), utredning av ett system för hantering av forskningsinformation (RIMS) samt implementering av KI:s informationshanteringsstrategi. Allt detta har universitetsbiblioteket gjort i gott samarbete med andra aktörer på KI. Baksidan av utvecklingen har varit att den har orsakat höga kostnader, vilket har belastat biblioteket hårt.

Det finns mycket annat värdefullt som har blivit gjort under året. Till sist vill jag nämna arbetet som har gjorts kring renoveringen av våra lokaler i Solna. Det har inte varit lätt, det har varit otaliga motgångar, men nu börjar vi äntligen se ljuset i slutet av tunneln. Vi väntar bara på den dag då vi verkligen får börja använda lokalerna och välkomna alla bibliotekets besökare tillbaka!”

Annikki Roos – Bibliotekschef

Uppdrag, vision och strategi 2030

Universitetsbibliotekets verksamhet styrs av lagstiftning – bibliotekslagen, högskolelagen och högskoleförordningen – samt av uppdrag från Karolinska Institutet och uppsatta policyer.

KIB:s uppdrag från rektor

Baserat på Karolinska Institutets övergripande mål och värdegrund ska Karolinska Institutets universitetsbibliotek (KIB) ge universitetet bästa möjliga förutsättningar för att bedriva forskning och utbildning i världsklass. Detta ska göras genom att universitetsbiblioteket

  • ansvarar för vetenskaplig informationsförsörjning och främjar öppen publicering
  • medverkar till att lärosätets forskning blir öppet och beständigt tillgänglig
  • stödjer vetenskaplig kommunikation
  • verkar för stärkt informationskompetens; förmågan att söka, värdera och använda information
  • möjliggör möten över ämnesmässiga och organisatoriska gränser.

Foto av Ole Petter Ottersen. Personen står i en trappa och bär grå kavaj och ljus skjorta.
Foto: Erik Cronberg.

 

”Tidigare har open access varit en ambition. Efter covid-19 är open access ett måste.”

Karolinska Institutets rektor Ole Petter Ottersen i sitt blogginlägg "Alla veckor bör vara Open Access Week" på ki.se.

 


Vision och strategi 2030

Som komplement till den KI-övergripande visionen i Strategi 2030 har ledning och medarbetare på KIB arbetat fram en vision som handlar om hur biblioteket ska fungera år 2030.

Vi arbetar för en framtid där beständig och öppen tillgång till information främjar utvecklingen av hållbar, jämlik och banbrytande kunskap.

Framtida målbilder

  • KIB är central för kunskapen att hitta, värdera och nyttja vetenskaplig information
  • KIB har kompetens för att möta en komplex och föränderlig omvärld
  • KIB är en nödvändig infrastruktur för öppen vetenskap
  • KIB samarbetar över organisatoriska gränser

Några axplock från 2020

Covid-19-pandemin

Så som många andra i samhället har KIB fått ställa om verksamheten under pandemin. Universitetsbiblioteket har tillhandahållit stöd för informationssökning och löpande bevakning av den senaste forskningen om viruset. KIB har utfört covid-19-relaterade sökuppdrag samt utvecklat webbsidor med tips och råd gällande pålitliga källor och källkritiskt tänkande.

Vidare har det skett en digitalisering av undervisningen och en övergång från undervisning i det fysiska rummet till att möta studenter digitalt. Detta har skett något snabbare än planerat, men mycket fanns redan på plats och det har gått väldigt bra.

Det har även skett en snabb övergång från fysisk till digital support. Under pandemin har KIB haft mycket begränsad bemanning på plats i biblioteket. Statistiken visar att allt fler användare ställer sina frågor i KIB:s digitala kanaler, via chatt, telefon och e-post. Antalet besök i det fysiska biblioteket har minskat, men inte upphört helt.

Student-IT på KIB har sedan en tid tillbaka ansvaret för att ge IT-stöd vid KI:s digitala examinationer på campus, och det har under året krävts en del arbete för att utveckla rutinerna för detta – inte minst i pandemitider, då KIB-medarbetare behövt vara på plats fysiskt under tentorna.

KIB fick ett uppdaterat uppdrag

Under 2020 fick KIB ett uppdaterat uppdrag, där den huvudsakliga skillnaden mot tidigare är att det tydliggjorts att biblioteket har i uppdrag att stödja KI:s ambition att universitetets forskning ska göras öppet och beständigt tillgänglig. Detta görs bland annat genom så kallad open access (OA)-publicering av artiklar.

Research Data Office

Under året blev rollerna i KI:s Research Data Office (RDO) tydligare. RDO bemannas gemensamt av personal från KI:s arkiv, Grants Office, IT-avdelningen och KIB.

Ny open access-policy

En stor del av förarbetet för KI:s nya open access-policy gjordes av KIB:s medarbetare. Rektor fattade beslut om den nya policyn i januari 2021.

Yta för analys (YFA) blev färdig

Yta för analys är en webbaserad tjänst, utvecklad av KIB, som ger en överblick över områden som rör KI:s publicering. Det kan användas av KIB:s medarbetare för analyser av KI:s publiceringsmönster, både gällande öppet tillgängliga och ej öppet tillgängliga publikationer, samt uppskattade kostnader kopplat till detta. Resultaten bygger ibland på data från enskilda källor, men ofta på en kombination av data från flera olika källor.

Ombyggnad av biblioteket i Solna

Under större delen av 2020 har biblioteket i BZ-byggnaden i Solna varit stängt för ombyggnad och renovering. Under tiden har det funnits ett ”popup-bibliotek” i Hus 75, där det främst har funnits kurslitteratur. I november kunde KIB flytta tillbaka till BZ, men då allt ännu inte är klart har biblioteket bara kunnat vara delvis öppet.

Ny styrmodell, ny organisation

KIB har under året fortsatt med implementeringen av en ny organisation, för att bättre kunna styra verksamheten mot de mål som tagits fram i bibliotekets strategi. Under senhösten utvärderades hur detta fungerat, och mindre justeringar kommer att göras på några områden som inte fungerat som tänkt.

Hållbarhet i fokus

Under året arbetade en grupp som bland annat bestod av KIB:s klimat- och miljöombud och bibliotekschefen för att utveckla hållbarhetsmål som kan integreras som en naturlig del i allt arbete inom biblioteket. Ett första steg var ett beslut om att all mat som serveras under KIB-arrangemang ska vara vegetarisk eller vegansk. Dessutom arrangerades en lunchföreläsning kring hållbarhetsfrågor för alla medarbetare.

Bokslut

Sammanlagda verksamhetskostnader 2020 (cirka 171 Mkr) fördelat per uppdrag

Cirkeldiagram över verksamhetskostnader 2020 fördelat på olika områden. Vetenskaplig information 47%, Mötesplats 23%, Vetenskaplig kommunikation 11%, Stöd till lärande 9%, Bibliometri 5%, Student-IT 3%, Språkverkstaden 2%.

Mediabudgetkostnader 2016-2020

Diagram över KIB:s mediabudgetkostnader 2016-2020. Kostnaderna har stigit från strax under 40 Mkr år 2016 till nästan 60 Mkr år 2020. 2020 stod avtal med publicering för den allra största kostnaden, en kostnad som fyrdubblades jämfört med 2019.
Tabell över bibliotekets mediabudgetkostnader under perioden 2016-2020
År 2016 2017 2018 2019 2020
Avtal med publicering 0 2 755 199 8 270 468 8 939 694 41 751 916
Avtal utan publicering 32 293 486 30 607 551 23 204 627 16 194 046 9 903 896
Artikelkopior 0 0 0 2 050 202 166 050
Databaser 3 180 488 3 216 449 2 810 873 3 266 159 3 647 874
E-böcker 1 218 989 1 181 640 1 146 039 1 297 876 1 351 367
Övrigt 556 275 397 066 427 787 424 650 700 402
Summa 37 249 239 38 157 907 35 859 796 32 172 629 57 521 508

Verksamhet

Stöd till forskningsprocessen

Enkelt kan man säga att vi stödjer forskningsprocessen i tre skeden:

  1. Först i samband med att forskningen kontextualiseras genom litteraturgenomgången. Vi diskuterar hur litteratur ska sökas och väljas samt hur den ska integreras i det vetenskapliga skrivandet.
  2. Nästa skede är vid valet av publiceringskanal. Här finns en rad strategiska beslut att ta vad gäller lämplig tidskrift eller plattform.
  3. Det sista är efter publicering, då vi arbetar med att indexera, strukturera, berika och analysera forskningspublikationen.

Detta stöd ges genom supportverksamhet, individuell handledning, workshoppar, kurser samt underhåll och utveckling av nödvändig infrastruktur.


Foto av Gustav Nilsonne. Personen har ljus skjorta och mörkt hår. I bakgrunden stadsmiljö med husfasader.
Foto: Wei Wei Shoots.

”KIB stödjer oss forskare när vi skall publicera. Inte minst gäller det publicering med öppen tillgång: KIB driver KI Open Archive, har hand om de avtal som gör att vi kan publicera med omedelbar öppen tillgång i många tidskrifter utan att betala med anslagsmedel, och ger oss råd och stöd.”

Gustav Nilsonne – Med.dr., Karolinska Institutet. Forskare i neurovetenskap och metavetenskap. Nationell koordinator för datadomänspecialister, Svensk Nationell Datatjänst.


Informationsförsörjning

KIB förser såväl forskare och anställda som studenter med vetenskaplig information i form av artiklar, databaser och böcker.

Biblioteket tillhandahåller kurslitteratur i begränsad omfattning – om möjligt i elektroniskt format, annars som tryckta böcker. Dessutom har studenterna tillgång till samma litteratur som forskare, antingen det är fråga om böcker, tidskriftsartiklar eller databaser.


Foto av Anders Gustafsson. Leende person med mörk kavaj och röd slips på sig.
Foto: Erik Flyg.

”Karolinska Institutets bibliotek har under drygt 200 år gett forskare och studenter tillgång till information, genom att samla och tillgängliggöra olika medier. Detta är fortfarande ett kärnuppdrag, även om det nu sköts huvudsakligen digitalt, men biblioteket kan mycket mer än så. KIB är numera engagerat i ett stort antal verksamheter där bibliotekskompetensen är värdefull, till exempel när det gäller att tillgängliggöra forskningsresultat, stödja forskarnas publicering eller studenternas förmåga att hitta relevant vetenskaplig information. KIB är en viktig del av KI:s kärnverksamhet och som ordförande i biblioteksrådet är jag mycket stolt över vårt universitetsbibliotek.”

Anders Gustafsson – Prorektor på Karolinska Institutet och ordförande i biblioteksrådet.


Sökuppdrag

KIB:s tjänst för sökuppdrag för systematiska översikter erbjuds i första hand till forskare på KI, medan studenter och doktorander erbjuds drop-in eller bokad handledning i informationssökning. Sökuppdrag är avgiftsfria för KI:s forskare och genomförs av bibliotekarier med expertkompetens inom systematisk litteratursökning i de databaser som är aktuella för KI:s ämnesområden.

Sökargruppen på KIB arbetar enligt gängse evidensbaserad praxis, följer internationella riktlinjer och omvärldsbevakar löpande frågor rörande litteratursökningsmetodik.

Bibliometri

Bibliometri innebär att man gör statistiska analyser av publikationer – alltså en typ av ”publikationsmätning” (biblos: bok och metron: mått). Bibliometri används idag vanligen för att analysera forskning genom att göra kvantitativa studier på dess publikationer.

Huvudsyftet för bibliometriverksamheten är att ge Karolinska Institutets ledning möjlighet till analyser av institutets forskning som underlag för dess verksamhetsutveckling. Analyserna ska ge en överblick av forskningen vid KI och SLL, samt vara ett instrument för att jämföra den med forskning från resten av världen.

Sekundära syften är att ge övriga intressenter inom Karolinska Institutet och Stockholm läns landsting möjlighet att beställa bibliometriska analyser, samt att sprida information till omvärlden om kvaliteten på Karolinska Institutets vetenskapliga produktion och samarbeten. Karolinska Institutet och Stockholms läns landsting har sedan 2009 en gemensam modell för att fördela direkta forskningsmedel till institutioner och kliniker enligt en prestationsbaserad fördelningsgrund. I modellen är bibliometri en av de fyra delvikter som används för att beräkna ett aktivitetstal för varje institution, sjukhus och klinik.

Undervisning i informations­kompetens

Oavsett var dagens KI-student väljer att arbeta – inom hälso- och sjukvård, forskning och utveckling, eller industrin – så kommer det att vara ännu viktigare än idag att kunna hitta och bedöma aktuell vetenskaplig information. Detta kallar vi informationskompetens, och som specialister på information ger vi stöd till studenter och doktorander genom undervisning och handledning, både på campus och digitalt, så att de får möjlighet att lära sig navigera i mängden av medicinsk information. Vi utvecklar också lärobjekt kring informationskompetens där det finns behov.

Stöd i akademiskt skrivande

Bibliotekets skrivpedagoger stödjer akademiskt skrivande, presentationsteknik och studieteknik, både på svenska och på engelska. De ger råd om språk, stil och struktur i akademiska texter. Målet med handledningen är att ge studenten dels verktyg för att på egen hand kunna förbättra sin text, dels självförtroende och skrivlust.


Foto av Maya Tourkaman. Leende person med blå sjukhusklädsel och mörkt lockigt hår.

”Som student kan man använda biblioteket till mycket! Dels så är det de sedvanliga sakerna som att låna böcker och få plugga i den mysiga biblioteksmiljön, men sen finns det även en helt annan värld av möjligheter som KIB erbjuder. Jag tycker särskilt mycket om all handledning och support en kan få när det kommer till olika områden som databassökning och referenshantering, som är av yttersta vikt när en ska börja producera egna texter!”

Maya Tourkaman – Student på Läkarprogrammet.


Studenternas arbetsplats

Som en gemensam mötesplats för hela KI, både i Solna och Flemingsberg, har biblioteket tillgängliga och ändamålsenliga miljöer för både enskilda studier, grupparbeten och öppna föreläsningar. Miljöerna är normalt sett öppna kl. 7-22, varje dag året runt, för den som har KI-kort. Bibliotekssupporten ges både digitalt och i det fysiska rummet. Där kan man få hjälp med lånefrågor, informationssökning, referenshantering och IT-frågor. Studenter med funktionsvariation kan få hjälp med tillgång till anpassade medier såsom talböcker, gratis utskrifter samt längre lånetid på kursböcker, och det finns ett extrautrustat resursrum med programvaror för till exempel talsyntes, förstoring, avancerad stavningskontroll, språklexikon, med mera.


Foto av Josefine Andersson. Personen ler och har svart tröja, glasögon och uppsatt hår.

”KIB har under 2020 varit värdefullt för studenterna på många olika sätt. Både genom att fortfarande erbjuda olika typer av stöd på distans när det kommer till informationssökning och referenshantering, men också genom att ha varit en plats att åka till för att plugga när hemmet känts alldeles för instängt. Bland det viktigaste var såklart även möjligheten att låna kursböcker!”

Josefine Andersson – Flemingsbergsintendent, Medicinska Föreningen.


Student-IT

KIB ansvarar för studenternas IT-support. Det kan handla om inloggningsproblem, åtkomst till trådlösa nätverk, utskrifter eller nedladdning av programvaror. Student-IT ansvarar också för driften av KI:s datorsalar, och ger stöd till digitala examinationer.

Samarbeten

Inom KI

KIB deltar i flera olika samarbeten, till exempel prefektmöten, möten för grundutbildningsansvariga, möten för administrativa chefer, kommunikatörs­nätverket, lärandemiljörådet och Research Data Office.

Inom Sverige

Nationellt är KIB representerat i styrgruppen för Kungliga Bibliotekets så kallade BIBSAM-konsortium, i Sveriges Universitets- och Högskoleförbunds bibliotekschefsnätverk samt i samarbete med övriga universitets- och högskolebibliotek inom ramen för Flemingsberg Science. Dessutom ingår representanter för KIB i ett flertal olika nätverk, till exempel för medicinska bibliotekarier.

Internationellt

KIB samarbetar inom ramen för olika internationella organisationer, till exempel LIBER (Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche), EAHIL (European Association for Health Information Libraries) och med enskilda bibliotek, inte minst National Library of Medicine i USA.

Vad händer 2021?

  • Biblioteket i Solna öppnar helt och hållet. Renoveringen beräknas vara klar under vårterminen, och då kan ett fräscht och funktionellt bibliotek slå upp dörrarna, i den mån pandemirestriktionerna tillåter detta.
  • En utredning kring utökad samverkan mellan de akademiska biblioteken i Flemingsberg färdigställs under våren. Beroende på vilka beslut som sedan fattas kan detta leda till större eller mindre förändringar i verksamheten där.
  • Den nya open access-policyn implementeras på KI, vilket leder till att KIB behöver ställa om en del rutiner och delvis utveckla nya tjänster som stödjer denna policy.
  • Implementering av ett system för forskningsinformation, ett så kallat Research Information Management (RIMS)-system, utreds på KI och i detta arbete spelar KIB en viktig roll.
  • Universitetsbiblioteket kommer senast den 30 juni att flytta ut från det magasin i Bålsta där äldre samlingar nu förvaras. En del av dessa samlingar överlåts till Hagströmerbiblioteket.
  • En ny plan för lika villkor tas fram på KIB.

KIB i siffror 2020

Besök och supportfrågor

  • Under pandemiåret 2020 har supporten i det fysiska rummet prioriterats ned och KIB har satsat på digital service och support.
  • 2020 besvarades 9 498 frågor i den fysiska bibliotekssupporten (-35% jämfört med 2019). 9 306 frågor via mejl, chatt och telefon besvarades i den digitala supporten (+15% jämfört med 2019).
  • Effekterna av pandemin syns tydligt i besöksstatistiken. Under höstterminen 2020 hade biblioteket i Flemingsberg 32 689 besökare, vilket var en minskning med 52 procent jämfört med 2019 (av tekniska orsaker saknas statistik för vårterminen). Besöksstatistik för Solna saknas på grund av ombyggnation.
  • Under året besökte 825 000 unika IP-nummer bibliotekets webbplats kib.ki.se (+6% jämfört med 2019).

Undervisning, handledning och workshoppar

  • Undervisning och bokad handledning har nästan helt skett online via video. Sedan sommaren ges även drop in-handledning i informationssökning via Zoom.
  • Under året genomfördes totalt 264 bokade handledningar med bibliotekarier och 573 bokade handledningar hos Språkverkstaden.
  • KIB erbjuder alla utbildningsprogram på grund- och avancerad nivå ett ”baspaket” med grundläggande undervisning i informationssökning och referenshantering. På doktorandnivå erbjuds kursen Writing Science and Information Literacy (WSIL) samt ett antal fristående workshops. Språkverkstaden erbjuder föreläsningar integrerat i utbildningarna, samt fristående workshoppar.
  • 2020 genomfördes 1030 undervisningstimmar (-23% jämfört med 2019). Minskningen av undervisningstimmar 2020 beror dels på att vi pausat online-versionen av WSIL för att göra en större uppdatering, dels på att övergången till endast nätbaserad undervisning gjort att vi kunnat rikta oss till större grupper.

Lån och nedladdningar

  • 2020 skedde 18 379 fysiska lån av böcker, exklusive omlån (2019: cirka 33 000). Inklusive omlån gjordes 97 362 fysiska lån av böcker (2019: cirka 116 000).
  • Antalet fysiska lån (exklusive omlån) har nästan halverats i jämförelse med 2019. Detta beror dels på pandemin, dels på att biblioteket i Solna på grund av ombyggnation varit mindre tillgängligt och dessutom endast lånat ut kurslitteratur.
  • 2020 laddades 2 635 735 artiklar och 147 415 e-bokssektioner ned.

Sökuppdrag

  • Under året utförde universitetsbibliotekets sökargrupp totalt 113 sökuppdrag åt beställare inom KI. Detta var en ökning med 39 procent jämfört med 2019.
  • Sökuppdragen utfördes åt 18 olika institutioner/enheter på KI.