Riktlinjer för inköp av mediaresurser

Inledning

Karolinska Institutets universitetsbibliotek (KIB) ska ge Karolinska Institutet (KI) bästa möjliga förutsättningar för att bedriva forskning och utbildning i världsklass. KIB ska försörja KI med vetenskaplig information genom att införskaffa såväl öppen som licensierad vetenskaplig information på ett resurseffektivt och kvalitetssäkrat sätt. KIB ansvarar vidare för att boksamlingarna är uppdaterade utifrån litteraturlistor för kursböcker på grundnivå och inköpsförslag samt att göra dessa tillgängliga för KIB:s användare.

Syftet med riktlinjerna är att informera om vad som gäller för inköp av mediaresurser och hur KIB arbetar för att tillgodose det vetenskapliga informationsbehovet vid KI. Mediaresurser avser i första hand tidskrifter, databaser och böcker. Övergången till ett öppet vetenskapssystem innebär att förbetalda publiceringsavgifter/Article Processing Charges (APC:er) har blivit en del KIB:s arbete med mediainköp. I begreppet mediaresurser inkluderar KIB därför numera även förbetalda publiceringsavgifter/APC:er.

Bibliotekets målgrupper

KIB:s primära målgrupper är forskare, studenter och lärare vid Karolinska Institutet.
KIB är också ett offentligt bibliotek och allmänheten har tillgång till bibliotekets tryckta material. Allmänheten har även tillgång till majoriteten av bibliotekets elektroniska mediaresurser (e-resurser) på plats i biblioteket. 

Generella riktlinjer för inköp

Universitetsbiblioteks utbud av mediaresurser utgår från behov och efterfrågan hos de primära målgrupperna. Universitetsbiblioteket försöker att tillgodose informationsbehovet på bästa möjliga sätt, utifrån de ekonomiska förutsättningar vi har att förhålla oss till. KIB förbehåller sig dock rätten att avgöra vad som köps in utifrån behov och önskemål.

Både större och mindre målgruppers behov ska tillgodoses. Alla mediaresurser ska vara relevanta för KI:s verksamhet och företrädesvis vara inom KI:s kärnämnen. För att så många som möjligt ska kunna använda universitetsbibliotekets mediaresurser är de prioriterade språken svenska och engelska. Mediaresurser köps i första hand i elektroniskt format. E-resurser måste också ha den nödvändiga tekniska infrastrukturen för ett bibliotek. Biblioteket tar hänsyn till läs- och skrivsvårigheter vid val av e-boksleverantör och övrigt mediainköp. Detta kan exempelvis ske genom att materialet är anpassat till att kunna läsas upp i olika talsyntesprogram.
Den pågående utvecklingen mot öppen vetenskap påverkar på olika sätt hur KIB arbetar med inköp av mediaresurser.

Finansiering av KIB:s mediainköp

KIB har en mediabudget, som traditionellt sett har varit en del av universitetsbibliotekets INDI-finansiering. I takt med utvecklingen mot öppen vetenskap med krav från finansiärer, regering och EU på öppen publicering, har KIB:s avtal för e-tidskrifter utvecklats till att även inkludera förbetald öppen publicering för KI:s forskare, utöver tillgång till läsning. Detta har de senaste åren lett till kraftiga kostnadsökningar för avtalen, som inte längre ryms inom KIB:s mediabudget. För att hantera dessa kostnader har KI på uppdrag av rektor tagit fram en intern finansieringsmodell som innebär att kostnaderna för universitetsbibliotekets e-tidskrifter (läsning och publicering) fördelas ut till kärnverksamheten på KI. Detta sker dels genom en läsavgift för alla på individnivå (KI-anställda och KI-anknutna), samt en publiceringskostnad som fördelas ut på institutionerna utifrån publiceringsaktivitet de senaste fem åren. Resterande mediaresurser som köps in och hanteras av KIB (databaser och böcker) finansieras fortsatt genom INDI.

Tidskrifter och förbetalda publiceringsavgifter/APC:er

KIB förser KI med tidskrifter i elektronisk form och strävar efter att ge KI:s forskare tillgång till de tidskrifter som de läser, citerar och publicerar sig i. KIB har olika sätt att fånga upp detta. Det kan t.ex. ske i form av inköpsförslag, eller att kontinuerligt följa upp användningsstatistik, artikelbeställningar och KI-publiceringar.

Den stora merparten av de tidskrifter som är tillgängliga via KIB ingår i paket som är framförhandlade på nationell nivå av BIBSAM-konsortiet vid Kungliga Biblioteket. Utöver detta tecknar universitetsbiblioteket också egna avtal med förlag samt administrerar enstaka prenumerationer på ett begränsat antal tidskrifter.

Som en del i utvecklingen mot öppen vetenskap och för att kunna möta upp KI:s policy för öppen publicering strävar universitetsbiblioteket efter att inkludera förbetalda publiceringsavgifter/APC:er i våra avtal i de fall där det kan anses vara motiverat. Förlaget måste också kunna erbjuda en fungerande modell för detta.

Informationsbehovet för tidskrifter kan se olika ut, ibland kanske det t.ex. räcker med att kunna tillhandahålla enstaka artiklar ur en tidskrift istället för att betala för en prenumeration på hela tidskriften. Universitetsbiblioteket har därför olika sätt att tillhandahålla vetenskapliga artiklar, beroende på hur behovet ser ut.  

Principer för gallring och uppsägning gällande tidskrifter

Genomgång av alla tidskriftsprenumerationer och avtal sker löpande. Har efterfrågan och användningen från våra målgrupper varit låg kan prenumerationen komma att avslutas. Förutom användning och efterfrågan kan vi även titta på faktorer som publiceringar, citeringar och forskningsområde. En form av ändring i beståndet som KIB inte har någon kontroll över är när det tillkommer eller faller bort material under avtalsperioden med leverantören. Detta händer under årets gång i framför allt de större tidskriftsavtalen. Finns det efterfrågan på något som fallit bort försöker vi skaffa det på annat sätt. Avslutade prenumerationer kan återupptas om det är motiverat. 

Böcker 

Böcker köps i första hand in i elektroniskt format, men även i tryckt format då elektroniskt inte är möjligt. Böcker köps in om förslagen är lämnade av KI-anknutna och ligger inom KI:s ämnesområden. KIB prenumererar också på ett antal e-bokspaket, bokserier, och protokoll. 

Grundprincipen för de öppna boksamlingarna är att de ska bestå av litteratur som är aktuell, relevant och efterfrågad.

KIB köper in kurslitteratur i begränsat antal för utbildning på grund- och avancerad nivå. KIB tillhandahåller dock inte kurslitteratur till KI:s uppdragsutbildningar. Information om kurslitteratur kommer till biblioteket via s.k. förvärvsbrev som genereras när programhandläggare eller motsvarande godkänner en ny eller reviderad kursplan i utbildningsdatabasen Selma. Kurslitteratur köps i första hand in som e-böcker, endast om detta inte är möjligt köps de i tryckt format. Tyvärr har KIB i dagsläget inget sätt att köpa svenskspråkig kurslitteratur elektroniskt.

Inköp av kurslitteratur

När en kursplan fastställs i Selma skickas information om ingående kurslitteratur till biblioteket. Biblioteket köper in böcker enligt nedanstående principer, beroende på vilken rubrik i Selma som kursansvarig har valt att placera litteraturposten under. 

Obligatorisk litteratur: Köps in i fem exemplar till det campus där kursen ges. 

Rekommenderad litteratur: Köps in i ett exemplar till det campus där kursen ges.

Fördjupningslitteratur: Köps in i ett exemplar till det campus där kursen ges.

• I kursplanen bör det anges vilken litteratur som är obligatorisk eller rekommenderad. Detta är särskilt viktigt eftersom det endast är obligatorisk kurslitteratur som kan beställas som inläst från MTM (Myndigheten för tillgängliga medier). 
• Biblioteket köper i första hand in all litteratur i elektroniskt format. Samma titel köps ej in som både e-bok och tryckt bok. Svenska kursböcker finns i dagsläget tyvärr ej tillgängliga i elektroniskt format. 
• Biblioteket köper alltid in litteratur enligt vad som fastställs i kursplanen. 
• Biblioteket köper alltid in senast utgivna upplaga av en bok. Det är viktigt att kursplanen uppdateras med senaste upplagan.
• Innan en kursplan fastställs är det viktigt att undersöka att ingen av böckerna på litteraturlistan har utgått hos leverantörerna.

Vid frågor om inköp av kurslitteratur, kontakta books@kib.ki.se.

Samlingen för lika villkor

För att ge KI:s studenter och forskare möjlighet att enkelt införliva ett lika villkors-perspektiv i sina arbeten har KIB en normkritisk litteratursamling. Boksamlingen innefattar litteratur relaterat till normbrytande teorier, metoder, historik, ideologier och forskning varav allt material på ett eller annat sätt är relevant för KI:s uppdrag. Ämnen som samlingen innefattar är bland annat feminism, queer- och transaktivism, etnicitet, rasism, funktionsvariation och mental hälsa. 

Principer för gallring av böcker 

Medicin är ett område med snabb utvecklingstakt. Nya behandlingsmetoder utvecklas, nya forskningsfält och discipliner tillkommer, terminologin genomgår förändringar o.s.v. Detta bör avspeglas i litteraturen som ska vara aktuell och relevant för dagens användare. Litteratur som endast har ett historiskt intresse sparas inte utom i undantagsfall.

För att säkerställa kraven på relevans, aktualitet, efterfrågan samt ämnesprofilering, genomförs en årlig översyn av beståndet. Inför varje år bestäms vilken eller vilka samlingar som skall gås igenom.  En kvalitativ bedömning av det aktuella materialet och dess historiska, aktuella och framtida värde ska alltid göras före gallring. Detta gäller framför allt universitetsbibliotekets specialsamlingar.

Genomgång av e-boksprenumerationerna sker löpande. Har efterfrågan och användningen från våra målgrupper varit låg kan prenumerationen komma att avslutas. Förutom användning och efterfrågan tar vi även hänsyn till om materialet innehåller kurslitteratur.

Donationer och gåvor

KIB tar i princip inte emot gåvor. Undantag kan göras om det är litteratur som kan vara av speciellt intresse för KI:s forskare. En titellista måste dock alltid skickas innan universitetsbiblioteket bedömer om det är litteratur som kan införlivas i dess samlingar. Vid donationer tar sig KIB rätten att göra ett eget urval ur materialet.

Databaser

KIB strävar efter att KI:s forskare, lärare och studenter ska ges tillgång till de databaser som de behöver för att bedriva forskning och utbildning. Urvalet och prioritering görs utifrån de generella riktlinjerna för inköp.
Licenser för elektroniska mediaresurser 

KIB tecknar bara campusgemensamma licenser, men om den målgrupp som antas använda ett visst material är mindre kan det ibland vara lämpligt att ha licenser som är begränsade till ett visst antal samtidiga användare. När universitetsbiblioteket tecknar avtal med förlag och andra leverantörer strävar vi efter så tillåtande användningsvillkor som möjligt. Användningsvillkoren för varje e-resurs framgår i reSEARCH, KIB:s sökverktyg. Universitetsbiblioteket är skyldigt att informera om dessa villkor och KI:s användare är skyldiga att följa dem.

Relevanta lagar och förordningar 

Flera lagar och regelsamlingar påverkar hur KIB arbetar med inköp av mediaresurser samt universitetsbibliotekets verksamhetsområde i stort. 

Bibliotekslagen (2013:801) 
Utdrag: 2 § Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla. 

12 § Det ska finnas tillgång till högskolebibliotek vid alla universitet och högskolor som omfattas av högskolelagen. Dessa bibliotek ska svara för biblioteksverksamhet inom de områden som anknyter till utbildning och forskning vid universitetet eller högskolan.

Högskolelagen (1992:1434) 
Utdrag: 8§ ... Utbildning på grundnivå ska utveckla studenternas förmåga att söka och värdera kunskap på vetenskaplig nivå. 

Högskoleförordningen (1993:100) 
Utdrag: 16 § Ett högskolebibliotek ska avgiftsfritt ställa litteratur ur de egna samlingarna till andra högskolebiblioteks förfogande.