Protokoll från biblioteksrådets sammanträde 2024-02-27

1. Mötet öppnas

Ordförande Martin Bergö öppnar mötet och hälsar alla välkomna. Ett särskilt välkomnande riktas till Dominique Bellerud, ny studeranderepresentant från Odontologiska Föreningen.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Ann-Sofie Axelsson.

3. Dagordning

Dagordningen kompletteras med ytterligare fråga under punk 9. Enhetschef Hanna Frank rapporterar från pågående arbete med implementering av MIK.

Beslut: Efter ovanstående komplettering fastställs mötets dagordning.

4. Föregående protokoll

Beslut: Protokollet läggs till handlingarna.

5. Aktuellt på KIB

Bibliotekschef Miriam Nauri rapporterar:

• Att arbete kring KIB:s fokusmål 2024 - KIB stärker förmågan på KI att värdera vetenskaplig information i en snabbt föränderlig omvärld - inletts. Ett antal aktiviteter är i gång kopplat till bland annat bibliotekets undervisning, arrangemang av workshops samt olika typer av infrastrukturfrågor. Arbetet sker löpande i verksamheten och följs upp i bibliotekets ledningsgrupp.
• Att en översyn inletts av organisation och arbetssätt inom KI:s gemensamma verksamhetsstöd. Översynen inkluderar verksamheterna vid GVS (tidigare universitetsförvaltningen) samt KIB, Enheten för undervisning och lärande (UoL) och Enheten för medicinens historia och kulturarv. Översynen genomförs i syfte att utveckla en mer effektiv samordning av verksamhetsstöd och är ett av nio strategiska fokusområden framtagna av universitetsledningen som stöd för det fortsatta arbetet mot Strategi 2030.

6. Verksamhetsbeskrivning 2023

Bibliotekschef Miriam Nauri redogör för KIB:s verksamhetsbeskrivning 2023 (bilaga till protokollet). Beskrivningen sammanfattar verksamhetsåret och innehåller även några nedslag i bibliotekets planerade arbetet 2024. Under 2023 har KIB:s prioriterade mål varit att bibliotekets uppgift inom akademin är tydlig och två framgångsfaktorer kopplade till målet har identifierats: Att KIB formulerar sin särskilda kompetens och att biblioteket kommunicerar, samarbetar och bygger relationer inom KI. Verksamhetsbeskrivningen publiceras på KIB:s webbplats och riktar sig till användare, uppdragsgivare och övriga intressenter.

7. Bokslut 2023

Administrativ chef Marie Ols rapporterar om bokslut 2023. KIB redovisar ett bättre resultat för 2023 än budgeterat. I stället för budgeterat underskott på 3,5 mnkr visade det sammanlagda utfallet för verksamhetsår 2023 ett överskott på ca 1,8 mnkr. Avvikelsen från budgeterat resultat har flera förklaringar. KIB har ett lägre utfall på ett flertal kostnadsposterna. De stora differenserna mellan budget och utfall rör framför allt personalkostnader (fördröjningar vid rekrytering, tjänstledigheter samt längre sjukfrånvaro) och lokalkostnader (minskade utgifter för hyra av lokaler utanför KIB:s lokalbestånd). Vi har också lägre utfall än budgeterat kopplade till öronmärkta projektmedel för projektägarskapet av KI RIMS (1 580 tkr). Likaså har vi lägre utfall än budgeterat kopplat till konto för direktfinansierade e-resurser (1 434 tkr).

KIB gick in i verksamhetsår 2023 med ett ackumulerat överskott (myndighetskapital) på sammanlagt ca 36 mnkr. Av detta kapital var ca 16 mnkr kopplat till OA-avgiften och ca 19 mnkr kopplat till bibliotekets INDI-ram. Enligt upprättade långtidsprognoser kommer KIB:s myndighetskapital avseende INDI-finansierad verksamhet förbrukas under 2024– 2025 pga. ökade kostnader för lokaler, personal och drift. OA-avgiften för 2024 kvarstår på 2023 års nivå och kostnadsökningar kopplat till bland annat ofördelaktig valutakurs täcks av myndighetskapital.

8. Teman för kommande möten

Bibliotekschef Miriam Nauri öppnar upp diskussion kring teman för kommande rådsmöten. Nauri understryker att det alltid är välkommet att rådsledamöter löpande lyfter önskemål på frågor att behandla på rådets möten. Det är också viktigt att det alltid finns en dagordningspunkt på rådsmötet som berör studenternas användning av biblioteket/bibliotekstjänsterna för att få balans i rådets dagordning. Mötet diskuterade också behov av utökad kontaktyta mellan biblioteket/biblioteksrådet och kommittéerna för att fånga upp aktuella frågor att behandla på rådets möten.

9. Behovsfångst biblioteksstöd för lärare

Enhetschef Hanna Frank informerar att slutrapport från SUHF:s projekt för integration av medie- och informationskunnighet (MIK) i högre utbildning är publicerad. Hanna har redogjort för projektarbetet vid tidigare rådsmöten. Rapporten finns att hämta via SUHF:s webbplats.

Bibliotekarie Andreas Jacobson och språkpedagog Kristina Froelich redogör för genomfört projekt riktat mot KI:s lärare i syfte att dels kommunicera KIB:s kompetenser vad gäller akademiskt skrivande och informationskompetens; dels undersöka lärares eventuella önskemål om stöd från KIB att utveckla den egna kompetensen inom dessa områden. Projektet har genomfört 17 besök hos program, vid utbildningsnämndsmöten och olika pedagogiska fora och har uppskattningsvis nått ut till drygt ett hundratal lärare och utbildningsansvariga.

KI:s lärare verkar ha god kännedom om KIB:s tjänster på ett övergripande plan. Det finns ett visst intresse från lärargruppen att utveckla den egna kompetensen i syfte att stötta studenternas akademiska skrivande. Vad gäller informationskompetens är de flesta tillfrågade lärare nöjda med KIB:s stöd/egen kompetens, men visst behov av ökat stöd/kompetenshöjning kopplat till databaser lyfts fram.

Under våren kommer projektet analysera behovsinventeringen och ta fram förslag på aktiviteter.

10. Mötet avslutas

Ordföranden tackar för ett bra möte och förklarar mötet avslutat.

Ordförande

Martin Bergö e-signering

Sekreterare

Marie Ols e-signering

Justeras

Ann-Sofie Axelsson e-signering