Protokoll från Biblioteksrådets sammanträde 2023-09-25

1. Mötet öppnas

Ordförande Martin Bergö öppnar mötet och hälsar alla välkomna. Kort presentationsrunda.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Susanne Gabrielsson.

3. Dagordning

Ingen övrig fråga anmäls.

Beslut: Mötets dagordning fastställs, efter ett förtydligande kring rubriken på punkt 8.

4. Föregående protokoll

Beslut: Protokollet läggs till handlingarna.

5. Aktuellt på KIB

Bibliotekschef Miriam Nauri rapporterar större frågor vid universitetsbiblioteket just nu:

• Budget. Inför nästa år kan vi använda myndighetskapital för att täcka underskottet, något som alla institutioner på KI uppmuntras att göra. Vi börjar även planera framåt mot kommande år, när vi inte längre har myndighetskapitalet att luta oss mot. (Mer om budget i en egen punkt längre fram i dagordningen.)
• Verksamhetsområden:
  • RIMS,
  • Verksamhetsplanering (VP),
  • Arbetsgruppen för öppen vetenskap (OSWG), där biblioteket är representerat. Överlag arbetar biblioteket mycket med frågor inom öppen vetenskap inom sin verksamhet.
  • Arbetet med informationskompetens, språkverkstad och AI.
• KIB har i sitt uppdrag att möjliggöra möten över disciplinära gränser, något som vi tror vi kan jobba ännu mer med framöver.

6. Informationskompetens, Språkverkstaden och AI

Enhetscheferna Anna Berggren och Hanna Frank gör ett nedslag i hur biblioteket arbetar med AI inom ramen för arbetet med informationskompetens och språkhandledning. Det handlar såväl om internt kompetenshöjande arbete inom KIB som deltagande i KI-samarbeten samt i expertnätverk.

I höstas blev frågan högaktuell kring att värdera information och att producera tillförlitlig information (källtillit) i och med utvecklingen av generativ AI och specifikt ChatGPT. Vad har gjorts på biblioteket i denna fråga?

Under förra året hölls en studiecirkel om generativ AI inom ramen för Elements of AI (poänggivande kurs via Linköpings universitet) tillsammans med universitetsbiblioteket vid KTH. Precis i slutet av studiecirkeln lanserades ChatGPT, och biblioteket insåg att frågan inte kunde avslutas med studiecirkeln.

Under våren fortsattes samtalen på KIB i form av ett antal workshopar. Det har också resulterat i att några KIB-medarbetare nu sitter med i en referensgrupp som tar fram rekommendationer för hur man kan förhålla sig till AI-verktyg inom utbildningen. Den tekniska utvecklingen går väldigt snabbt och verktygen förbättras, därav rekommendationer snarare än riktlinjer. Medarbetare har inom denna fråga också medverkat i olika KI-samarbeten: bl a med institutionen för global för folkhälsa och vid Lärardagen, liksom att det planeras en dragning på temat för svenska biblioteksföreningen i Finland.

7. Lägesrapport KI RIMS

Projektledare Malin Essén ger med tillsammans med avdelningschef Sofie Albinsson Cantwell en bakgrund och information kring KI-RIMS-projektet, som syftar till att ge ett sammanhållet systemstöd för forskningsinformation med uppdaterad och adekvat information om KI:s pågående och avslutade forskning och forskare, riktat till såväl interna som externa användare.

Användartester har hittills visat på positiva reaktioner; systemet upplevs intuitivt och enkelt att förstå. Den 25/10 öppnar systemet öppnar för inloggning och möjlighet att granska och uppdatera den egna profilen, och senare under hösten blir profilinformation från KI RIMS synlig på ki.se. Under 2024 tillkommer ytterligare funktionalitet och fler moduler aktiveras.

8. Information inför arbete med fördjupade riktlinjer för inköp av databaser

Enhetschef Frida Fick redogör för den kontext som biblioteket befinner sig i när det gäller urval och inköp av databaser och varför det nu är angeläget att inleda ett fördjupat arbete med att ta fram vägledande principer för inköp av databaser.

Databaser har blivit alltmer komplexa och kostsamma, och ramarna för vad som bör vara en biblioteksresurs och därmed betalas och tillgängliggöras av biblioteket är inte alltid helt glasklara. Frågeställningar kan exempelvis handla om:

• Små forskargruppers behov kontra stor användning på bred
  • Skulle samfinansiering kunna vara en möjlig väg att gå?
• Biblioteksresurs med campuslicens kontra en personlig ITA-licens?
• Kliniska resurser (exempelvis kunskapsstöd) – räcker det att regionen tillhandahåller dessa?
• Tekniska och juridiska krav på åtkomst/autentisering

Projektgruppen kommer gärna och berättar mer om det fördjupade arbetet när de kommit lite längre.

9. Rapport Bibsamkonsortiet – pågående avtalsförhandlingar

Miriam redogör för Elsevier-förhandlingarna som pågår på nationell nivå. KI står för 10% av Sveriges kostnad för Elsevier-avtalet, ett avtal som inkluderar läsning och öppen publicering i drygt 2000 tidskrifter.

Förhandlingsgruppens ingång har varit att konsortiet inte längre ska betala för läsning, och samtidigt uppnå en lägre kostnad. De har tittat på det tyska avtalet som nu, efter fem års förhandlingar är på plats, och den svenska förhandlingsgruppen har framfört att de vill uppnå samma kostnad per publicering, vilket skulle innebära en kostnadssänkning med ca 1/3 från dagens avtalspris.

10. Budget 2024

Marie Ols, administrativ chef, redogör för bibliotekets budgetäskande inför 2024. Det ekonomiska läget med hög inflation driver på kostnadsökningar för lokaler, personal och övrig drift. KIB budgeterar underskott för 2024 och 2025.

Underskotten kan täckas med ackumulerat överskott från tidigare år (myndighetskapital). Inför 2026 behöver bibliotekets intäkter och kostnader vara i balans. Biblioteksledningen för löpande diskussion med representanter för universitetsledningen kring finansierings- och verksamhetsfrågor.

11. Övriga frågor

Inga övriga frågor.

12. Mötet avslutas

Ordföranden tackar för ett bra möte och förklarar sedan mötet avslutat.

Ordförande

Martin Bergö e-signering

Sekreterare

Frida Fick e-signering

Justeras

Susanne Gabrielsson e-signering