Protokoll från Biblioteksrådets sammanträde 2022-12-07

1. Mötet öppnas

Ordförande Anders Gustafsson öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Maria Watter.

3. Dagordning

Ingen övrig fråga anmäls.

Beslut: Dagordningen fastställs.

4. Föregående protokoll

Beslut: Protokollet läggs till handlingarna.

5. Aktuellt på KIB

Bibliotekschef Miriam Nauri rapporterar:

• Frågan om Face of Aids Film Archives fortsatta samarbete med Staffan Hildebrand har behandlats av KI:s etikråd. Etikrådet stöder KIB:s/biblioteksrådets förslag på handlingsplan. Den text som presenterades för rådet vid föregående möte kommer läggas ut på arkivets webbsida. Vidare behöver det avtal som är upprättat mellan KI och Staffan Hildebrand granskas. KIB tar kontakt med universitetsförvaltningen för råd i frågan.
• Förberedelse inför implementeringen av RIM:s (Symplectic Elements) pågår enligt plan. Arbete med att färdigställa tekniska förutsättningar samt förvaltningsorganisation kommer löpa på under våren och under hösten 2023 planeras för en fullskalig utrullning av systemet.
• Ann-Sofie Axelsson, prefekt och bibliotekschef vid Chalmers tekniska högskola, Göteborg är utsedd till ny extern ledamot i biblioteksrådet. Ann-Sofie tillträder 1 januari 2023.
• KI:s internrevision genomför just nu en revision av KIB avseende styrning och ekonomiska processer. Rapport kommer presenteras för KIB:s ledning i början av 2023.

Administrativ chef Marie Ols rapporterar:

• Konsistoriet har fastställt KI:s budgetram för 2023 inklusive nivå för de universitetsgemensamma funktionerna (INDI). KIB:s INDI-ram höjs med 3,2 mnkr för att täcka personella resurser knutna till implementering/förvaltning av RIMS. KIB:s INDI-ram 2023 uppgår till 121 148 tkr. I diskussion med KI:s planeringsavdelning har det beslutats att OA-avgiften (läs- och publiceringsavgift) för 2023 kvarstår på samma nivå som 2022 (72 mnkr). En utvärdering av avgiften planeras Sid: 3 / 5 genomföras 2023 och därefter kommer en eventuell korrigering av avgiftsnivån genomföras inför 2024. För 2023 budgeterar KIB ett underskott på ca 4 mnkr. KIB har ett ackumulerat överskott (myndighetskapital) på ca 10 mnkr. Överskottet väntas öka i och med 2022 års bokslut.

6. Uppföljningen av implementeringen av KI:s OA-policy - Statusrapport

Lars Nordesjö och Erik Åkesson Kågedal redogör för pågående uppföljning av KI:s policy för öppen publicering. En enkät har skickats ut till KI:s prefekter samt till 155 forskningsgruppsledare. Svarsfrekvensen var 53%. Vidare har publiceringsstatistik följts upp och analyserats.

Enkätundersökningen visar att av de svarande anger 87% att de känner till KI:s policy för öppen publicering (OA-policy). Av dessa anger 94 % att de följer policyn vid publicering. De svarande uppger kostnader och finansiärskrav som de två största faktorerna som påverkar val för/mot öppen publicering. I detta sammanhang är det flera svaranden som lyfter KI:s/Bibsams publiceringsavtal som en lösning på kostnadsfrågan. Andra faktorer som lyfts vid val av publiceringskanal är Journal Impact Factor (JIF) och tidskriftens scope/målgrupp.

En analys av publiceringsstatistik visar att KI:s publiceringsmönster överensstämmer med enkätsvaren. 82% av KI:s publicering 2021 görs öppet tillgängligt.

Uppföljningen kommer inom kort sammanställas i rapportform.

7. MDPI – Nytt avtalserbjudande

Via Bibsam har KIB/KI erbjudits nytt avtal för MDPI. Förlaget har diskuterats i olika fora där kvalitativa tveksamheter kring vissa MDPItidskrifter lyfts (peer-review etc, aggressiv marknadsföring direkt till forskare, många specialnummer med inbjudna författare etc.). KIB/KI har hittills valt att stå utanför avtalet eftersom avtalet i sig kan tolkas som en kvalitetsstämpel för de tidskrifter som ingår. I det nya erbjudandet inför 2023 har publiceringsrabatten höjts från 10% till 20%.

Diskussion

Beslut: Biblioteksrådet föreslår att KIB/KI - utifrån samma skäl som tidigare - avstår erbjudandet om nytt avtal.

Vidare informerar bibliotekschefen om ett nytt pilotavtal KIB/KI tecknat med AMA (The American Medical Association). Avtalet gör det möjligt för Sid: 4 / 5 KI:s forskare att under 2023 publicera artiklar med omedelbar open access med förbetalda APC:er i 12 av AMA:s tidskrifter.

8. KIB:s prioriterade mål 2023

Bibliotekschef Miriam Nauri redogör för KIB:s styrmodell 2023. Det prioriterade mål KIB kommer arbeta med under 2023 är formulerat som ”Att bibliotekets uppgift inom akademin är tydlig”. Den 1 december genomfördes en workshop med KIB:s medarbetare i syfte att ta fram aktiviteter kopplade till det prioriterade målet. Mål och aktiviteter kommer följs upp löpande under året. Förutom prioriterat mål följer KIB:s ledningsgrupp också upp ett antal faktorer som benämns balanserad kontroll. Det handlar då bland annat om budgetuppföljning, hur bibliotekets tjänster används samt medarbetarenkäter.

9. Sökuppdrag för forskare

Emma-Lotta Säätelä berättar om KIB:s arbete med systematiska översikter. KIB utför sökuppdrag åt KI:s forskare/doktorander som ska publicera en systematisk översikt, scoping review eller annan litteraturöversikt som kräver systematisk sökning i flera databaser och en publicerad sökstrategi. Uppdragen utförs av en grupp på sju bibliotekarier som jobbar med sökuppdrag del av sin arbetstid. Gruppen arbetar enligt gängse evidensbaserad praxis & internationella riktlinjer. De har specialistkompetens genom fortbildning & kurser och utför löpande omvärldsbevakning & kompetensutveckling rörande litteratursökningsmetodik.

Antal sökuppdrag har stadigt ökat och ligger 2022 på ca 125. Förutom att forskare spar tid, har studier visat att översiktsartiklar där en informationsspecialist (bibliotekarie) inkluderas håller högre kvalitet vad gäller rapportering av sökstrategier.

10. Biblioteksrådets möten vt 2023

Sekreteraren uppdras att hitta ett mötesdatum för februari. Förfrågan med alternativa mötestider kommer skickas ut till ordförande och kvarvarande ledamöter.

10. Mötet avslutas

Ordföranden tackar för ett bra möte och förklarar mötet avslutat.

Ordförande
Anders Gustafsson e-signering

Sekreterare
Marie Ols e-signering

Justeras
Maria Watter e-signering