Protokoll från Biblioteksrådets sammanträde 2022-05-25

Denna sida är ett protokoll från 2022-05-25 som har tillgängliggjorts som webbversion. I och med att informationen på sidan är samma som i originalet kan t.ex. logotyper och kontaktuppgifter vara inaktuella.

Tid:
13.00 – 15.00

Plats:
KIB Solna, lokal Skelettet

Närvarande:
Anders Gustafsson, ordförande
Marie Ols, tf. bibliotekschef
Rune Brautaset
Lennart Brodin
Anna Krook
Carina Ahlberg, sekreterare
Sofie Albinsson, adjungerad (punkt 7)
Sofia Samuelsson, adjungerad (punkt 8)
Henrik Åkerfelt, adjungerad (punkt 8)
Petra Björk, adjungerad (punkt 9, 10)
Frida Fick, adjungerad (punkt 11)
Frida Jakobsson, adjungerad (punkt 11)
Lars Nordesjö, adjungerad (punkt 11)
Lina Waltin, adjungerad (punkt 11)

Anmält förhinder:
Maria Watter, Evelyn Olander, Olivia Andersson

1. Mötet öppnas

Ordförande Anders Gustafsson öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Rune Brautaset.

3. Dagordning

Ingen övrig fråga anmäls.

Beslut: Mötets dagordning fastställs.

4. Föregående protokoll

Inga synpunkter framkom.

Beslut: Protokollet läggs till handlingarna.

5. Aktuellt på KIB

Marie Ols tar upp följande punkter:

En miljörevision av KIB genomfördes under förmiddagen den 25 maj. Den gick bra, KIB fick beröm för ett ambitiöst och strukturerat miljöarbete. En rapport från miljörevisorn kommer senare.
Face of AIDS-arkivet har ännu inte tagits upp i Etikrådet. Däremot har beslut nu fattats om att arkivansvaret går över till KI:s centrala arkiv, medan KIB behåller ansvaret för tillgängliggörandet.
Carina Ahlberg berättar om samarbetet mellan Stockholm Trio-biblioteken. Under april genomfördes en gemensam digital halvdagskonferens, med efterföljande (fysiskt) mingel. Man har också startat en gemensam studiecirkel om artificiell intelligens, där sammanlagt 18 medarbetare deltar. Dessutom har bibliotekscheferna regelbundna möten.
KIB har fått en ny bibliotekschef, Miriam Nauri som närmast kommer från Handelshögskolans bibliotek och tillträder sin nya tjänst den 1 september.
Medarbetarundersökningen har gett ett gott resultat på KIB, som hade den

högsta svarsfrekvensen på KI. Såväl medarbetarskap som ledarskap fick goda betyg.

6. Budgetuppföljning

Marie Ols presenterade bibliotekets budgetuppföljning. Man har nu fått en prognos från BIBSAM angående nästa års läs- och publiceringsavgift där man nu troligen sätter in ”dämpande åtgärder” vilken skulle innebära att KI:s kostnader blir 60 mkr i stället för 72 som tidigare beräknats. Några olika tänkbara scenarier har presenterats, men inget är ännu bestämt om den slutliga fördelningen av kostnader mellan lärosätena.

KIB:s budget i stort ser ut att gå med ett överskott på 4 mkr i år, det beror till exempel på svårigheter att rekrytera vissa personalkategorier, långtidssjukskrivningar samt uteblivna konferensresor pga. pandemin.

2023 beräknas biblioteket i stället gå med ett underskott på 4 mkr. Detta beror på ökade lönekostnader och kostnader i samband med RIMS-förvaltningen. Detta kan täckas med myndighetskapital.

7. RIMS

Sofie Albinsson berättade om läget för upphandlingen av ett RIMS. Man kommer nu att förhandla med en leverantör och förhoppningsvis kan ett beslut komma nästa vecka. Finansieringen är ännu inte klar, och kostnaden kan variera något beroende på vilket system man väljer, och om systemet ska ”hostas” hos leverantören eller hos ITA.

8. Projekt för nya vägar till publicering

Sofia Samuelsson och Henrik Åkerfelt presenterade ett pågående projekt som KIB arbetar med, och i samband med detta beskrevs de olika stegen i processen som används för att utveckla nya tjänster på KIB. Syftet med projektet var att utforska hypotesen att ett sammanhållet systemstöd för val av tidskrift att publicera sig i skulle hjälpa väldigt många forskare på KI.

Man började med enkät till KI-forskare som fick ovanligt många svar, över 200. Utifrån detta utvecklades en första prototyp. Denna diskuterades på djupet i en mindre grupp på 10 forskare, varpå en ny prototyp togs fram. Det blev under processens gång mycket tydligt att vad som är viktigt är olika för olika forskare. Den största skillnaden ser man mellan juniora respektive seniora forskare. Detta är mycket viktig information att få redan på detta tidiga stadium, då det sparar mycket tid senare.

I prototypen kan man till exempel välja att hitta tidskrift utifrån olika kriterier (OA/ inte OA, ämnesområde, förbetald av KI, impact factor, med mera), och jämföra tidskrifter ur olika aspekter. Just nu gör man ett tekniskt test, där man hämtar hem data från de olika källor som skulle behövas, man försöker lösa det viktigaste och svåraste först. Man tittar också på juridiska aspekter på data.

Biblioteksrådet kommenterar detta med att uttrycka förvåning över att så många forskare upplever det som svårt att välja tidskrift. I regel är det inte så många man har att välja på, då man som forskare ofta är superspecialiserad på sitt område och vet precis vilka tidskrifter som gäller. Dessa bör man förstås också läsa för att hålla sig uppdaterad. Svårigheten är störst bland juniora forskare, och här ser man att doktorandhandledarna har ett ansvar. Det har dock på senare tid kommit många nya tidskrifter, inte minst bland de som OA-publicerar, och nya krav på öppen publicering från finansiärer som kan vara snåriga att hålla koll på. Där kan kanske ett systemstöd hjälpa till.

9. Nya sätt att bemanna fysiska supporten på KIB

Petra Björk berättar att frågorna till bibliotekets supportfunktion i rummet har minskat drastiskt under de senaste 5 åren, där får man också mycket få avancerade frågor. Det har däremot kommit flera frågor till den digitala supporten (chatt, mejl, telefon), där man kan få allt från enkla till mycket avancerade frågor.

Det finns också ett minskat antal medarbetare som kan ta pass i fysiska supporten, då KIB på senare år har fått ett utökat uppdrag men färre resurser. Därför har man nu beslutat att från och med hösten anställa ett antal studentamanuenser från bibliotekarieutbildningarna som kan bemanna den fysiska supporten, vilket ger möjlighet att stärka kompetensen hos den ordinarie personalen som bemannar den digitala supporten.

10. Språkverkstaden

Petra Björk berättar att man efter förfrågan från Försvarshögskolan om att få köpa tillgång till språk- och skrivstöd från KIB beslutat att på prov inleda ett samarbete, till att börja med under perioden september-februari. Detta gäller undervisning och handledning i akademiskt skrivande på svenska, och omfattningen är 20% av en heltid. Dessa timmar kommer att ersättas av annan skrivpedagog (rekrytering) och man gör sedan en gemensam utvärdering innan beslut fattas om en eventuell fortsättning.

Språkverkstaden har också fått ett utökat uppdrag från Internationella kansliet, gällande stöd till två nya masters-program. Omfattningen är 50% av en heltid och även här kommer timmarna kommer ersättas av annan skrivpedagog (rekrytering).

Den analys av KI:s behov av Språkverkstadens tjänster som gjorts och som presenterades på biblioteksrådets möte den 6 december 2021 är nu uppe för dialog med kommittéerna för utbildning resp. forskarutbildning, U&L, internationella kansliet samt universitetsförvaltningen.
Tills vidare behåller Språkverkstaden dagens uppdrag, men tar nya uppdrag om finansiering finns och det är möjligt att rekrytera.

11. Konsekvenser av att avstå från nya transformativa avtal

Frida Fick, Frida Jakobsson, Lars Nordesjö och Lina Waltin presenterade sitt arbete med att analysera vad konsekvenserna skulle bli av att avstå från att förnya ett eller flera transformativa avtal.

Vad skulle detta innebära för OA-publiceringen? En konsekvens skulle sannolikt bli att det blir svårare och/eller dyrare att tillmötesgå såväl Regeringens målbild för öppen tillgång, som de finansiärer som ställer krav på omedelbar öppen tillgång. Detta kanske i sin tur kan innebära en risk för framtida problem att få forskningsmedel.
Om de fem avtal där KI publicerar mest (Wiley, Springer Nature Fully OA, Elsevier, Springer Compact samt Taylor & Francis) sägs upp skulle det troligen innebära att KI:s OA-publicering i förlagens tidskrifter skulle minska, men inte till samma nivå som innan avtalen.
Skulle det bli billigare eller dyrare om Bibsam-avtalen sägs upp? Det beror på vilken lästillgång KI vill ha, och hur mycket KI vill publicera med omedelbar öppen tillgång i någon av titlarna som sägs upp.
Vad blir påverkan på möjligheten att läsa de tidskrifter som inte är OA- tidskrifter? Om KI säger upp antingen Elsevier-avtalet eller alla fyra avtalen i analysen som innehåller läsning utöver publicering skulle det få följande inverkan på KI-forskares möjlighet att läsa artiklar i förlagens tidskrifter:
- Om Elsevieravtalet sägs upp skulle lästillgången till 2350 tidskrifter inklusive Cell och Lancet försvinna, varav ca 450 är välanvända eller hyfsat välanvända.
- Om alla de fyra avtalen som innehåller läsning skulle sägas upp så skulle 50 % av det totala antalet tidskrifter biblioteket ger tillgång till, samt underlaget för ca 1/3 av KI-forskares nedladdning, försvinna.
- KI:s forskare skulle troligtvis i större utsträckning få komma åt att läsa artiklar via tjänsten Get It Now, med en viss fördröjning i accessen, samt ingen tillgång till artiklar Online ahead of print och liknande.

KB har också tittat på hur forskare i Sverige upplevde den uppsägning av Elsevier- avtalet som gjordes 2018. Det framkommer tydligt att forskare inom naturvetenskapliga områden är mest negativa, medan humanioraforskare inte påverkades lika mycket då man har andra publiceringsmönster. Hela utvärderingen finns att läsa på KB:s webb.

Slutligen har man tittat på totalkostnaden för de fyra förlagens tidskrifter 2021, samt vad som återstår för läsning efter att listpris för publiceringar dras av. (Se tillhörande bild/tabell längst ned på sidan)

12. Rådets nästa möte

Höstens möten beslutas via en Doodle som Marie Ols skickar ut.

13. Mötet avslutas

Ordföranden tackade för ett bra möte samt förklarade mötet avslutat.

Ordförande

Anders Gustafsson e-signering

Sekreterare Carina Ahlberg e-signering

Justeras
Rune Brautaset e-signering

Bild/tabell till punkt. 11.

Hade du nytta av informationen på denna sida?

Om du vill att vi ska kontakta dig angående din feedback, var god ange dina kontaktuppgifter i formuläret nedan

Redaktör: Bibliotekets webbredaktion

Senast uppdaterad: 2023-04-13