Protokoll från Biblioteksrådets sammanträde 2022-02-22

Denna sida är ett protokoll från 2022-02-22 som har tillgängliggjorts som webbversion. I och med att informationen på sidan är samma som i originalet kan t.ex. logotyper och kontaktuppgifter vara inaktuella.

Tid: 13.00 – 15.00
Plats: Digitalt via Zoom

Närvarande:
Anders Gustafsson, ordförande
Marie Ols, tf. bibliotekschef
Rune Brautaset
Lennart Brodin
Anna Krook
Maria Watter
Frida Fick, adjungerad
Carina Ahlberg (sekreterare)
Wilhelm Widmark, överbibliotekarie Stockholms Universitetsbibliotek, inbjuden gästtalare

Anmält förhinder:
Evelyn Olander
Olivia Andersson

1. Mötet öppnas

Ordförande Anders Gustafsson öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Anna Krook.

3. Dagordning

Ingen övrig fråga anmäls.

Beslut: Mötets dagordning fastställs.

4. Föregående protokoll

Inga synpunkter framkom.

Beslut: Protokollet läggs till handlingarna.

5. BIBSAM-konsortiet

Wilhelm Widmark som förutom att vara överbibliotekarie på Stockholms universitetsbibliotek också är vice ordförande för BIBSAM-konsortiets styrgrupp berättade om konsortiets arbete och roll. Hans presentation bifogas protokollet.

Diskussion
Frida Fick undrar hur BIBSAM ser på vad som händer efter 2024. Vissa finansiärer (FORMAS, FORTE och Vinnova) som deltagit i plan S säger sig då inte längre godkänna publiceringar i hybridtidskrifter. Wilhelm svarar att diskussioner pågår, och det är oklart hur hårda finansiärerna kommer att vara på denna punkt. Grundtanken med de transformativa avtalen är att vi på sikt ska betala enbart för publicering, inte för läsning. Men än så länge är vi är långt ifrån detta, fortfarande publiceras mer bakom betalväggar än öppet tillgängligt.

BIBSAM-konsortiet har tagit fram en modell för intern kostnadsfördelning, baserat på en utredning som man lät göra för några år sedan. I denna presenterades ett antal scenarier, varav ett (scenario C) ansågs mest realistiskt att genomföra. Enligt denna modell ska betalningen bygga till 90% på publicering och 10% på läsning. Konstruktionen kan se olika ut mellan olika avtal, men förändringen kan inte genomföras i ett svep då detta skulle kunna slå alltför hårt mot enskilda lärosäten, utan den kommer att införas stegvis.

Frida undrar vidare vad framtiden blir för BIBSAM-konsortiet då transformationen är genomförd, blir det bara en sammanslutning för de cirka 10 lärosäten som publicerar mest?

Wilhelm svarar att konsortiet även förhandlar fram nationella avtal för t ex databaser, och där kan ju de mindre lärosätena och myndigheterna fortsatt delta. När

det gäller tidskriftsavtal betalar de mindre lärosätena som inte publicerar så mycket idag en grundavgift för läsningen. Men på sikt kan de ju läsa fritt och behöver då troligen inte ingå i BIBSAM-konsortiet i detta avseende.

6. Aktuellt på KIB

Marie Ols tar upp följande punkter:

Rekrytering av bibliotekschef. Anders Gustafsson som ingår i rekryteringsgruppen informerade om att man nu kommit fram till fyra kandidater som kommer att intervjuas under kommande vecka. Dessa ska sedan bli två, som kommer att träffa olika referensgrupper, bland annat KIB:s avdelningschefer i mitten av mars.
Upphandling av system. Just nu pågår upphandlingen av ett RIMS (Research Information Management System) och detta beräknas vara klart i juni. Implementering ska sedan ske under hösten, för att sedan under 2023 övergå i förvaltning, där KIB har huvudansvaret. Även ett nytt bibliotekssystem behöver upphandlas under året, och där har en gedigen behovsanalys genomförts av bibliotekets personal.
Internrevision av KIB. Under 2022 ska KIB genomgå en revision avseende styrning, delegation och ekonomi. Detta ser man fram emot, kan leda till bra diskussioner och utvecklade arbetssätt.
Uppföljning av frågan om Face of AIDS-arkivet som togs upp på föregående möte. Etikrådet har meddelat att de kommer att ta upp frågan, men datum för detta är ännu inte satt.
Implementering av läs- och publiceringsavgift. Medarbetare från KIB har varit inbjudna till olika institutioner som arbetar med att genomföra detta. Institutionerna har valt att göra lite olika – några tar avgiften som INDI-kostnad, andra försöker lägga ut den på forskargrupper. Anders Gustafsson kommenterar att det inte är lämpligt att lägga detta på INDI, då det ju helt klart är en direkt kostnad. Det var hela tanken med att lägga ut detta på institutionerna, annars hade man kunnat dra av detta på INDI centralt.

7. KIB:s verksamhet 2021

Carina Ahlberg berättar om den sammanställning av KIB:s verksamhet 2021, som nu finns att läsa på KIB:s webbplats. Årets övergripande mål var att styra KIB:s resurser mot omställningen till öppen vetenskap, genom att delvis ställa om verksamheten. Detta anser man att man lyckats med. Biblioteket har tagit sig an flera nya uppdrag inom området öppen vetenskap, utan att utöka kostnaden eller det totala antalet medarbetare. Detta har åstadkommits genom att man kunna arbeta mera effektivt i olika delar av organisationen, i synnerhet inom områdena undervisning och support i rummet där man förflyttat fokus till digitala kontakter med användarna. Här har naturligtvis pandemin skyndat på utvecklingen mot en än mer digital användning av biblioteket.

Bibliotekets bokslut 2021 visade en ganska stor avvikelse från budget, då man budgeterat med ett underskott på 18 mkr men slutligen landade på 5 mkr. Detta förklaras huvudsakligen av följande:

Mediakostnader ca 4,5 mnkr lägre än budget
Personalkostnader ca 3,4 mnkr lägre än budget
Avskrivningar ca 2 mnkr lägre än budget
Övriga driftskostnader ca 1,5 mnkr lägre än budget
Intäkt utanför budget (digital examination) på 800 000 kr (avskrivning 3 år)

Detta gör att KIB har ett kvarvarande myndighetskapital på 10 mkr.

Biblioteksrådet ger beröm till bibliotekets medarbetare, många goda insatser har gjorts. Maria Watter ger speciellt beröm till bibliotekets IT-support där man haft ett gott samarbete med U&L runt digitala examinationer.

8. Budget 2022

Bibliotekets budget för kommande år landar på 120 985 tkr. De huvudsakliga intäkterna är följande:

INDI-intäkt 116 510 tkr (18 % av KI:s centrala INDI)
Övriga interna intäkter ca 2 mnkr (studieavgift, digital examination, kursersättning, omställningsmedel)
Intäkter avgifter ca 2,5 mnkr: Bibliometri, KI Bildmakarna

OA-avgift ca 72 mnkr bokförs på KIB som en kostnadsreducering (direkta kostnader för transformativa e-tidskriftsavtal), och inte som en intäkt. Detta kan göra att det blir lite svårare att jämföra budget över åren, eftersom mediakostnaderna tidigare ingått i KIB:s budget som en INDI-kostnad.

En utmaning under året är att kunna fortsätta utveckla nya tjänster av hög kvalitet utan ökad finansiering.
KIB har de senaste åren varit ytterst återhållsam vid ny-/ersättningsrekryteringar på grund av ofinansierade kostnadsökningar, och man har som tidigare nämnts samtidigt via strategiskt effektiviseringsarbete omfördelat resurser inom biblioteket för att möta upp nya uppdrag inom öppen vetenskap. Detta har gjort att personalstyrkan har minskat. (Se diagram längst ned på sidan)

Detta är inte en hållbar väg i längden utan en situation som behöver lösas. Med RIMS-ansvaret följer finansiering av två tjänster från och med 2023, men det finns också andra verksamheter som kan komma att växa, till exempel hanteringen av forskningsdata.

9. År 2022 på KIB - prioriterat mål och andra viktiga aktiviteter

Det prioriterade målet för KIB 2022 är följande: ”KIB har kompetens att ligga i framkant i tillämpningen av digitala tekniker”.

KIB har en lång tradition av att ligga i framkant på det digitala området och för att kunna fortsätta göra detta krävs en satsning på både bredd och spets. Det händer väldigt mycket i omvärlden just nu, till exempel inom områdena AI och maskininlärning och detta är något man behöver förstå bättre, för att kunna fortsätta utveckla tjänster av hög kvalitet.

Andra större aktiviteter under året är:

Upphandling och implementering av system för forskningsinformation (RIMS)
Upphandling av bibliotekssystem
Utveckling av hybridbiblioteket/ -arbetsplatsen
Uppföljning av finansieringsmodellen för OA-publicering
KIB genomför handlingsplanen för hållbar utveckling
KIB bidrar till att KI:s publikationer och data så långt som möjligt uppfyller

FAIR-principerna (Findable, Accessible, Interoperable och Reusable)
Implementering av KIB:s metadatastrategi
Ny bibliotekschef på plats

10. Rådets nästa möte

Nästa möte äger rum den 25 maj kl 13-15 på KIB i Solna.

11. Mötet avslutas

Ordföranden tackade för ett bra möte samt förklarade det avslutat.

Ordförande

Anders Gustafsson e-signering

Sekreterare Carina Ahlberg e-signering

Justeras Anna Krook e-signering

Bild/tabell till punkt 8.

Hade du nytta av informationen på denna sida?

Om du vill att vi ska kontakta dig angående din feedback, var god ange dina kontaktuppgifter i formuläret nedan

Redaktör: Bibliotekets webbredaktion

Senast uppdaterad: 2023-04-13