Protokoll från Biblioteksrådets sammanträde 2021-05-17

Tid: 13.00 – 16.00

Plats: digitalt möte via zoom

Närvarande:
Anders Gustafsson, ordförande
Annikki Roos, bibliotekschef
Johanna Lanner, ledamot
Lennart Brodin, ledamot
Anna Krook, ledamot
Ulla Nygren, ledamot
Evelyn Olander, studeranderepresentant MF
Maria Watter, adjungerad
Petra Björk, (adjungerad)
Frida Fick, (adjungerad)
Gunnar Gustafsson Wiss (adjungerad)
Eva Tegelberg (adjungerad)
Marie Ols (sekreterare)

1. Mötet öppnas

Ordförande Anders Gustafsson öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare
Beslut: Till justerare utses Johanna Lanner.

3. Dagordning

Ingen övrig fråga anmäls.

Beslut: Mötets dagordning fastställs.

4. Föregående protokoll

Ledamot Johanna Lanner är felaktigt uppsatt som närvarande. Beslut: Efter ovanstående rättning läggs protokollet till handlingarna.

5. Aktuellt på KIB

• Annikki Roos informerar att det vid föregående rådsmöte redovisades statistik över utfallet av bibliotekets tjänster under pandemin. Det angavs då att KIB:s genomförda undervisningstimmar under pandemin, som ett resultat av att undervisningen digitaliserats, minskat med 40%. Denna uppgift var felaktig. Den rätta uppgiften är 23%.
   
• Avdelningschef Petra Björk redogör för förändringar av KIB:s bemanning i de publika bibliotekslokalerna. I syfte att uppnå bättre resurseffektivitet kommer KIB, från hösten 2021, minska bemanningen i de fysiska biblioteken i Solna och Flemingsberg. I stället för att bemanna heldag kommer KIB bemanna de publika lokalerna vardagar mellan 10–14. Detta i kombination med att biblioteket dagligen är öppet för studenter och anställda, med möjlighet till självservice, mellan 07.00 – 22.00 (meröppet). Den digitala supporten bemannas som tidigare mellan 9-16. Förändringen kommer följas upp och utvärderas löpande under hösten. KIB kommer se över möjligheten att kunna erbjuda meröppet även till externa användare samt se om den digitala supporten i bibliotekslokalerna kan utvecklas.
   
• Petra Björk redogör vidare för pågående behovsanalys av språkverkstaden. Språkverkstadens uppdrag formulerades av dåvarande styrelsen för utbildning. Uppdraget innebär skriv- och texthandledning samt undervisning i syfte att stödja studenternas utveckling i det akademiska skrivandet på svenska och engelska. Språkverkstaden genomför dessutom stödinsatser för doktorander efter förfrågan från kurs- och programkommittén/kommittén för forskarutbildning. Insatserna omfattar undervisning och handledning i akademiskt samt populär-vetenskapligt skrivande. Språkverkstadens medarbetare har genom åren ofta fått förfrågningar om att bistå med aktiviteter som varken beskrivs i uppdraget eller ryms inom nuvarande finansiering. Doktorandstödet är exempel på en sådan förfrågan. Det behövs därför genomföras en behovsanalys av Språkverkstaden för att se över nuvarande uppdrag. Behovsanalysen kommer genomföras i samverkan med uppdragsgivare (kommittéerna) och redovisas för biblioteksrådet.
   
• Enhetschef Frida Fick redogör för genomfört seminarium om pre-publicering och de utmaningar och möjligheter spridning av tidiga forskningsresultat innebär. Seminariet öppnades av rektor och fortsatte sedan i en panel- diskussion ledd av Emma Frans. I diskussionen deltog Gustav Nilsonne, Birgitta Henriques Nordmark, Gert Helgesson och Petter Brodin. Seminariet var välbesökt och följdes av ca 200 deltagare. Det är tydligt att det finns ett behov av stöd i form av information och support gällande pre-publicering.

6. Budget 2022

Uppföljning budget 2021
Annikki Roos redogör för prognos för KIB:s ekonomiska verksamhetsutfall 2021. Hittills följer KIB i stort budget, vilket innebär ett underskott på ca 18 MKr vid verksamhetsårets slut. KIB förvaltar 15 MKr i myndighetskapital som kan användas för att täcka underskottet. Några osäkerhetsfaktorer kan påverka resultatet. Dels kan ytterligare kostnader tillkomma för publiceringar utanför tidskriftsavtalens publiceringskvoter, vilket kan öka underskottet. Dels kan utfallet av kostnader för ombyggnationen av bibliotekets lokaler i Solna fördröjas, eftersom det pågår en tvist mellan Akademiska hus och huvudentreprenören, vilket kan minska underskottet.

Budget 2022
Roos redogör vidare för arbetet med budget 2022. En tidig prognos uppvisar ett underskott på ca 35 Mkr. Prognosen är gjord utifrån nuvarande finansieringsmodell med intäktsuppräkning i nivå med PLO (pris- och löneomräkningen). Underskottet beror på kraftigt ökade kostnader kopplade till bibliotekets mediabudget. Ett flertal transformativa avtal är under omförhandling/förhandling, vilket ökat kostnaderna för biblioteket. Likaså förs diskussioner i Bibsamkonsortiet om kostnadsfördelning mellan konsortiets medlemmar, där en större del av kostnader i framtiden kommer bäras av lärosäten med hög publiceringsgrad. Eftersom KIB:s myndighetskapital kommer förbrukas under 2021 behöver 2022 års underskott, om finansierings- modellen inte ändras, täckas upp på annat sätt.

Ny finansieringsmodell av transformativa tidskriftsavtal – Lägesrapport
Planeringsdirektör Gunnar Gustafsson Wiss, ekonomidirektör Eva Tegelberg och enhetschef Frida Fick redogör för MEG-gruppens pågående arbete att ta fram en ny finansieringsmodell för bibliotekets transformativa tidskriftsavtal. En särskild arbetsgrupp har satts samman under MEG-gruppen bestående av Eva Tegelberg (ordförande och sammankallande), professor Caroline Graff, professor Konstantinos
 Meletis, studentrepresentant Emanuel Zavalis, enhetschef Frida Fick samt controller Olle Eriksson.

Arbetsgruppen har avgett en rapport som presenterats för MEG-gruppen. I rapporten anges fyra möjliga finansieringsmodeller: scenario 1, fortsatt finansiering via INDI (höjning av nuvarande INDI); scenario 2, finansiering direkt via forskningsanslaget; scenario 3, finansiering genom en fast årlig OA-avgift (läs-och publiceringsavgift); scenario 4, finansiering genom publiceringsavgift som debiteras vid publicering. I rapporten förordar arbetsgruppen scenario 3, finansiering genom en fast årlig OA-avgift (läs-och publiceringsavgift). Argumenten är följande: Modellen är lätt att administrera eftersom KI redan har en etablerad modell för debitering av avgift (IT-avgiften). En direkt OA-avgift kan öka möjligheten att få kostnaderna täckta av externa finansiärer. Lösningen innebär att både anställda och anknutna är med att finansera avtalen. MEG-gruppen har diskuterat arbetsgruppens rapport och ställer sig bakom gruppens förslag. Rapporten kommer lyftas till universitetsledning för vidare handläggning och beslut.

7. Bibliotekssamverkan Campus Flemingsberg

Vid föregående rådsmöte presenterade projektledare Carina Ahlberg slutrapport från projekt om möjligt bibliotekssamarbete vid campus Flemingsberg. Rapporten lyfter yra alternativa samarbetsscenarier, från ett enklare samarbete kring vissa funktioner till ett scenario med ett helt nytt gemensamt bibliotek. Projektgruppen förordade det sista scenariot.

Bibliotekschefen redovisar en analys över förväntade konsekvenser vid en implementering av projektgruppens förslag. Analysen bygger på diskussioner som förts i KIB:s ledningsgrupp. Bibliotekschefens sammantagna bedömning är att det nuläge inte finns förutsättningar för KI/KIB att gå vidare med projektgruppens förslag, eftersom de förväntade positiva effekterna av förslaget inte överträffar de negativa. Detta utesluter inte möjligheten till framtida bibliotekssamverkan vid Campus Flemingsberg. Vilka områden/tjänster/former det i så fall skulle handla om behöver definieras gemensamt i dialog mellan berörda bibliotek.

Diskussion

Beslut: Biblioteksrådet ställer sig bakom bibliotekschefens bedömning.

8. RIMS, Research Information Managment System

Avdelningschef Sofie Albinsson Cantwell redogör för läget gällande projektet Systemstöd för forskningsinformation (RIMS). Projektet är en del av KI:s program för informationshantering och Strategi 2030. Projektet påbörjades mars 2020 och lämnade rapport till programmets styrgrupp i april 2021. Projektgruppen har bestått av deltagare från KIB och universitetsförvaltningen. Till projektet har även en referensgrupp varit knuten med representanter från KI:s forskningsverksamhet. Projektets syfte är att skapa ett sammanhållet systemstöd som möjliggör lättill- gänglig information om så väl KI:s forskare som den forskning som bedrivs/bedrivits vid KI.

Utifrån projektgruppens rapport har ett beslutsunderlag tagits fram som förordar att ett systemstöd för forskningsinformation upphandlas och implementeras samt att universitetsbiblioteket får förvaltningsansvar för systemets core-modul. Informationshanteringsprogrammets styrgrupp har ställt sig positiva till beslutsunderlaget. Universitetsledningen kommer ta slutgiltigt beslut i frågan.

9. Rådets nästa möte

Datum för nästa rådsmöte fastställs till 13/9, 09.00 – 11.00.

10. Mötet avslutas

Ordförande avslutar mötet och tackar ledamöterna för givande diskussion.

Ordförande

Anders Gustafsson e-signering

Sekreterare

Marie Ols e-signering

Justeras

Johanna Lanner e-signering