Protokoll från Biblioteksrådets sammanträde 2021-02-26

Denna sida är ett protokoll från 2021-02-26 som har tillgängliggjorts som webbversion. I och med att informationen på sidan är samma som i originalet kan t.ex. logotyper och kontaktuppgifter vara inaktuella.

Tid:
09.00 – 11.30

Plats:
Digitalt möte via zoom

Närvarande:
Anders Gustafsson, ordförande
Annikki Roos, bibliotekschef
Johanna Lanner
Lennart Brodin
Anna Krook
Ulla Nygren
Evelyn Olander, MF
Petra Björk KIB, adjungerad
Sofie Albinsson Cantwell KIB, adjungerad
Fredrik Persson KIB, adjungerad
Marie Ols (sekreterare)

Anmält förhinder:
Maria Watter, adjungerad

1. Mötet öppnas

Ordförande Anders Gustafsson öppnar mötet och hälsar alla välkomna. Ett särskilt välkommen riktas till Evelyn Olander, ny studeranderepresentant MF.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Anna Krook.

3. Dagordning

Ingen övrig fråga anmäls.

Beslut: Mötets dagordning fastställs.

4. Föregående protokoll

Beslut: Föregående protokoll läggs till handlingarna.

5. Informationspunkter

Avdelningschef Petra Björk redogör för förändringar av baspaket i informations- kompetens. KIB erbjuder idag 6 h undervisning i informationskompetens till KI:s utbildningsprogram (baspaket). Från vt 2022 kommer KIB istället erbjuda 4 h synkron undervisning kombinerat med möjlighet till webbaserade självstudier via canvas. Förändringen är ett led i KIB:s effektiviseringsarbete och en konsekvens av KIB:s ekonomiska läge. Kommittén för utbildning är underrättad.

Administrativ chef Marie Ols redogör för KIB:s bokslut 2020. Bibliotekets verksamhet redovisar ett underskott på ca 10 Mkr. Budgeterat underskott var ca 13 Mkr. Avvikelsen beror på lägre kostnader för personal, lokaler och avskrivningar. KIB har avvaktat flera rekryteringar pga. det ekonomiska läget och utfallet av kostnader för bibliotekets ombyggnation i Solna har fördröjts. KIB gick in i verk- samhetsår 2020 med ett ackumulerat myndighetskapital på 25 Mkr. 2020 års resultat innebär att KIB går in i verksamhetsår 2021 med ett återstående myndighetskapital på ca 15 Mkr. Kapitalet kommer användas för att täcka budgeterat underskott 2021 på ca 18 Mkr. Under våren kommer MEG-gruppen föreslå en ny intäktsmodell för de transformativa tidskriftsavtalen. Den nya modellen ska tas i bruk 2022 med syfte att ge KIB en budget i balans.

Bibliotekschef Annikki Roos informerar att biblioteket utvecklat webbsidor med information och vägledning till KI:s forskare kopplat till den reviderade policyn för öppen publicering.

Vidare informerar Roos om pågående utvärdering av KIB:s organisation, bl.a. uppföljning av risk- och konsekvensbedömning och medarbetarenkät. Förutom organisatoriska frågor behandlas också frågor om arbetsätt, ledning och styrning.

KIB har färdigställt verksamhetsberättelse 2020. Året präglades naturligtvis i hög grad av pandemin och digitalisering, men några andra viktiga händelser lyfts, bl.a. KIB:s reviderade uppdrag och inflytt i de nyrenoverade bibliotekslokalerna i Solna.

6. Bibliotekssamverkan Campus Flemingsberg

Projektledare Carina Ahlberg presenterar rapport från slutfört projekt om möjligt bibliotekssamarbete vid campus Flemingsberg. Projektgruppen har varit sammansatt av medarbetare från biblioteken vid KI, Södertörns högskola och KTH med en styrgrupp bestående av respektive bibliotekschef. Slutrapporten lyfter fyra alter- nativa samarbetsscenarier, från ett enklare samarbete kring vissa funktioner till ett scenario med ett helt nytt gemensamt bibliotek på campus Flemingsberg. Innan beslut tas i frågan behöver flera faktorer utredas vidare, bl.a. avseende lokaler, kostnadsbild och organisation, och rapporten kommer diskuteras i flera fora, bl.a. prefektgruppering Syd och lärosätesledningar.

Diskussion

Frågan tas upp igen för behandling vid rådets möte i maj.

7. KIB:s prioriterade mål och framgångsfaktorer 2021

Annikki Roos redogör för KIB:s styrmodell. Modellen har använts sedan 2019 och syftar till att säkerställa prioritering och verksamhetsfokus. Under 2021 är KIB:s prioriterade mål att styra bibliotekets resurser mot ett öppet vetenskapssystem, där biblioteket kan bemanna strategiskt viktiga områden, som t.ex. stöd vid öppen publicering. För att nå målet har två framgångsfaktorer identifierats: Att KIB använder resurser effektivt i alla delar av verksamheten och bemannar med rätt kompetenser. Som ett komplement till det prioriterade målet säkerställs också ett antal kontrollmått avseende budget, bibliotekets tjänsteutbud och medarbetarnas arbetsmiljö. Likaså pågår några ytterligare centrala nyckelaktiviteter, bl.a. upp- datering av KIB:s webbplats (kib.ki.se). Styrmodellen följs löpande upp på månads- basis i bibliotekets ledningsgrupp.

8. DAU (Data Access Unit) på KIB

T.f. avdelningschef Sofie Albinsson Cantwell och enhetschef Fredrik Persson redogör för KI:s Research Data Office (RDO). RDO ger KI:s forskare stöd i forskningsdokumentation, hantering, tillgängliggörande och bevarande av forskningsdata och är en virtuell organisation med personal från Arkiv, Grants

Office, IT-avdelningen och biblioteket. Bibliotekets uppdrag är bl.a. att ge information/stöd/support i anslutning till tillgängliggörande och öppen tillgång till data kopplat till publiceringsprocessen. Utmaningar framåt är att tydliggöra ansvarsfördelning och finansiering inom forskningsdataområdet på KI, bl.a. kring data innehållande personuppgifter, lagring och stödjande infrastrukturer.

9. Mötet avslutas

Ordförande avslutar mötet och tackar ledamöterna för givande diskussion.

Ordförande

Anders Gustafsson e-signering

Sekreterare

Marie Ols e-signering

Justeras

Anna Krook e-signering

Hade du nytta av informationen på denna sida?

Om du vill att vi ska kontakta dig angående din feedback, var god ange dina kontaktuppgifter i formuläret nedan

Redaktör: Bibliotekets webbredaktion

Senast uppdaterad: 2023-04-13