Protokoll från Biblioteksrådets sammanträde 2020-05-18

Denna sida är ett protokoll från 2020-05-18 som har tillgängliggjorts som webbversion. I och med att informationen på sidan är samma som i originalet kan t.ex. logotyper och kontaktuppgifter vara inaktuella.

Tid:
09.00 – 11.00

Plats:
Digitalt möte via zoom

Närvarande:
Anders Gustafsson, ordförande
Annikki Roos, bibliotekschef
Johanna Lanner
Lennart Brodin
Anna Krook
Maria Watter, adjungerad
Carina Ahlberg, adjungerad
Marie Ols, sekreterare

Anmält förhinder:
Ulla Nygren Studentrepresentant (vakant)

1. Mötet öppnas

Ordförande Anders Gustafsson öppnar möte och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Maria Watter

3. Dagordning

Beslut: Efter att ordförande anmält ytterligare informationspunkt, där det meddelas att den reviderade OA-policyn inte kommer behandlas vid kommande fakultetsmöte, fastställs dagordningen.

4. Föregående protokoll

Johanna Lanner lyfter fråga kring status vad gäller finansiering av artiklar som publiceras utanför avtalens artikelkvot. Bibliotekschef meddelar att det pågår diskussioner inom bibsamkonsortiet kring denna fråga och att man redan nu vet att det under innevarande år kommer publiceras fler artiklar än vad några avtal stipulerar. Det här är en mycket besvärlig situation som behöver lösas både på nationell- och lärosätesnivå under en övergångsperiod. Strävan är att alla avtal i framtiden, i likhet med Elsiveieravtalet, ska täcka all OA-publicering.

Beslut: Föregående protokoll läggs till handlingarna.

5. Aktuellt på KIB

Annikki Roos redogör för hur pågående pandemi påverkat bibliotekets verksamhet. Sedan mars sker bibliotekets undervisning och handledning digitalt och biblioteket har begränsad fysisk bemanning. Låneverksamheten har minskat, fler frågor kommer in via bibliotekets digitala kanaler och språkverkstaden har ett ökat tryck (ökning med 30 %) på sina tjänster. Vi kan också se en ökning av förfrågningar avseende systematiska sökuppdrag. Bibliotekets lokaler är öppna för studenter och KI- anställda och KIBs medarbetare följer dagligen upp hur många personer som befinner sig i biblioteket i syfte att undvika att överskrida riktlinjen för folksamlingar på högst 50 personer. I medeltal är ungefär 35 personer samtidigt i biblioteket (Flemingsberg). Särskild information har satts upp i bibliotekets grupprum och rummens inredning har anpassats till att högst två personer kan sitta i respektive rum.

Roos redogör vidare för pågående arbete kring bibliotekssamverkan vid Campus Flemingsberg. Bibliotekscheferna har beslutat, efter att förankrat frågan vid respektive lärosäte, att gå vidare i processen. En projektplan tas fram under höst 2020 med sikte på att ha en färdig projektrapport till sommaren 2021. Carina Ahlberg från KIB kommer verka som projektledare.

6. Verksamhetsbeskrivning 2019

Carina Ahlberg presenterar KIBs verksamhetsbeskrivning 2019. Dokumentet bifogas protokollet.

7. KIBs uppdrag och ekonomi

KIBs uppdragsbeskrivning är, på initiativ av biblioteksledningen, föremål för revidering. Universitetsbibliotekets roll på lärosätet är reglerat i bibliotekslag och högskoleförordning och KIBs uppdragsbeskrivning fastställs slutgiltigt av rektor. Biblioteksrådet diskuterar liggande förslag, som också presenterats för rektor, och föreslår några ändringar. Dokumentet revideras enligt rådets förslag och går därefter vidare i handläggningsprocessen.

KIBs budget 2020 uppvisar ett underskott på 12.8 Mkr. Anledningen är förflyttningen mot OA-publiceringen och transformativa tidskriftsavtal med förbetalda publiceringsavgifter. Sedan 2018 har KIB i sina prognoser lyft en kostnadsökning gällande mediabudgeten med över 20 procent. Under samma period har universitetsbibliotekets finansiering (INDIN) räknats upp med ca 1,9 procent årligen. Förutom dyrare avtal finns det flera osäkerhetsfaktorer inbyggda i de transformativa avtalen som gör det svårt att överblicka kostnadsbilden. Flera avtal innehåller stipulerade publiceringskvoter, vilket innebär att publicering efter uppnådd kvot behöver betalas utanför avtalet.

Den pågående förändringen av finansieringsbild av vetenskaplig publicering har satt hård press på universitetsbibliotekets finansieringsmodell. För att undersöka möjliga lösningar fick KIBs ledning i uppdrag av biblioteksråd och planeringsdirektör att dels göra en fördelning av kostnader i relation till uppdrag, dels se vilka kostnader som egentligen är direkta kostnader för utbildning och forskning och som bör lyftas ur INDIN för att finansieras av anslag och slutligen föreslå alternativa vägar mot en hållbar finansieringsmodell av de transformativa tidskriftsavtalen.

De förslag som presenteras för biblioteksrådet är följande: Vid genomgången av uppdrag/kostnader har ett antal verksamheter identifierats som borde bokföras som direkta kostnader för kärnverksamheten och belasta anslagsmedel istället för INDI. Förslaget är att kostnader motsvarande ca 15 Mkr (preliminär uppskattning) lyfts ur INDIN och istället finansieras via anslagsmedel. Huvuddelen avser grund- utbildningsanslag (ca 14 Mkr) och en mindre del (ca 1 Mkr) avser forskningsanslag. Vidare föreslås att KIB får tillåtelse att använda sitt myndighetskapital (25 Mkr) under 2020-2021 för att täcka bibliotekets underskott och att en utredning, samman- satt av representanter för biblioteksråd, bibliotek och förvaltning, tillsätts hösten 2020 med syfte att ta fram en hållbar finansieringsmodell för vetenskaplig publicering. KIB föreslår också att möjligheten att instifta en OA-fond, som täcker OA-publicering i tidskrifter som inte omfattas av bibliotekets avtal, utreds.

Biblioteksrådet diskuterar förslagen, som också kommer lyftas för diskussion på fakultetsnämndens möte den 20 maj. Återkoppling av fakultetsnämndens diskussion och eventuellt beslut kommer tas upp vid rådets första möte ht 2020, då bibliotekets budget för 2021 behandlas.

8. OA-policy, kommentarer och nästa steg

Nytt förslag till OA-policy har varit ute på remiss hos utvalda berörda aktörer vid KI. Förslaget kommer revideras med utgångspunkt i de kommentaret som inkommit. Biblioteksrådet kommer bjudas in till ett extra möte innan sommaren där det revide- rade dokumentet tas upp för diskussion.

9. Mötestider ht 2020

Alternativa tider för höstens möte kommer skickas ut till rådets ledamöter.

10. Övriga frågor

Inga övriga frågor anmälda.

11. Mötet avslutas

Ordförande avslutar mötet och tackar ledamöterna för givande diskussion.

Ordförande Anders Gustafsson

Sekreterare Marie Ols

Justeras Maria Watter

Hade du nytta av informationen på denna sida?

Om du vill att vi ska kontakta dig angående din feedback, var god ange dina kontaktuppgifter i formuläret nedan

Redaktör: Bibliotekets webbredaktion

Senast uppdaterad: 2023-04-13