Protokoll från Biblioteksrådets sammanträde 2020-03-10

Denna sida är ett protokoll från 2020-03-10 som har tillgängliggjorts som webbversion. I och med att informationen på sidan är samma som i originalet kan t.ex. logotyper och kontaktuppgifter vara inaktuella.

Tid: 09.00 – 11.00
Plats: Universitetsbiblioteket, Solna

Närvarande:
Anders Gustafsson (ordförande)
Johanna Lanner
Lennart Brodin
Anna Krook
Ulla Nygren (via länk)
Josefine Andersson, studeranderepresentant MF (från dagordningspunkt 7.)
Henrik Schmidt, adjungerad (dagordningspunkt 6.)
Marie Ols (sekreterare)

Anmält förhinder:
Maria Watter, adjungerad
Naomi Tsegai, studeranderepresentant OF

1. Mötet öppnas

Ordförande Anders Gustafsson öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Anna Krook.

3. Dagordning

Beslut: Dagordningen fastställs.

4. Föregående protokoll

Beslut: Föregående protokoll läggs till handlingarna.

5. Aktuellt på KIB

Annikki Roos redogör för bibliotekets säkerhetsarbete i relation till pågående smittspridning av covid-19 och de rekommendationer och anvisningar som upp- rättats av KI, Folkhälsomyndighet och regering. I detta läge hålls biblioteket öppet men, beroende på utvecklingsförlopp, kan bedömningen ändras. Bibliotekets ledning har regelbunden kontakt med säkerhetschef och universitetsdirektör.

Roos redogör för bibliotekets transformativa tidskriftsavtal, där både läsrättigheter och reducerade/förbetalda publiceringsavgifter ingår. I dagsläget kan KI:s forskare, genom bibliotekets avtal, publicera sig öppet tillgängligt i ca 10 000 tidskrifter. Vidare redogör Roos för den förändring av arbetsprocess som de transformativa avtalen innebär för bibliotekets medarbetare, där nya arbetsuppgifter tillkommit. Det finns också en osäkerhet vad gäller den slutgiltiga kostnaden för biblioteket/enskild forskare vid publicering i ett flertal avtal. Det är endast i avtalet med Elsevier som obegränsad OA-publicering finns inskriven. Vid publicering i flera andra tidskrifter kan det tillkomma extra kostnader för bibliotek/enskild forskare. Ett exempel är avtalet med Springer Nature. I avtalet finns en begränsning av antalet OA- publiceringar KI:s forskare kan göra utan kostnad. Siffran är framtagen utifrån tidigare publiceringsstatistik. Det har visat sig att KI:s forskare, under aktuell period, har publicerat 16 fler artiklar är avtalet stipulerar, vilket har gett biblioteket en merkostnad på 250 000 kr. Hur denna osäkerhet ska lösas på sikt behöver utredas vidare.

Slutligen redogör Roos om status gällande KIB:s uppdrag att genomföra en förstudie om möjligheten att införa ett RIMS-system (Research Information Management System)vid KI. Förstudien är en del av implementeringen av KI:s informations- hanteringsstrategi och syftet med studien är att utreda behov av systemstöd för samordning av information om KI:s forskning som t.ex. projekt, publicering, kompetens, forskningsdata och finansiering.

6. Ny OA-policy på KI

Bibliotekarie Henrik Schmidt redogör för pågående process inför framtagandet av en ny OA-policy vid KI. Gällande policy är från 2011 och det föreligger reviderings- behov, då det hänt mycket inom området de senaste åren avseende bl.a. krav på öppen tillgänglig publicering av forskningsresultat från offentliga finansiärer. Medarbetare från KIB har, som ett led inför framtagande av ny policy, även fört diskussioner med Kommittén för forskning.

Gällande policy uppmuntrar KI:s forskare att publicera öppet tillgängligt och förslaget från KIB är att skärpa skrivningen i den nya policyn utifrån tre principer:

KI:s forskare ska göra sina sakkunniggranskade publikationer öppet tillgängliga omedelbart i samband med publiceringstillfället.
KI:s forskare ska behålla fullständiga upphovsrättigheter till de publikationer som redovisar KI:s forskningsresultat.
Publikationerna ska uppfylla FAIR-principerna. (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable.

Biblioteksrådet för diskussion i anslutning till presentationen och lyfter några frågeställningar i relation till förslaget som Schmidt tar med sig i det fortsatta arbetet.

7. Bokslut 2019 och Budget 2020

Administrativ chef Marie Ols redogör för bibliotekets bokslut 2019, där årets resultat, tillsammans med ingående balans, gett KIB ett ackumulerat myndighets- kapital på ca 25 Mkr. Överskottet beror framförallt på ett lägre utfall för kostnader för media. På grund av de strandade förhandlingarna med Elsevier, är utfallet för kostnader för tidsskriftsavtal 20 Mkr lägre än budgeterat. I budgeten hade KIB beräknat att Bibsam, det nationella förhandlingskonsortiet, skulle ha ett nytt avtal på plats vid halvårsskiftet. Det nya avtalet kom istället att gälla från 1 januari 2020. KIB har också haft lägre utfall än budgeterat på övriga driftskostnader, personal- kostnader och avskrivningar. De senare posterna beror främst på förseningar och avvaktan vid rekryteringar/nytillsättningar, mindre kostnader för företagshälsovård samt fördröjning av ombyggnationen av bibliotekets lokaler i Solna och kostnader kopplad till denna.

Bibliotekets budget för 2020, som diskuterats vid rådets möte i oktober 2019, uppvisar ett underskott på ca 12 Mkr. Bibliotekets ledning för nu samtal med planeringsdirektör och universitetsdirektör om dels KIB:s användning av det uppkomna myndighetskapitalet; dels om delar av bibliotekets kostnader kan lyftas ur INDIN och belasta annat kostnadsställe. Vid biblioteksrådets möte i maj kommer ett förslag på delvis ny kostnadsfördelning delges rådet.

8. Campus Flemingsberg

Bibliotekschef Annikki Roos presenterar rapport från Björn Brorström och Birgitta Påhlsson gällande genomförd utredning av möjligt bibliotekssamarbete vid Campus Flemingsberg. Rapporten bygger på intervjuer av representanter för ledning, biblioteksanvändare och biblioteksmedarbetare vid respektive lärosäte (KI, KTH och Södertörns högskola). Rapporten beskriver en positiv inställning till samarbete bland de intervjuade, men uppvisar brister i analys av de faktiska möjligheterna till samordnad verksamhet utifrån lärosätenas myndighetsuppdrag. Vidare behövs ytterligare utredning genomföras avseende möjlig samlokalisering. Slutligen behöver en bredare undersökning av biblioteksanvändarnas framtida behov genomföras. Bibliotekscheferna vid respektive lärosäten kommer träffas i april för att diskutera hur arbetet tas vidare. Biblioteksrådet ställer sig positiv till fortsatt diskussion kring en möjlig bibliotekssamverkan i Flemingsberg och understryker samtidigt att ett sådant samarbete bör ge ett mervärde för Karolinska Institutet.

9. Övriga frågor

Inga övriga frågor anmälda.

10. Mötet avslutas

Ordförande avslutar mötet och tackar ledamöterna för givande diskussion.

Ordförande
Anders Gustafsson

Sekreterare
Marie Ols

Justerare
Anna Krook

Hade du nytta av informationen på denna sida?

Om du vill att vi ska kontakta dig angående din feedback, var god ange dina kontaktuppgifter i formuläret nedan

Redaktör: Bibliotekets webbredaktion

Senast uppdaterad: 2023-04-13