Protokoll från Biblioteksrådets sammanträde 2019-09-11

Tid: 
13.00 - 17.00

Plats:
Universitetsbiblioteket, Flemingsberg

Närvarande:
Annikki Roos (tillförordnad ordförande)
Johanna Lanner 
Lennart Brodin 
Caroline Graff 
Ulla Nygren (via länk) 
Josefine Andersson, studeranderepresentant MF
Lena Nilsson-Wikmar (adjungerad) 
Linda Lindström ( adjungerad) 
Fredrik Persson (adjungerad, dagordningspunkt 5)
Karin Hägerbro (adjungerad, dagordningspunkt 5)
Sofia Samuelsson (adjungerad, dagordningspunkt 5)
Carina Ahlberg (adjungerad, dagordningspunkt 6)
Marie Ols (sekreterare) 

Anmält förhinder:
Naomi Samuel, studeranderepresentant OF 

1. Mötet öppnas

Tillförordnad ordförande Annikki Roos öppnar möte och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Lennart Brodin

3. Dagordning

Ledamot Caroline Graff anmäler fråga om ordförandeskap i Biblioteksrådet. Frågan behandlas under dagordningspunkt 5, Aktuellt på KIB. Beslut: Efter ovanstående tillägg fastställs dagordningen. 

4. Föregående protokoll

Beslut: Föregående protokoll läggs till handlingarna. 

5. Aktuellt på KIB

• Caroline Graff lyfter frågan om hur ordförandeskapet i Biblioteksrådet ska bemannas när Karin Dahlman-Wright, tidigare ordförande i Biblioteksrådet, avgått från sin roll som prorektor. Kommer tillförordnad prorektor Anders Gustafsson träda in som ordförande? Bibliotekschef Annikki Roos tar frågan vidare till rektor.
• Avdelningschef Linda Lindström presenterar KIBs ny organisation som implementeras 1 oktober 2019. Istället för fem avdelningar och två enheter kommer KIBs verksamhet organiseras i tre avdelningar med ingående enheter. I den nya organisationen inrättas en ledningsgrupp, där alla med chefsansvar ingår och där de strategiska diskussionerna förs. Vidare inrättas ett arbetsutskott bestående av bibliotekschef, administrativ chef, avdelningschefer och ledningsstrateg, med uppdrag att förbereda och implementera beslut. Syftet med omorganisationen är att skapa en organisation som är flexibel, har tydliga beslutsvägar, närvarande chefer och möjliggör samarbets- och kompetens­delningsytor.
• Projektledare Fredrik Persson rapporterar från pågående planering inför ombyggnationen av biblioteket i Solna. Ombyggnationen kommer inledas i december och pågå under våren 2020. Dels kommer lokalyta omdisponeras mellan kontorsyta och publik yta och dels kommer ytan rustas upp. Ombyggnationen möjliggör en effektivare användning av lokalyta- delar av bibliotekets kontorsyta i Solna kan sägas upp - och skapar en förbättrad miljö för bibliotekets användare med tydliga ljudzoner och fler funktionella studieplatser. Under ombyggnationen kommer bibliotekets personal i Solna få tillfällig placering i Widerströmska Huset och en tillfällig bibliotekssupport (popup-bibliotek) i Hus 75 inrättas för att upprätthålla biblioteksservice i Solna.
• Bibliotekschef Annikki Roos rapporterar status i översynen/utredningen av ett möjligt samarbete mellan biblioteken vid Södertörns högskola, KTH och Kl (Campus Flemingsberg), där Björn Brorström, tidigare rektor vid Borås Högskola, nu är anlitad som särskild utredare. Brorström kommer genomföra intervjuer den 15 oktober med ett antal Kl-aktörer, däribland Biblioteksrådet. 
• Vidare rapporterar Roos status i den pågående förhandlingen med Elsevier. Parterna står nu närmare varandra och Bibsam väntas teckna ett nytt avtal inför 2020. Det är fortfarande oklart hur kostnaderna kommer fördelas mellan lärosätena i Bibsamkonsoriet.
   
• Systemvetare Karin Hägerbro och Sofie Samulesson rapporterar resultat från den "kundresa" KIB genomfört i i relation till studenters upplevelse av sin studiesituation. Studien är en del i KIBs användarcentrerade arbete. Hägerbro och Samuelsson redogör också för de förändringar KIB genomfört för att bättre möta upp resultaten från undersökningen och användarnas behov.

6. Benchmarking SUB och KTHB

Avdelningschef Carina Ahlberg har, på uppdrag av bibliotekschef och tidigare ordförande i Biblioteksrådet Karin Dahlman-Wright, jämfört verksamheten vid universitetsbiblioteken vid Karolinska Institutet, Stockholms universitet och KTH. Jämförelse har gjorts av organisation, finansiering, IT-utveckling, lokaler, tjänster och övrig verksamhet. Det tre universitetsbiblioteken har många likheter och erbjuder till stor del samma tjänster, men med olika ämnesfokus. Mot studentgruppen erbjuds undervisning, som ofta är integrerad i utbildningarna, och handledning i informationssökning och referenshantering samt lärandemiljöer i biblioteksrummet. Biblioteken stödjer forskare genom bl.a. rådgivning vid vetenskaplig publicering och systematiska sökuppdrag och lärosätenas bibliometriverksamhet bedrivs av biblioteken. Alla tre bibliotek har en uttalad ambition att arbeta integrerat med lärosätets kärnverksamhet och har som mål att stödja öppen vetenskap och att delta i arbetet med framtida hantering av forskningsdata. Den största skillnaden mellan biblioteken gäller innehav av tryckt vs elektroniskt material. Biblioteket vid Stockholms universitet är ett betydligt mer "boktungt" bibliotek än biblioteken vid Kl och KTH. Detta innebär att biblioteket har större lokalbehov för bl.a. magasinering, vilket också syns på hyreskostnaderna. Vad gäller kostnaderna för biblioteken i relation till lärosätenas omsättning ligger biblioteken vid Kl och KTH lägre än Stockholms universitets­bibliotek. 

7. Budget 2020

KI:s universitetsbibliotek, liksom övriga lärosätesbibliotek, behöver finansiera en växande mediabudget, då nya tidskriftsavtal innehåller både läsrättigheter och förbetalda publiceringsavgifter. Kostnaden för publicering av vetenskapliga artiklar kommer successivt omfördelas från direkta kostnader för enskilda forskningsprojekt till universitetsgemensamma kostnader via tidskriftsavtal, finansierade via universitetsbiblioteken. Med nuvarande uppräkning av INDI har KIB i nuläget ingen hållbar långsiktig finansiering för denna process. På nationell nivå, där SUHF är inkluderad, pågår diskussioner kring omdirigering av betalningsströmmar för vetenskaplig publicering, vilket, inom snar framtid, kan leda till förändring av finansieringsformen på nationell nivå.

Från 2019, inklusive prognos för 2020, har KIB:s mediabudget stigit med 15 Mkr, närmare 25 %. Inför detta möte, vid rådets möte den 15 maj, fick bibliotekschefen uppgift att se över möjliga kostnadsreducering, då en preliminär kostnadsprognos för 2020 resulterat i ett budgeterat underskott på 16 Mkr. KIB arbetar kontinuerligt med verksamhetsutveckling och resursoptimering, men en kostnadsökning i denna storlek, med nuvarande finansiering, är svår att möta utan att det påverkar verksamhetens kvalitet och möjligheten att genomföra uppdrag. Biblioteksrådets utlåtande Biblioteksrådet har tagit del av KIB:s budgetäskande 2020 och ställer sig bakom äskandet. Vidare menar Biblioteksrådet, att den omfördelning av publiceringskostnader som successivt införs med de nya OA-avtalen behöver adresseras på lärosätesnivå, i samverkan med inblandade aktörer som departement och forskningsfinansiärer. Slutligen ger Biblioteksrådet KIB:s ledning fortsatt uppdrag att se över KIBs totala ekonomi samt tydliggöra KIB:s uppdrag och gränsdragningar gentemot andra verksamheter på Kl. 

8. Mötet avslutas 

Ordförande avslutar mötet och tackar ledamöterna för givande diskussion. 

Ordförande
Annikki Roos

Sekreterare
Marie Ols 

Justeras
Lennart Brodin