Protokoll från biblioteksrådets sammanträde 2025-12-16

Tid: 15.00 – 17.00
Plats: Lokal Skelettet, BZ, Solna
 

Närvarande: 
Martin Bergö, ordförande
Miriam Nauri, bibliotekschef
Rune Brautaset, ledamot
Susanne Gabrielsson, ledamot
Johannes Rudberg, ledamot
Ann-Sofie Axelsson, ledamot
Maria Watter, ledamot
Marie Ols, sekreterare
Eva Åhrén, adjungerad (punkt 6,7) 
Pia Alanko, adjungerad (punkt 7)

Anmält förhinder:
Dominique Bellerud, studentrepresentant
Maria Juszczyk, studentrepresentant
Andreas Lundqvist, ledamot

1. Mötet öppnas
Ordförande Martin Bergö öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare 
Beslut: Till justerare utses Susanne Gabrielsson. 

3. Dagordning
Beslut: Dagordningen fastställs.

 4. Föregående protokoll 
Beslut: Föregående protokoll läggs till handlingarna. 

5. Aktuellt på KIB 
Bibliotekschef Miriam Nauri rapporterar: 

Ett avtal är nu påskrivet av KI/KIB och Karolinska Universitetssjukhuset gällande samarbete kring bibliotekstjänster. Under våren 2026 kommer implementeringsprocess inledas och från juli 2026 går tjänsten in i skarpt läge. Samarbetet avser både verksamhet i Solna och Flemingsberg och är ingen verksamhetsövergång utan bygger på att sjukhuset erbjuds ta del av de tjänster som KIB levererar idag, med viss anpassning. Mer information kommer delges biblioteksrådet vid nästa möte, då projektledare Petra Björk deltar. 

Arbete pågår att färdigställa bibliotekets verksamhetsplan för 2026. Arbetsnamnet för det prioriterade verksamhetsmålet är just nu ”Ett helt universitetsbibliotek”. Verksamhetsmålet sammanfattar tre större förändringsprocesser: Bibliotekstjänster till Karolinska universitetssjukhuset, fortsatt integration av historiska samlingar samt kompetens och expertis i frågan (MHK) och Kulturuppdraget (redovisas nedan). Förutom dessa tre processer pågår också några större projekt med bäring på verksamheten: Arbetet med Tidskriftslistan, KI DASH (hantering och lagring av forskningsdata), AI-lyft (GVS-projekt) och färdigställa integrationen med GVS. 

6. Direktiv till förstudie av organisation för samordning av KI:s övergripande kulturverksamhet
Miriam Nauri och Eva Åhrén redogör för direktiv till bibliotekets nya uppdrag att ta fram en ny organisation för KI:s övergripande kulturverksamhet. Bakgrunden till uppdraget är översynen av råd och nämnder vid KI, där professor Anders Gustafsson och Miriam Nauri under höst/vår 2024–2025 genomfört en översyn av KI:s kulturråd. Översynen rekommenderar att det ska finnas ett kulturråd eller motsvarande vid KI och att ledningens engagemang är avgörande för rådets arbete. Kulturrådet eller motsvarande ska i huvudsak bemannas av aktiva lärare, forskare och studenter på KI och kulturverksamhetens organisation och budget måste vara logisk och transparent. De möjliga placeringar som lyfts i översynen för samordning av kulturverksamheten är Universitetsbiblioteket (KIB), Enheten för undervisning och lärande (UoL) och kommunikationsavdelningen. 

Rektor har, efter förankring i bland annat fakultetsnämnden, beslutat att i enlighet med översynens rekommendationer ge Universitetsbiblioteket uppdrag att dels ge förslag på syfte, identifiering av målgrupper och tilltänkt sammansättning av ett nytt kulturråd/motsvarande; dels bedriva en lärosätesövergripande kulturverksamhet under 2026 i synergier med bibliotekets befintliga uppdrag. Biblioteket ska lämna förslag till rektor - efter beredning i relevanta organ och i samråd med styrgrupp - på ny organisation för KI:s samlade kulturverksamhet senast 31 augusti 2026. 

Rådet delas förslag på direktiv till det fortsatta arbetet. Förslaget är ännu inte beslutat och kommer även delas nuvarande kulturråd och fakultetsnämnden. I direktivet till förstudien lyfts följande: Beskriva vision och syfte med en KI-övergripande kulturverksamhet; identifiera målgruppernas behov och önskemål; definiera syfte, uppdrag, organisation för ett nytt kulturråd eller motsvarande; identifiera de kulturrelaterade initiativ som finns på KI och föreslå hur samordning dem emellan kan skapa synergieffekter; redogör för hur den nya kulturverksamheten kan integreras och organiseras med KIB:s befintliga verksamheter som berör kulturfrågor; ta fram ett utkast till verksamhetsplan för kulturverksamheten för år 2027 inklusive ekonomiska behov och äskande; föreslå hur verksamheten skulle kunna finansieras långsiktigt. 

Eva Åhrén, avdelningschef vid KIB projektleder förstudien. Projektets styrgrupp består av Miriam Nauri (KIB), representant för fakultetsnämnden, studentrepresentanter från MF/OF, Maria Watter (UoL) och Peter Andreasson (KA). Projektgrupp består av Carina Ahlberg verksamhetskontroller samt enhetschefer vid KIB Joakim Jedholt, Anna Berggren och Saga Pohjola-Ahlin. I direktivet anges också referensgrupper: Tidigare ledamöter i KI:s kulturråd, KI:s biblioteksråd och referensgrupp bestående av studenter. 

Diskussion

 7. Vision för Det nya Universitetsbiblioteket - Workshop
Fastighetsförvaltare/projektledare Pia Alanko presenterar plan för planerade lokalprojekt i BZ, varav projekt ”Nya universitetsbiblioteket” ingår. Presentationen inleder en workshop som leds av Alanko och Eva Åhrén, där biblioteksrådet ger input till arbetet med att utarbetande av en gemensam målbild/vision för BZ efter ombyggnation med fokus på känsla och identitet. Rådet kommer få ta del av resultatet av workshopen vid senare tillfälle. 

Workshop 

8. Övriga frågor
Inga övriga frågor anmälda 

9. Mötet avslutas
Ordföranden tackar för ett bra möte och förklarar mötet avslutat.