Protokoll från biblioteksrådets sammanträde 2025-10-24

Tid: 10.00 – 12.00
Plats: Digitalt möte
 

Närvarande: 
Martin Bergö, ordförande
Miriam Nauri, bibliotekschef
Rune Brautaset, ledamot
Susanne Gabrielsson, ledamot
Johannes Rudberg, ledamot
Andreas Lundqvist, ledamot
Ann-Sofie Axelsson, ledamot
Maria Watter, ledamot
Marie Ols, sekreterare
Maria Juszczyk, studentrepresentant

Anmält förhinder:
Dominique Bellerud, studentrepresentat

1. Mötet öppnas
Miriam Nauri och Martin Bergö öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare
Beslut: Till justerare utses Johannes Rudberg.

3. Dagordning
Beslut: Dagordningen fastställs.

4. Föregående protokoll
Beslut: Föregående protokoll läggs till handlingarna.

5. Uppdatering pågående lokalprojekt och arbete inför
KIB:s integrering i GVS
Miriam Nauri rapporterar från pågående lokalprojekt ”Nya universitetsbiblioteket”,
BZ Solna. Projektet kommer inom kort påbörja fas där arkitektritningar tas fram.
Projektet har koppling till ytterligare pågående lokalprojekt med fokus på KI:s
entréer. Entréprojektets syfte är att tydliggöra KI:s varumärke och historia i
universitetets campusmiljöer i Solna och Flemingsberg. Projektet leds av
kommunikationsdirektör Peter Andréasson. Bibliotekets avdelning Medicinens
historia och kulturarv deltar i projektet och har särskilt ansvar att gestalta KI:s
historia.

Marie Ols redogör från pågående projektarbete med planering inför bibliotekets
integrering som avdelning i GVS (gemensamt verksamhetsstöd). Projektet har
genomfört en SWOT-analys med bibliotekets personal kring möjligheter/risker med
organisationsförändringen. Resultatet från denna kommer fungera som input till den
risk- och konsekvensbedömning med skyddsombud från KIB och GVS som är
inplanerad till slutet av november. Projektet kommer också ta hand om de
erfarenheter vi tagit del av via omvärldsbevakningen. Rektor tar beslut om
organisationsförändringen den 28 oktober och fastställer därmed tidigare
inriktningsbeslut.

6. Omvärldsbevakning inför universitetsbibliotekets
integrering i GVS
Verksamhetscontroller Carina Ahlberg redogör för den omvärldsbevakning som
genomförts tillsammans med Marie-Louice Isacson GVS på uppdrag av integrationsprojektet. Syftet med omvärldsbevakningen var att ta del av de erfarenheter som finns vid andra lärosäten avseende bibliotekets organisatoriska placering och fyra bibliotekschefer har intervjuats: Maria Haglund KTHB, Wilhelm Widmark SUB,
Ann-Sofie Axelsson Chalmers och Morgan Palmqvist GUB. De två första
biblioteken vid KTH och SU är idag en del av förvaltning/verksamhetsstöd.

Sammanfattningsvis är det några gemensamma utmaningar som lyfts vid
intervjuerna: resursbrist, flera pågående förändringar samtidigt, bristande
mottagarkompetens vid organisationsintegration, bibliotekets synlighet och mandat
och förutsättningar för kulturarvsuppdraget. De framgångsfaktorer som lyfts är att
skapa trygghet i bibliotekets interna organisation vid förändring, att upprätta
rådgivande organ med representanter från kärnverksamheten, att möjliggöra
flexibilitet och kreativitet, att möjliggöra samarbete både med akademi och 
förvaltning, att tydliggöra mandat, att stärka bibliotekets funktion som lärosätets
mötesplats och att säkerställa domänkunskap hos stödfunktioner.

En viktig insikt som omvärldsbevakningen gett är att lärosätenas bibliotek fungerar
som brygga mellan akademin och verksamhetsstödet och har ett spelrum att arbeta
kreativt inom ramen för sitt uppdrag, oavsett organisationstillhörighet.

7. Ny AI-resurs för studenter
Bibliotekarie Ingrid Andersson och språkpedagog Kristina Froelich berättar om
arbetet med att färdigställa en digital AI-resurs för studenter på uppdrag från
Kommittén för utbildning. Projektet har bedrivits under våren 2025. Resursen har
formen av en websida med sex moduler som fokuserar på olika aspekter av AIanvändning utifrån ett studentperspektiv. Under arbetets gång har projektet samarbetet med flera andra funktioner vid KI som grundutbildningsansvariga, lärare,
UoL, ITA och jurister. Projektet har arbetat behovsorienterat, tagit fram personor
(representation av en typisk användare), hypoteser kring AI-användning och löpande
stämt av resursutvecklingen via avstämningar och intervjuer med studenter och
referensgrupp. AI-resursen kommer nu integreras i KIB:s ordinarie verksamhet och
förvaltas av enheter för informationskompetens. Se https://kib.ki.se/ai-for-studenter

8. KIB får uppdrag att ta fram en ny kulturorganisation
på KI
Miriam Nauri informerar om bibliotekets nya uppdrag att ta fram en ny organisation
för KI:s övergripande kulturverksamhet. Bakgrunden till uppdraget är den pågående
översynen av råd och nämnder vid KI där professor Anders Gustafsson och Miriam
Nauri under höst/vår 2024–2025 genomfört en översyn av KI:s kulturråd. Rapporten
innehåller både en nuläges- och omvärldsanalys och avslutas i ett antal övergripande
rekommendationer. I omvärldsanalysen tittar man närmare på tre lärosäten -
Handelshögskolan, Linneuniversitetet och Chalmers - vid vilka rektorerna uttalat
ambitioner för sina respektive kulturverksamheter och där särskilda satsningar
genomförts. Vid samtalen med ansvariga vid de tre lärosätena lyfts vikten av att
tillgängliggöra kulturen på ett inkluderande sätt. Olika begrepp används för liknande
verksamheter, men med lite olika fokus: kultur (Linné), konst (HHS), breddad
akademisk miljö och kultur (Chalmers). Och alla tre lärosätena lyfter utmaningen att
engagera studenterna.

Översynen rekommenderar att det ska finnas ett kulturråd eller motsvarande vid KI
och att ledningens engagemang är avgörande för rådets arbete. Kulturrådet eller
motsvarande ska i huvudsak bemannas av aktiva lärare, forskare och studenter på KI
och kulturverksamhetens organisation och budget måste vara logisk och
transparent. De möjliga placeringar som lyfts i översynen för samordning av
kulturverksamheten är Universitetsbiblioteket (KIB), Enheten för undervisning och
lärande (UoL) och kommunikationsavdelningen. 

Rektor har, efter förankring i bland annat fakultetsnämnden, beslutat att i enlighet
med översynens rekommendationer ge Universitetsbiblioteket uppdrag att dels ge
förslag på syfte, identifiering av målgrupper och tilltänkt sammansättning av ett nytt
kulturråd/motsvarande; dels bedriva en lärosätesövergripande kulturverksamhet
under 2026 i synergier med bibliotekets befintliga uppdrag. Biblioteket ska lämna
förslag till rektor - efter beredning i relevanta organ och i samråd med styrgrupp - på
ny organisation för KI:s samlade kulturverksamhet senast 31 augusti 2026

9. Bibsams handlingsplan
Miriam Nauri rapporterar att Bibsamkonsortiets handlingsplan för öppen publicering
varit på dagordningen vid SUHF:s senaste förbundsförsamling. Handlingsplanen
bygger på ett flerårigt arbete i SUHF och har varit uppe för diskussion vid ett flertal
tillfällen de senaste åren. Handlingsplanen ska vara vägledande vid förhandlingar
med vetenskapliga förlag i syfte att underlätta för öppen publicering av
vetenskapliga resultat, få till stånd en omdirigering av betalningsströmmar från ett
prenumerationsbaserat till ett öppet tillgängligt publiceringssystem samt
åstadkomma transparens, överblick och minskade utgifter för vetenskaplig
publicering. Nauri delar den presentation som Wilhelm Widmark, överbibliotekarie
och rektorsråd vid Stockholms universitet, gav vid förbundsförsamling möte. Enligt
handlingsplanen bör inte Bibsamkonsortiet teckna avtal för läsning och publicering i
så kallade hybridtidskrifter, utan enbart avtala om publicering i öppet tillgängliga
tidskrifter. Förhållningssätt bör appliceras från 2026 och gälla alla öppna tidskrifter,
oavsett förlag. Flera avtal kommer omförhandlas av Bibsam under 2027 och börja
gälla 2028. Inför detta behöver handlingsplanen förankras vid lärosätena. Vad gäller
det interna arbetet på KI behöver handlingsplanens ställningstagande ses i relation
till arbetet med tidskriftslistan.

10. Övriga frågor
Inga övriga frågor anmälda

11. Mötet avslutas
Ordföranden tackar för ett bra möte och förklarar mötet avslutat.