Protokoll från biblioteksrådets sammanträde 2025-08-29

1. Mötet öppnas

Ordförande Martin Bergö öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Susanne Gabrielsson.

3. Dagordning

Beslut: Dagordningen fastställs.

4. Föregående protokoll

Beslut: Föregående protokoll läggs till handlingarna.

5. Samarbete kring bibliotekstjänster med Karolinska sjukhuset

Bibliotekschef Miriam Nauri rapporterar att det pågår täta diskussioner med Karolinska sjukhuset kring ett möjligt samarbete kring bibliotekstjänster med fokus på förutsättningar, tjänsteutbud och avtalsramar. En gemensam förstudie har genomförts och utgångspunkten är att Karolinska sjukhuset erbjuds tjänster inom KIB:s ordinarie tjänsteutbud med möjlighet till en viss differentiering. I dialog framåt kan samarbetet ge förutsättningar till utveckling av KIB:s tjänster utifrån behov i den kliniska verksamheten. 

KIB kommer inte erbjuda sjukhusen ordinarie fysisk biblioteksbemanning - som är en personalintensiv verksamhet - utan hänvisa användare till KIB:s bibliotekslokaler i BZ/Solna och ANA 8/Flemingsberg. Sjukhuset användare kommer erbjudas digital bibliotekssupport under kontorstid samt fysisk närvaro vid särskilda tillfällen som till exempel vid workshops, handledning och terminsstarter. Ett samarbetsavtal planeras vara färdigt i november med en implementeringsperiod under våren 2026 samt fullskalig lansering under hösten 2026.

6. Integrationen av KIB i GVS

Miriam Nauri och Marie Ols redogör från pågående integrationsprojektet. Universitetsdirektör Veronika Sundström har upprättat en uppdragsbeskrivning som delats rådet. Projekttiden löper ett år med planerat avslut hösten 2026 med syfte att inrätta biblioteket som en avdelning inom GVS. Projektet är en del av övergripande arbete som bedrivs inom KI:s verksamhetsstöd kring organisation och arbetssätt och har ett särskilt ansvar att säkerställa bibliotekets förutsättning att fortsätta leverera sitt uppdrag inom den nya organisatoriska kontexten, bevaka risker för verksamhet/arbetsmiljö samt följa upp effektmål. 

I projektgruppen ingår Marie Ols från KIB och Tomas Högberg och Marie-Louice Isacson från GVS Stab. Projektgruppens styrgrupp leds av Veronika Sundström och är sammansatt av bibliotekschef samt avdelningschefer från GVS. Biblioteksrådet är en viktig referensgrupp för projektets arbete. Under hösten är projektets fokus att förbereda system och processer inför organisationsövergången och under våren kommer fokus vara samordning av verksamhetsfrågor. Ett första styrgruppsmöte är planerat till september. Under hösten kommer också en omvärldsanalys genomföras av lärosätesbibliotekens organisatoriska placering och verksamhetsförutsättningar, särskilt biblioteken inom Stockholm Trio.

7. Lokalprojekten i BZ

Bibliotekschef Miriam Nauri uppdaterar rådet med information kring de två pågående lokalprojekten i BZ/Solna, i vilka biblioteket ingår. Det handlar om projekt med ansvar att förbereda MHK:s flytt in i KIB:s lokaler i BZ (Nya universitetsbiblioteket) samt projekt för hybridarbetsplats i BZ för GVS-medarbetare. 

Inom projekt ”Det nya universitetsbiblioteket” pågår bland annat arbete med att ta fram placering av kompaktarkiv för MHK:s samlingar, som troligen kommer samordnas med KI:s centrala arkivfunktion. Fastighetsavdelningen fortsätter arbetet med att ta fram konkreta placeringsalternativ och rekommendationer för grupprum på Campus Solna, med fokus på att ersätta de rum som försvinner vid ombyggnation i BZ. Förslag på alternativa placeringar för nya grupprum ska vara klart under september 2025. Vidare pågår arbete med att utreda KIB:s behov av kontor, funktionsarbetsplatser och mötesrum i direkt anslutning till det publika biblioteket. Det planeras också för olika typer av utställningsytor i BZ. Arbetet samordnas med pågående projekt om KI:s entréytor, där KI:s varumärke ska tydliggöras. Under hösten kommer det tas fram arkitektritningar med förslag för bibliotekets lokaler på plan 3 och vid entré i BZ.

8. Övriga frågor

Inga övriga frågor anmälda

9. Mötet avslutas

Ordföranden tackar för ett bra möte och förklarar mötet avslutat.

Ordförande

Martin Bergö e-signering

Sekreterare

Marie Ols e-signering

Justeras

Susanne Gabrielsson e-signering