Protokoll från biblioteksrådets sammanträde 2025-05-28

1. Mötet öppnas

Ordförande Martin Bergö öppnar mötet och hälsar alla välkomna. Rådets nya externa ledamot Johannes Rudberg hälsas särskilt välkommen.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Ann-Sofie Axelsson.

3. Dagordning

Miriam Nauri anmäler tillägg av fråga om rådets mötestider ht 2025. Frågan tas upp under Övriga frågor (dagordningspunkt 8.).

Beslut: Efter ovanstående tillägg fastställs dagordningen.

4. Föregående protokoll

Beslut: Protokollet läggs till handlingarna.

5. Aktuellt vid KIB

Bibliotekschef Miriam Nauri rapporterar: 

• Som tidigare tagits upp vid rådsmöte berörs Universitetsbiblioteket av flera stora parallella förändringsprocesser i närtid. Arbetet med att integrera MHK:s (Medicinens historia och kulturarv) och KIB:s verksamheter fortgår. Förutom organisatoriska och verksamhetsspecifika frågor pågår också ett särskilt projekt att samlokalisera de två verksamheterna i BZ, inklusive ombyggnation. Det pågår också ytterligare lokalprojekt, där planen är att flytta GVS (tidigare universitetsförvaltningen) till BZ, där det kommer inredas öppna, flexibla kontorsplatslösningar, som också kommer inkludera bibliotekets medarbetare. Vidare kommer arbetet med att inkludera KIB i samordnad IT inledas under hösten med bland annat klientbyten. Under hösten kommer också arbetet inför integrationen av biblioteket som avdelning i GVS intensifieras. Ett särskilt projekt kommer hantera integrationen och projektorganisation och effektmål kommer fastställas innan sommaren. Slutligen pågår en förstudie (projektledare avdelningschef Petra Björk) som utreder möjligheten att KIB från 2026 leverera bibliotekstjänster till Karolinska sjukhuset. Förstudien ska vara klar i augusti. Vad gäller alla pågående förändringsprocesser som beskrivs ovan, kommer biblioteksrådet ha en viktig roll som referensgrupp.
• Kommittén för forskning har tagit beslut om att upprätta en tidskriftslista (databas). där KIB tilldelas ansvar för administration och förvaltning. Uppbyggnaden av listan beskrevs vid föregående rådsmöte. Arbete med implementering kommer påbörjas inom kort, bland andra hur listan kan integreras i KI:s system (bibliometri, RIMS). Listan har också potential att kunna användas externt av aktörer utanför KI (auktoritetsregister).
• Under våren har en förstudie om KI:s interna kulturarbete bedrivits. Förstudien har utarbetats av bibliotekschef och tidigare prorektor Anders Gustafsson. Förutom en granskning av det interna arbetet vid KI har förstudien genomfört en omvärldsstudie. Förstudien kommer tas upp i KI:s ledningsforum för vidare handläggning.

6. KIB:s lokala USA ”task force”, säkring av forskningsinformation inkl. PubMed

Bibliotekschef Miriam Nauri ersätter Hanna Frank och Fredrik Persson som föredragande av dagordningspunkten och informerar att KIB har bildat en lokal USA ”task force”, som också är representerad i KI:s övergripande gruppering. Ansvariga vid KIB är enhetschefer Hanna Frank och Fredrik Persson. Gruppen bildades i samband med att PubMed erfor ett längre driftsavbrott, vilket skapade stor oro med tanke på det politiska läget i USA och då liknande databaser påverkats negativt. PubMed är en central och unik resurs och rådande omständigheter har satt fingret på sårbarhet och avsaknad av kontinuitetsplan kopplad till databasen och dess betydelse för medicinsk forskningsinformation. 

KIB har löpande sedan 1995 laddat ner lokala kopior av PubMed. KIB:s task force övervakar kontinuerligt PubMed:s data för att upptäcka avvikelser. Gruppen har också satt upp en webbsida riktad till databasens användare med frågor och svar kopplat till läget. Tyskland har via ZB MED tagit initiativ att påbörja uppbyggnaden av en europeisk databas (OLSPub). KI stödjer initiativ via ett ”letter of support” underskrivet av prorektor och bibliotekschef. Det är också viktigt att de europeiska bibliotekskonsortierna gemensamt sätter press på tidskriftsförlagen att leverera metadata och abstrakt till databasen.

7. Bibliotekets roll som plats för det akademiska samtalet - fokusområde under 2025

KIB:s arbetsgrupp kopplad till 2025 års fokusmål för biblioteket rapporterar från pågående arbete. Fokusmålet är formulerat ”På universitetsbiblioteket idag möts framtidens idéer och dåtidens insikter i det akademiska samtalet”. I gruppen ingår avdelningschef Eva Åhrén och enhetschefer Joakim Jedholt, Anna Berggren och Saga Pohjola-Ahlin. 

Gruppen redogör för de aktiviteter som kommer genomföras under året. Den först delen – ett panelsamtal med forskare från bland annat Uppsala universitet med rubriken ”Akademisk frihet under press”, där KI representerades av KI:s prorektor, genomfördes den 29 april. Arrangemanget var välbesökt och hade riksbibliotekarie Karin Grönvall som moderator. Panelsamtalet finns att ta del av via bibliotekets webbsida. Under hösten kommer en utställning, som idag visas på tingshuset (Livets skörhet), att flyttas till bibliotekets lokaler i Flemingsberg. Den fysiska utställningen kommer också kompletteras med digitalt material. I höst kommer också ett andra fördjupat samtal att arrangeras med temat abort. Det är i år 50 år sedan svenska abortlagstiftningen trädde i kraft. Det fördjupade samtalet kommer ha inslag både från nutid och dåtid och även ha globalt inslag. Samtalet kommer, liksom det förra, att kunna delas via inspelning. 

Gruppen ställer också vid mötet en öppen fråga till biblioteksrådet om KI:s forum/arenor för olika typer av akademiska samtal och hur/om universitetsbibliotekets kan bidra i sammanhanget. Rådet diskuterar frågan och ger exempel från pågående arbete vid andra lärosäten. Har universitetsbiblioteket en särskild uppgift kopplat till studenter? Exempel ges från Handelshögskolan och den bokcirkel som erbjuds deras studenter. Kan universitetsbiblioteket också ha en särskild roll att arrangera aktiviteter riktade mot allmänheten? Avdelningschef Eva Åhrén ger också exempel från MHK/Hagströmerbibliotekets verksamhet, där föreläsningar med historiskt perspektiv på olika frågor väckt stort intresse hos KI:s forskare/anställda. Ledamot Johannes Rudberg redogör för dels KB:s föreläsningsserie, dels för vitterhetsakademins bibliotek/Riksantikvarieämbetet arrangemang riktad mot allmänhet. Andra frågor som lyfts i diskussionen är om det finns intresse att föra in perspektiv från andra vetenskapsområden när samtal/föreläsningar arrangeras och om biblioteket/biblioteksrådet kan ta emot förfrågan från KI:s forskare/studenter om föreläsningar/aktiviteter kring olika aktuella frågor. Under samtalet lyfts även att KIB redan nu arrangerar, under namnet ”KIB Talks”, öppna workshops/föreläsningar om informationssökning, vetenskaplig publicering och akademiskt skrivande. 

Arbetsgruppen tackar för en intressant diskussion och kommer ta med sig rådets input i det fortsatta arbetet.

8. Övriga frågor

Tider för rådets möte ht 2025 kommer skickas ut till ledamöterna inom kort.

9. Mötet avslutas

Ordföranden tackar för ett bra möte och förklarar mötet avslutat.

Ordförande

Martin Bergö e-signering

Sekreterare

Marie Ols e-signering

Justeras

Ann-Sofie Axelsson e-signering