Protokoll från biblioteksrådets sammanträde 2025-02-20

1. Mötet öppnas

Ordförande Martin Bergö öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Maria Watter.

3. Dagordning

Beslut: Dagordningen fastställs.

4. Föregående protokoll

Beslut: Protokollet läggs till handlingarna.

5. Rapport från biblioteksledningen

Bibliotekschef Miriam Nauri rapporterar: 

• Universitetsbiblioteket har färdigställt verksamhetsplan för 2025 (se bilaga). Verksamhetsplanen innehåller tre fokusområden, varav två handlar om organisation i förhållande till pågående förändringsprocesser. Det tredje målet fokuserar på verksamhet kopplat till bibliotekets nya uppdrag med det akademiska samtalet i fokus. Biblioteket kommer också driva/delta i några större projekt under 2025, bland annat två lokalprojekt och aktiviteter kopplade till Öppen vetenskap. Biblioteket har också fått förfrågan från Karolinska Universitetssjukhuset om samarbete kring bibliotekstjänster. Flera liknande samarbeten mellan lärosäten och regioner/sjukhus finns nationell. Biblioteksledningen ser positivt på ett sådant samarbete, men frågan behöver förankras och utredas. Bibliotekschefen återkommer när det finns en formell överenskommelse hur arbetet tas vidare.
• Fokusmålet kopplat till bibliotekets nya uppdrag är formulerat ”På universitetsbiblioteket möts framtidens idéer och dåtidens insikter i det akademiska samtalet genom utställningar, workshops, event och föreläsningar i det fysiska och digitala biblioteksrummet”. Planering inför arbetet med målet har genomförts dels vid en KIB-gemensam workshop i november förra året; dels vid en kick-off i februari. Vid kick-offen deltog medarbetare från KTH:s bibliotek– tillsammans med medarbetare från MHK – och delade med sig av sina erfarenheter av arbete med utställningar och event. En projektgrupp från bibliotekets ledningsgrupp har bildats och lagt fram en aktivitetsplan. Biblioteket kommer enligt denna genomföra två panelsamtal under året, varav ett samtal genomföras i anslutning till utställningen ”Livets skörhet”.
• KI har startat upp två lokalprojekt där biblioteket ingår. Det ena projektet går under namnet ”Det nya universitetsbiblioteket” och kommer hantera MHK:s flytt till BZ, i anslutning till KIB:s nuvarande lokaler. Det andra lokalprojektet hanterar GVS nya placering i BZ. Det senare projektets syfte är att förbättra lokalutnyttjande genom uppsägning av lokalyta och förtätning. I samband med GVS flytt till BZ kommer delar av bibliotekets yta upplåtas till gemensam aktivitetsbaserad kontorsyta och bibliotekets funktionsytor kommer koncentreras till plan 3. Bibliotekschefen sitter i styrgrupp för båda lokalprojekten.
• På uppdrag av universitetsdirektören kommer en översyn genomföras av samlingsdepositioner vid Hagströmerbiblioteket. Översynen genomförs av Lars Ilshammar med lång erfarenhet inom området. Översynen pågår från mars till oktober med delrapport innan midsommar. Depositionerna är bland annat från Svenska Läkaresällskapet och Apotekarsocieteten.

6. Ekonomi – bokslut 2025, budget 2025

Administrativ chef Marie Ols redogör för bokslut 2024 och budget 2025. För verksamhet 2024 uppvisar biblioteket ett bättre resultat än budgeterat. I stället för ett budgeterat underskott visar utfallet ett överskott på strax under 1 mnkr. Avvikelsen från budgeterat resultat beror framför allt på lägre kostnadsutfall för media (tidskriftsavtal). Inför verksamhetsår 2025 ligger bibliotekets omsättning på ca 160 mnkr med ett budgeterat underskott på ca 6,5 mnkr. Biblioteket har ett ackumulerat myndighetskapital som täcker underskottet. Även gällande OA-avgiften, som tas ut direkt av institutionerna, finns ett ackumulerat överskott. 2025 år avgift (ca 60 mnkr) är därför lägre än de budgeterade kostnaderna för OA-avtal. Det pågår diskussioner med GVS om eventuellt återförande av delar av överskott till institutionerna, alternativ tillfällig sänkning av avgiften.

7. Påbörjad effektuppföljning KI RIMS

Projektledare Malin Essén och statistiker Hampus Petrén rapporterar kring påbörjad effektuppföljning av KI RIMS. Inför upphandlingen formulerades effektmålet ”att adekvat, uppdaterad och korrekt information om KI:s pågående och avslutade forskning och forskare ska vara lätt tillgänglig för både externa och interna användare. Vilket innebär att: Det ska gå lätt att hitta uppdaterad och relevant information om KI-forskare och KI-forskning, såväl internt som externt. KI-forskare ska kunna uppnå ökad spridning av information om sin forskning utan ökad administration. Det ska finnas översikter av Karolinska institutets pågående och avslutade forskning, som är aktuella samt pedagogiskt presenterade. Det ska gå snabbare att få fram relevanta besluts-/analysunderlag relaterade till KI:s forskning och forskare. 

För att följa upp effektmålen har en grupp vid biblioteket (projektkontoret) påbörjat arbete under 2024. Exempel där effektmål kopplat till RIMS uppnåtts är att det är lättare att hålla profilsidor uppdaterade, lättare att använda ämnesord för att underlätta olika typer av sökningar, lättare att ta ut olika former av rapporter och datauttag. Sammanfattningsvis har RIMS möjliggjort effektivare återanvändning av forskningsinformation, ökad datakvalitet, ökad synlighet och enklare tillgång till sammanställd information. 

Utvecklingsarbetet inom RIMS fortskrider. Arbete pågår med förenklad CV, möjlighet att ta fram grants vid KI från specifik finansiär, möjliggöra sökbar information om centrum och nätverk samt undersöka hur RIMS kan bidra till bättre underlag från Grants Office till kommittén för forskning, när de ska hitta mottagare för donationer eller bedömninga.r

8. En KI-kurerad lista/databas över kvalitetstidskrifter

Bibliotekarie Erik Åkesson Kågedal och bibliometrisk analytiker Peter Sjögårde redogör för behov av och arbete med att ta fram en KI-kurerad lista över kvalitetstidskrifter. De behov som lyfts kopplat till listan är önskemål om bredare bedömningsgrunder för meritering/resursfördelning (ex. CoARa), möjlighet att lista tidskrifter att undvika/rekommendera, underlätta arbetet med val av tidskrift för individuella forskare/ forskargrupper, prioritering av kostnader för inköp för läsning/ publicering samt möjliggöra oberoende av kommersiell leverantör av proprietär indikator. Behovet av en KI-kurerad lista har diskuterats, stämts av och förankrats i bibliometristyrgruppen, i kommittén för forskning och i fakultetsnämndens arbetsgrupp för översyn av KI:s fördelning av aktivitetsbaserade medel till institutionerna. Biblioteket har genomfört en utredning vintern 2024–2025 med referensgrupp från KF, OSWG och Junior faculty. Liggande förslag på KI-kurerad lista bygger på en KI-anpassad återanvändning av principer, nivåindelningar och delvis inklusionskriterier från motsvarande lista i Norge och Finland, med möjlighet till ytterligare anpassning och tillägg över tid. Utredningen har också tagit fram förslag på KI-intern organisation, arbetssätt och kostnad kopplat till kureringen av listan. Det innefattar administration, hantering av förslag/orosanmälan, nominering av panel, beslut om principer och fastställande av lista samt hantering av ämnesområden.

9. Övriga frågor

Inga övriga frågor anmälda.

10. Mötet avslutas

Ordföranden tackar för ett bra möte och förklarar mötet avslutat.

Ordförande

Martin Bergö e-signering

Sekreterare

Marie Ols e-signering

Justeras

Maria Watter e-signering