Protokoll från biblioteksrådets sammanträde 2024-09-23

1. Mötet öppnas

Ordförande Martin Bergö öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Dominique Bellerud.

3. Dagordning

Rune Brautaset anmäler övrig fråga: Råd och stöd till studenter om generativ AI.

Beslut: Efter ovanstående komplettering fastställs mötets dagordning.

4. Föregående protokoll

Beslut: Protokollet läggs till handlingarna.

5. Aktuellt på KIB

Bibliotekschef Miriam Nauri rapporterar: 

• Att rektor fattat ett inriktningsbeslut gällande samgående KIB och MHK (Enheten för medicinens historia och kulturarv). Under hösten ska KIB och MHK arbeta vidare med att förbereda samgående 2025. Det innebär bland annat att ta fram en ny uppdragsbeskrivning. Vidare anger inriktningsbeslutet att Universitetsbiblioteket ska fortsätta förbereda verksamheten för en integrering i GVS under 2026. Vid nästa möte kommer rådet få en mer utförlig presentation av MHK:s verksamhet och mötet kommer eventuellt hållas i MHK:s lokaler i Haga tingshus.
• Att det under våren genomförts en förstudie gällande MHK:s framtida placering på campus Solna. De nuvarande lokalerna i Haga tingshus är inte funktionella avseende säkerhet, hantering av samlingar och arbetsmiljö. Förstudien lyfter två alternativ: Dels en inplacering i BZ i anslutning till nuvarande bibliotekslokaler; dels placering i byggnad 95:12, med centralt läge vid Aulan. Eftersom det senare alternativet redan är tänkt för annan användning förordas placering i BZ. En sådan placering skulle kunna stärka BZ:s profil som ett hus där studenter, forskare, lärare och allmänhet möts.

6. VP och budget 2026

Miriam Nauri redogör för arbetet inför verksamhetsplanering 2025. Förutom att planerade organisationsförändringar kommer genomsyra verksamhetsår 2025 är det också viktigt att sätta ett fokusmål som engagerar och även inkluderar MHK. Övriga identifierade nyckelaktiviteter för 2025 kommer i huvudsak röra arbete med frågor kopplade till öppen vetenskap

Administrativ chef Marie Ols redogör för pågående planering inför budgetarbete 2025. Budgeterat underskott kommer, i samråd med universitetsdirektören, täckas av bibliotekets ingående myndighetskapital.

7. KIB:s sökargrupp (systematiska översikter)

Bibliotekarie Emma-Lotta Säätelä och enhetschef Hanna Frank berättar om KIB:s tjänst Sökuppdrag. Bibliotekarier på KIB, i samråd med KI:s forskare, tar fram sökstrategier och levererar träffar och dokumentation för systematiska översiktsartiklar. Tjänsten är välanvänd och inkomna uppdrag har stadigt ökat. Sökargruppen har kontinuerligt förbättrat sitt arbetssätt under de senaste åren för att möta den ökade efterfrågan. För att tjänsten ska kunna fortsätta utvecklas och möta upp den ökade efterfrågan är den sammanlagda bedömningen att det behövs resursförstärkning.

Diskussion 

Rådet ser värdet av bibliotekets arbete med systematiska översikter för KI:s forskare och ger flera förslag på möjliga finansieringsformer. Enhet

8. De nationella riktlinjerna för öppen vetenskap och KI:s interna arbete/organisation

Bibliotekarie Erik Åkesson Kågedal och Karin Perols ger biblioteksrådet en dragning av rapporten Inventering av utpekade områden och mål där KI förväntas ta ett större ansvar enligt de nationella riktlinjerna för öppen vetenskap. Riktlinjerna, satta av Kungliga biblioteket (KB) januari 2024 enligt regeringsuppdrag, omfattar öppen tillgång till vetenskapliga publikationer, öppen tillgång till forskningsdata, öppna forskningsmetoder, öppna lärresurser, allmänhetens delaktighet i forskningsprocessen samt infrastrukturer som stödjer öppen vetenskap. Rapporten är framtagen av medarbetare vid universitetsbiblioteket. Förutom inventering av strategiskt och operativt ansvar vid KI avseende områden/mål innehåller rapporten förslag på aktiviteter för att KI ska leva upp till riktlinjerna. Rapporten kommer tas upp för diskussion i fakultetsnämnden.

9. Övriga frågor

Rune Brautaset anmäler övrig fråga: Råd och stöd till studenter om generativ AI. Kommittén för utbildning ser behov att ta fram material som ger studenter vägledning gällande generativ AI. Brautaset undrar om biblioteket kan vara behjälplig. Enhetschef Hanna Frank kommer ge förslag på uppdrag för vidare handläggning i kommittén

10. Mötet avslutas

Ordföranden tackar för ett bra möte och förklarar mötet avslutat.

Ordförande

Martin Bergö e-signering

Sekreterare

Marie Ols e-signering

Justeras

Dominique Bellerud e-signering