Protokoll från Biblioteksrådets sammanträde 2023-02-21

1. Mötet öppnas

Ordförande Anders Gustafsson öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Rune Brautaset

3. Dagordning

Ingen övrig fråga anmäls.

Beslut: Mötets dagordning fastställs.

4. Föregående protokoll

Beslut: Protokollet läggs till handlingarna.

5. Aktuellt på KIB

Bibliotekschef Miriam Nauri rapporterar:

• KIB:s verksamhetsbeskrivning 2022 färdigställs inom kort. Beskrivningen innehåller dels ett axplock av 2022 års aktiviteter, användarstatistik och bokslut; dels några ord om 2023 års prioriterade mål och kommande större aktiviteter. I beskrivningen får vi också några ord från KIB:s användare och porträtt av några nytillkomna bibliotekskollegor. Verksamhetsbeskrivningen kommer delas biblioteksrådet, nyckelintressenter samt finnas tillgänglig på KIB:s webbsida.

• KIB har en styrmodell där bibliotekets ledning tar fram ett fokusmål per verksamhetsår i syfte att gemensamt samla kraft mot långsiktigt mål/vision. Parallellt pågår löpande verksamhet/verksamhetsutveckling i enlighet med vårt uppdrag. För 2023 är fokusmålet att bibliotekets uppgift inom akademin är tydlig. För att öka nyttan av KIB:s verksamhet vill vi tydliggöra universitetsbibliotekets roll i relation till forskning och utbildning samt i den nationella och globala bibliotekskontexten. Vi hoppas kunna skapa forum för dialoger om vår verksamhet med KI:s forskare, lärare, studenter och ledning.

• RIMS-projektet löper på enligt plan. Under 2023 pågår arbete med att anpassa systemet till KI:s system. Vidare kommer projektet engagera grupper/funktioner inom KI för att anpassa systemets funktionalitet till verksamhetens behov. Projektet planerar också för både utbildningsinsatser och supportverksamhet. Den operativa styrgruppen har utökats med fler representanter från kärnverksamheten. I september kommer systemet öppnas för hela KI.

• Den 17 april har biblioteket bjudits in av Enheten för undervisning och lärande (UoL) att hålla seminarium om AI och källkritik under rubriken ChatGPT, källkritik och skrivande. Seminariet leds av bibliotekarie Lovisa Liljegren och skrivpedagog Anna Borgström.

• Under våren får biblioteksrådet ny ordförande i och med att Anders Gustafsson avgår som prorektor. Vem som kommer överta rollen är ännu inte beslutat. Kommittén för forskning har utsett Susanne Gabrielsson som ny ledamot. Kommittén för forskarutbildning kommer utse ny ledamot från och med ht 2023. Under våren kvarstår Lennart Brodin i rådet. Ny studentrepresentant är Firas Ammar, Odontologiska föreningen. Medicinska föreningen kommer utse representant inom kort. Kvar i rådet är Rune Brautaset, kommittén för utbildning, Maria Watter, UoL och nyutsedda externa ledamoten Ann-Sofie Axelsson, Chalmers.

Administrativ chef Marie Ols rapporterar:

• Sedan hösten 2022 samarbetar KIB och Enheten för utbildning och lärande (UoL) kring tjänster inom verksamhetsstöd. KIB stödjer UoL med HR-tjänst motsvarande 50%. Under våren kommer en översyn genomföras för att se om det finns förutsättningar för ett utökat samarbete som även innefattar stöd inom ekonomi- och intendenturområdena. Utgångspunkten för översynen är att både UoL och KIB kan vinna på ett fördjupat samarbete, där syftet är att skapa ett robust, professionellt, effektivt och mindre sårbart verksamhetsstöd. Vilken typ av samarbetsform som är bäst lämpad för den formella inramningen kommer vara en del av översynen.

6. Presentation nya ledamöter

Dagordningspunkten flyttas till nästa rådsmöte, då flera nya ledamöter anmält förhinder att delta vid detta möte.

7. Tillbakablick verksamhetsår 2022

Enhetschef Anna Berggren och verksamhetscontroller Carina Ahlberg redogör för några större aktiviteter som bedrivits vid biblioteket under 2022 samt för några aktiviteter kopplade till fokusområdet digitala tekniker. Under 2022 har KIB bland annat följt upp KI:s policy för öppen publicering, fått ett utökat uppdrag för språkverkstaden, implementerat ny finansieringsmodell för de transformativa etidskriftsavtalen och deltagit i upphandlingen av ett RIMS. Flera föreläsningar har arrangerats om AI och en studiecirkel/poänggivande kurs har genomförts i samarbete med biblioteken vid KTH och Södertörns högskola. AI-teknik har också integrerats i arbetsprocessens vid SCB klassificering.

8. Bokslut 2022

KIB redovisar ett bättre resultat för 2022 än budgeterat. Verksamhetsåret stängde med ett överskott på sammanlagt 26 394 tkr varav 9 754 tkr avser INDI-finansierad verksamhet och 16 640 tkr direktfinansierade e-resurser (OA-avgift).

Avvikelsen från budgeterat resultat vad gäller bibliotekets INDI-finansierade verksamhet beror på lägre utfall på ett flertal kostnadsposterna. De stora differenserna mellan budget och utfall handlar om personalkostnader och lokalkostnader. Vad gäller personalkostnader rör det sig framför allt om ett antal fördröjningar i tjänstetillsättningar samt avvaktan vid rekrytering.

Avvikelsen från budgeterat resultat gällande OA-avgiften beror på att prognosarbetet kopplat till bibliotekets mediabudget varit mycket osäkert med anledning av den pågående omställning inom Bibsamkonsortiet mot en publiceringsdriven kostnadsfördelning. Det är först under våren 2022 som vi fått tillgång till nationella prognoser över den nya fördelningens konsekvenser på lärosätesnivå. Det har då visat sig att fler faktorer än publiceringsgrad påverkat fördelningsutfallet, vilket varit gynnsamt för KI. Det har inneburit att OA-avgift 2022 blev betydligt lägre än budgeterat. Som en direkt konsekvens av detta har 2023 års OA-avgift sänkts med 11 mnkr. KI:s planeringsavdelningen kommer utvärdera den nya finansieringsmodellen. I samband med det bör det också tas beslut hur myndighetskapitalet kopplat till OA-avgiften ska hanteras.

9. Rådets arbetsformer – teman och mötesformer

Bibliotekschefen har gått igenom rådets mötesprotokoll sedan rådet inrättades 2019. Huvudfokus har varit ekonomiska utmaningar kopplade till transformativa etidskriftsavtal och öppen publicering. I och med att den nya finansieringsmodellen (OA-avgift) är på plats finns förhoppningsvis utrymme för andra frågor på rådets dagordning och att fokus i stället ska vara på bibliotekets nytta. Bibliotekschefen ställer frågor till ledamöterna om rådsmötenas upplägg, längd och frekvens samt koppling till kommittéerna.

Diskussion

Sammanfattningsvis har biblioteksrådet uppfattningen att den mötesform som rådet hittills haft fungerar bra med fysiska möten (2 timmar) två gånger per termin. Eventuellt kan dialogen mellan möten stärkas.

10. Biblioteksrådets möten vt 2023

Fastställande av datum för vårens andra biblioteksrådsmöte behöver vänta in beslut på ny ordförande. Rådets sekreterare återkommer med datumförslag så snart den nya ordföranden utsetts.

11. Mötet avslutas

Ordföranden tackar för ett bra möte och förklarar mötet avslutat.

Ordförande
Anders Gustafsson e-signering

Sekreterare
Marie Ols e-signering

Justeras
Rune Brautaset e-signering