Verksamhetsbeskrivning 2022
Några ord från bibliotekschefen
KI:s universitetsbibliotek har länge varit ledande inom sitt fält. Vi är experter på digitalisering och informationshantering med särskild inriktning mot de medicinska vetenskaperna. För att behålla vår ställning behöver vi vara ständigt nyfikna och omfamna det livslånga lärandet, och ibland måste vi göra en kraftsamling. Det var en sådan kraftsamling som var syftet med det prioriterade målet för 2022: KIB ska ligga i framkant i tillämpningen av digitala tekniker.
Särskilt var det inom områdena AI och maskininlärning som vi kände att vi behövde öka våra kunskaper. Från början var tanken med denna satsning att den skulle ge oss kunskaper som vi kunde tillämpa i vår tjänsteutveckling. Vi kommer att fortsätta att utveckla våra kunskaper inom AI för att förbättra våra digitala tjänster även framöver.
Det som var minst lika intressant var att de fördjupade kunskaperna inom AI samtidigt gav oss insikter som gjorde oss ännu bättre rustade i vårt uppdrag att verka för stärkt informationskompetens, dvs. förmågan att söka, värdera och använda information.
När året avslutades med den uppmärksammade nyheten om lanseringen av ChatGPT och diskussionen tog fart om dess påverkan på undervisning och examination, var vi väl förberedda för att bidra till en fördjupad förståelse av fenomenet utifrån ett informationskompetensperspektiv. Det leder oss också in på KIB:s mål för 2023: att bibliotekets uppgift inom akademin är tydlig.
På KIB har vi en styrmodell där ledningen väljer ett fokusmål per år för att samla gemensam kraft. Samtidigt pågår ytterligare verksamhetsutveckling parallellt. Detta tillsammans för oss mot de långsiktiga målen, i enlighet med vårt tillitsbaserade och delegerande arbetssätt. Arbetssättet kräver ansvarstagande och kompetenta kollegor, något som vi verkligen har på KIB. Det är en särskild förmån för mig, som endast började i september, att kunna säga ”vi” i detta sammanhang!
Miriam Nauri, bibliotekschef
Uppdrag, vision och strategi 2030
Universitetsbibliotekets verksamhet styrs av lagstiftning: Bibliotekslagen, Högskolelagen och Högskoleförordningen, samt av uppdrag från Karolinska Institutets rektor och uppsatta policyer. Vid KI finns också ett biblioteksråd med utsedda representanter för akademin som ger strategisk vägledning åt bibliotekschefen.
KIB:s uppdrag från rektor
Baserat på Karolinska Institutets övergripande mål och värdegrund ska Karolinska Institutets universitetsbibliotek ge universitetet bästa möjliga förutsättningar för att bedriva forskning och utbildning i världsklass. Detta ska göras genom att universitetsbiblioteket
- ansvarar för vetenskaplig informationsförsörjning och främjar öppen publicering
- medverkar till att lärosätets forskning blir öppet och beständigt tillgänglig
- stödjer vetenskaplig kommunikation
- verkar för stärkt informationskompetens; förmågan att söka, värdera och använda information
- möjliggör möten över ämnesmässiga och organisatoriska gränser.
Vision
Som komplement till den KI-övergripande Strategi 2030 har ledning och medarbetare på KIB arbetat fram en vision som handlar om hur universitetsbiblioteket ska fungera år 2030:
Vi arbetar för en framtid där beständig och öppen tillgång till information främjar utvecklingen av hållbar, jämlik och banbrytande kunskap.
Framtida målbilder
- KIB är central för kunskapen att hitta, värdera och nyttja vetenskaplig information
- KIB har kompetens för att möta en komplex och föränderlig omvärld
- KIB är en nödvändig infrastruktur för öppen vetenskap
- KIB samarbetar över organisatoriska gränser
Axplock från 2022
Satsning på kompetensutveckling inom digital teknik
Bibliotekets prioriterade mål under 2022 har varit att KIB ska ligga i framkant i tillämpningen av digitala tekniker.
KIB har länge varit i framkant bland forskningsbiblioteken när det gäller användning av digital teknik för att utveckla nya och förbättra befintliga tjänster. De senaste åren har det skett mycket i omvärlden, inte minst inom AI och maskininlärning och KIB:s medarbetare behövde höja sin kompetens inom detta område för att förstå om, och i så fall hur detta kan användas för tjänsteutveckling inom biblioteket. Detta gjordes på flera olika sätt, till exempel via besök av gästföreläsare, journal clubs samt praktiska test av nya verktyg såsom drönare. Några medarbetare började testa att automatindexera med hjälp av artificiell intelligens och några andra medarbetare genomförde kursen ”Elements of AI” i form av en studiecirkel, tillsammans med bibliotekspersonal från KTH:s och Södertörns högskolebibliotek.
Uppföljning av KI:s policy för öppen publicering
KI:s policy för öppen publicering togs i bruk i januari 2021, och under 2022 gjordes en uppföljning genom ett enkätutskick till prefekter och forskargruppsledare. Svaren visade att policyn är känd och följs. Därtill kunde man fastslå att graden av öppen publicering fortsätter att öka. Bidragande faktorer till detta, förutom policyn, är de många avtal med förbetald öppen publicering som biblioteket administrerar, samt att många finansiärer ställer krav på öppen publicering.
KI Open Archive
KI:s öppna arkiv för publicering har en systemlösning som börjar bli föråldrad, och under året har medarbetare utrett vilka andra lösningar som finns. Det ”nya” arkivet kommer att vara kompatibelt med KI:s systemstöd för forskningsinformation (RIMS). Arbetet går nu in i en intensiv fas, för att kunna landa i ett beslut under första delen av 2023.
Medicinska bibliotekskonferensen
Varje år arrangeras en konferens för medicinska bibliotek i Sverige. 2022 ägde denna rum på KI. Temat var ”öppenhet” och detta ledde till många intressanta bidrag, med fokus på öppenhet både inom forskning och utbildning.
Utökat uppdrag för Språkverkstaden
KIB:s skrivpedagoger har fått utökade uppdrag. De ger nu stöd även till studenter från Försvarshögskolan, och internationella kansliet på KI finansierar ett utökat stöd till KI:s internationella studenter. För att klara detta har ytterligare 2 skrivpedagoger anställts på deltid.
Ny finansieringsmodell
Huvuddelen av KIB:s kostnad för informationsförsörjning har från och med 2022 lyfts ut ur INDI- finansieringen och fördelats ut på institutionerna via en läs- och publiceringsavgift (OA—avgift). Den nya modellen ger KIB en stabilare ekonomi och bättre förutsättningar att utveckla och bedriva verksamhet.
Digitala examinationer
Bibliotekets enhet för teknikstöd har under året deltagit tillsammans med universitetsförvaltningens avdelning för utbildningsstöd och forskarutbildningsstöd (UFS) i arbetet med digitala examinationer. Det pågår ett arbete med att utveckla stödet med tentamensvakter, fasta tider och en finansieringsmodell. KIB deltar på operativ nivå och i styrgruppen. Utöver detta så utvecklar man också tillsammans med UFS stödet för personer med funktionsvariationer och erbjuder numera olika salar och möjligheter för studenter med detta behov.
Implementering av KIB:s metadatastrategi
KIB hanterar idag stora mängder metadata som genereras och hanteras i en mängd olika system. Beskrivande data (metadata) och identifikatorer utgör en viktig förutsättning för att hitta, komma åt, återanvända och integrera data av många olika slag: artiklar, data set, publiceringsdata med mera. Då detta är en verksamhet som växer både i omfång och komplexitet behövde vi se över och samordna vilken typ av metadata som används. Den arbetsgrupp som tog fram strategin har sedan haft workshops med olika systemförvaltningsgrupper, tagit fram en färdplan för arbetet med strategin och skapat en översiktlig visualisering av hur metadata fördelar sig mellan våra system. En särskild metadataroll och ett forum har inrättats i systemförvaltningen för att se till att KIB utvecklar sin verksamhet inom området.
Några röster från forskare - vilken nytta har du haft av KIB?
Vi har haft stor nytta av KIB:s professionella hjälp med systematiska granskningar och metaanalyser. Nyligen har en ledande tidskrift inom vårt område accepterat vår granskning om biverkningar av immunoterapi mot cancer för publicering, och tidigare har en annan granskning gett upphov till nya internationella samarbeten - detta skulle ha varit mycket svårare utan KIB:s stöd.
Jag har använt mig av KIB:s digitala tjänster för att få tillgång till publicerade artiklar och tycker generellt att det har fungerat väldigt bra. I enstaka fall fanns inte avtal mellan KI och förlaget, men det var som sagt enstaka fall.
Vi frågade studenterna - vad är ert bästa bibliotekstips?
- Utnyttja möjligheten att låna kurslitteratur!
- Prata inte så högt i telefon.
- Det finns en massa gratisresurser, t ex Visible Body med hela kroppen i 3D.
- Glöm inte er PIN-kod till KI-kortet!
- Beställ böcker i god tid.
- Låna whiteboardpennor och rita upp allt på whiteboarden i ett grupprum.
- KIB Huddinge! ❤️
- Att använda sig av alla hjälpmedel som finns.
- Fråga!
- Bibliotekets hemsida har massor med bra info!
- ”Tysta hörnan”.
Ekonomi
Bibliotekets sammanlagda verksamhetskostnad för 2022 hamnade på slutsumman 167 708 tkr. 55 787 tkr av detta bestod av läs- och publiceringsavgifter och finansierades direkt av institutionerna, medan övriga kostnader, 111 921 tkr finansierades som indirekta kostnader (INDI).
KIB:s ledningsgrupp
Bibliotekschef |
Enhetschef Kommunikation |
Enhetschef Informationsförsörjning och publiceringsstöd |
Enhetschef Metadata för vetenskaplig output |
Verksamhetscontroller |
Avdelningschef Användarstöd och pedagogisk verksamhet |
Enhetschef Teknikstöd och bildproduktion |
Enhetschef Tryckta samlingar och fysisk support |
Avdelningschef Infrastruktur för vetenskaplig information |
Enhetschef Informationskompetens |
Administrativ chef |
HR-ansvarig |
Några nya medarbetare
På KIB arbetar 95 personer (cirka 90 helårsanställda) varav ungefär hälften är bibliotekarier. Övriga tillhör flera olika yrkeskategorier, till exempel systemutvecklare, drifttekniker, skrivpedagoger, bibliometriker, fotografer och administratörer. Här möter vi några som nyanställts under 2022:
Vad gjorde att du ville jobba på KIB?
Jag hade ingen erfarenhet av att jobba på universitetsbibliotek innan jag började på KIB och var nyfiken på hur arbetet såg ut. Trots att jag har en humanistisk bakgrund var jag nyfiken på det medicinska fältet. Jag hade också en bild av att KIB var en väldigt givande och bra arbetsplats med kunnig personal, vilket ju stämde.
Nu när du kommit igång, vad är det bästa med ditt jobb?
Jag gillar att jag utmanas och får jobba med så stimulerande saker! Det är roligt att möta studenter och se när polletten faller ner, men också att komplicera saker som de trodde sig kunna. Jag tycker också det är väldigt roligt att vara så nära forskningen och att se vilken viktig del vi är för den.
Vilka är utmaningarna?
Det finns alltid mycket att lära!
Vad gjorde att du ville jobba på KIB?
Jobbet innebär att jag får arbeta med programmering och statistisk analys, som är det jag med tiden insett att jag vill hålla på med. Jag hoppas också att jobbet kommer ge mig möjlighet att sätta ihop en del egna projekt - även om jag behöver bli mer insatt i arbetet först.
Nu när du kommit igång, vad är det bästa med ditt jobb?
Det är trevlig stämning och jag tycker om mina kollegor. Jag uppskattar också verkligen att allt verkar vara under kontroll. Jag har hittills inte behövt rycka in för att hantera några oförutsedda katastrofer.
Vilka är utmaningarna?
Det är ganska mycket nytt att lära sig i början. Det är också rätt bökigt att hantera alla olika konton och metoder för identitetsverifiering.
Vad gjorde att du ville jobba på KIB?
Jag har alltid varit intresserad av medicin och när tillfället gavs att få bidra på ett bibliotek som arbetar mot medicinsk forskning blev jag genast intresserad. Jag har dessutom alltid hört gott om KIB som arbetsplats vilket gjorde valet att söka enkelt.
Nu när du kommit igång, vad är det bästa med ditt jobb?
Jag uppskattar den variation av arbetsuppgifter som mitt jobb som projektledare erbjuder. Jag arbetar just nu i ett och samma projekt, RIMS Implementation, men trots det så är det upplever jag en stor bredd i de aktiviteter som jag är involverad i.
Vilka är utmaningarna?
Att arbeta som projektledare innebär att man ska vara en generalist, men trots detta ska man ha god koll på de enskilda delarna. När jag anställdes på KIB började jag direkt arbeta inom RIMS-projektet. Arbetet med ett RIMS på KI har pågått under en period redan innan implementeringsfasen, som vi befinner oss i nu, vilket innebär att det har varit mycket att sätta sig in i gällande allt från vad ett RIMS är, till KI som organisation och KIB som arbetsgivare. Jag som person gillar att ha många bollar i luften, så det passar mig perfekt!
Vad gjorde att du ville jobba på KIB?
Jag hade hört att det var en trevlig arbetsplats och att ni arbetade betydligt mycket närmare verksamheten än vad jag var van vid från tidigare arbetsplatser.
Nu när du kommit igång, vad är det bästa med ditt jobb?
Det bästa är helt klart kollegorna. Både på enheten för informationskompetens och på KIB i stort. Det är även inspirerande med nya projekt och nya arbetsuppgifter.
Vilka är utmaningarna?
Det gemensamma målet med att skapa relationer utanför KIB känns viktigt men också som en utmaning.
KIB i siffror 2022
Besök och frågor
Generellt ser man att användningen av bibliotekets fysiska tjänster ökade under 2022, jämfört med 2021, medan motsatsen gäller för de digitala. Detta kan sannolikt förklaras av den pandemi som bitvis orsakade stängningar av stora delar av samhället under 2021. KI:s utbildningar bedrevs då på distans, medan man började öppna upp allt mera under 2022.
- Biblioteket i Flemingsberg hade 96 850 besök. Detta innebär en ökning av besöken i Flemingsberg med cirka 40% sedan 2021. I Solna fick vi 89 198 besök. Där finns inga siffror för 2021, då lokalerna var under ombyggnad.
- I den fysiska bibliotekssupporten besvarades 9161 frågor. En ökning med cirka 60% jämfört med 2021. 60% av frågorna ställdes i Flemingsberg, och 40% i Solna.
- Bibliotekets digitala support besvarade 9324 frågor via mejl, chatt, och telefon. En minskning med 13% jämfört med 2021, men en återgång till läget 2020.
- Bibliotekets webbplats hade 2 444 208 besök, + 4% jämfört med 2021.
- Bokad handledning av bibliotekarie: 297 tillfällen. Drop in-handledning via Zoom 480 tillfällen, sammanlagt en liten minskning sedan förra året.
- Bokad handledning i akademiskt skrivande på svenska och engelska i Språkverkstaden: 634 tillfällen. En liten minskning från 2021 då siffran landade på 683 tillfällen.
Lån och nedladdningar
- Totalt 16 740 fysiska lån av böcker gjordes, 97 485 inkl. omlån. En ökning med nästan 15% sedan 2021.
- 72 418 nedladdningar av sektioner av e-böcker, en ökning med 8%.
- 1 798 465 nedladdningar av artiklar, en ökning med 3%.
Öppet publicerade artiklar
- Antalet öppet publicerade artiklar, förbetalda genom OA-avtal och med KI-forskare som corresponding author: 2080, jämfört med 1934 föregående år.
Sökuppdrag
KIB utför sökuppdrag åt forskare på KI, och som ska göra en systematisk översikt, scoping review eller annat projekt där de har behov av en kvalificerad litteratursökning.
Under 2022 genomfördes 144 sökuppdrag, en fortsättning på en starkt uppåtgående trend.
Beställande institutioner topp 10
(antal inkomna uppdrag inom parantes):
- Global folkhälsa (17)
- Klinisk neurovetenskap (16)
- Kvinnor och barns hälsa / Odontologi / Medicin Solna (15 var)
- LIME (14)
- NVS (13)
- Institutet för miljömedicin (8)
- Klinisk vetenskap, intervention och teknik (7)
- Medicinsk epidemiologi & biostatistik (5)
- Onkologi-patologi (4)
- Molekylär medicin & kirurgi (3)
Undervisning & workshops
- KIB undervisade i informationssökning och referenshantering i totalt 479 timmar under 2022. Av dessa var:
- 282 timmar för grund- och mastersstudenter
- 190 på doktorander och forskare på KI
- 7 för personer utanför KI
- Språkverkstaden erbjuder föreläsningar integrerat i KI:s utbildningar. Under 2022 resulterade detta i sammanlagt 437 undervisningstimmar, inklusive undervisning för doktorander.
- I samarbete med en KI-forskare erbjuder Språkverkstaden och KIB:s bibliotekarier en poänggivande distanskurs i vetenskapligt skrivande och informationskompetens för doktorander. Under 2022 deltog 62 doktorander från 14 länder i 3 kurstillfällen.
Vad händer 2023?
Bibliotekets prioriterade mål för 2023:
Bibliotekets uppgift inom akademin är tydlig
Varför känner vi behov av att ha detta mål?
Ett forskningsbibliotek är ett av fundamenten på ett lärosäte. Biblioteket bidrar till lärosätets framgång och är platsen där forskningen både börjar och slutar. Den särskilda kompetens som universitetsbiblioteket besitter är samtidigt en garant för att kunna utveckla studenternas förmåga till självständigt kunskapssökande. Det är svårt att överhuvudtaget tänka sig ett universitet utan ett bibliotek. Ändå kan vi ibland uppleva att det är utmanande att förklara och förstå vad biblioteket gör.
På KIB har vi länge arbetat för att vara integrerade i våra användares digitala arbetsprocesser. Det är en i huvudsak god utveckling som ska bejakas, men det gör det samtidigt mer nödvändigt att tydligt kommunicera på vilket sätt vi bidrar till forskningens, utbildningens och samhällets utveckling. På så vis blir också nyttan av universitetsbibliotekets insatser ännu större.
Lärosätesbibliotekens uppgift handlar ytterst om att skapa förutsättningar för akademisk frihet och självständighet. Vi är en del av det allmänna biblioteksväsendet som enligt bibliotekslagen ska verka för det demokratiska samhällets utveckling. Vi är också en del i en internationell professionell biblioteksgemenskap som arbetar för mänskliga rättigheter – en uppgift som sällan har känts mer angelägen. Under 2023 kommer vi att ha ett särskilt fokus på att skapa fler engagerande dialoger med KI:s forskare, lärare och studenter om universitetsbibliotekets verksamhet.
Större aktiviteter under året
Implementering av KI:s systemstöd för forskningsinformation
"RIMS-projektet" (RIMS: Research Information Management System) är nu i en implementeringsfas, efter att leverantören Symplectic Elements upphandlades under 2022. Systemet kan troligen tas i bruk under hösten 2023. KIB är systemägare, men samarbetar också med andra delar av KI i detta projekt. KIB har också flera system som ska kopplas mot RIMS:et, bland annat bibliometrisystemet och KI Open Archive. Tanken är att detta system bland annat ska bidra till ökad synlighet för KI:s forskare, underlätta samarbete samt göra det lättare att ta fram analyser som underlag för strategiska beslut.
UX-insatser
KIB har expertis inom området UX (User Experience), det vill säga metoder för att kartlägga användarnas behov då man till exempel utvecklar nya system eller lokaler. Under 2023 kommer universitetsbiblioteket bland annat att göra insatser för att fördjupa de insikter vi har fått sedan KIB:s Data Access Unit inrättades i juni 2020. Vi kommer då på ett mer detaljerat sätt utreda vilket typ av stöd som KI:s forskare har behov av när de ska dela och publicera sina forskningsdata. Vi kommer också att UX-testa vår handledning i informationssökning och referenshantering i syfte att se över hur vi erbjuder service.
AI - Algoritmisk SCB-klassificering för publikationsdata
Projektet går ut på att konstruera en AI-algoritm för automatisk indexering av publikationer för RIMS. Under första kvartalet 2023 ska framtagen AI-modell implementeras och integreras med berörda system.
Hybridarbetsplatsen
Det övergripande målet för projektet är att skapa så bra förutsättningar som möjligt för KIB:s personal att kunna arbeta på hybridarbetsplatsen. En behovsinventering har gjorts, och under 2023 kommer detta förhoppningsvis att utmynna i praktiska förslag.
Pedagogiskt utvecklingsprojekt
Syftet med projektet är att säkerställa att KIB:s undervisning inom informationssökning och informationskompetens bedrivs och utvecklas i linje med aktuell forskning inom pedagogik och beprövad erfarenhet från högskolebibliotek. Att så sker bedöms vara en förutsättning för att KIB:s undervisning även fortsatt ska hålla hög kvalitet och därmed ge KI:s studenter, oavsett nivå, de kompetenser som de behöver för sin utbildning, såväl som i sitt kommande yrkesliv.
E-lärandeprojekt
Syftet med projektet är att samla och inventera vilka lärobjekt som KIB producerat samt att ta fram en infrastruktur för dessa. I projektet ska samtliga lärobjekt samlas på ett och samma ställe och struktureras. I samband med detta görs en översyn av villa typer av material som finns idag, och om något saknas. Vi kommer också att ta fram en plan hur vi ska arbeta med området på ett strategiskt sätt.
Verksamhetsstöd för Enheten för undervisning och lärande (UoL)
KIB:s verksamhetsstöd fortsätter sitt samarbete med UoL, ett samarbete som först etablerades 2019, innan den nyinrättade enheten hade eget verksamhetsstöd på plats. Under 2022 har KIB.s enhet Teknikstöd gett stöd till UoL vid kontohantering i Canvas och Staben har gett stöd avseende HR-frågor. Samarbetet kommer fortsätta, och förhoppningsvis vidareutvecklas, under 2023.
Samarbeten
Inom KI
KIB deltar i flera olika samarbeten, till exempel i prefektmöten, möten för grundutbildningsansvariga, möten för administrativa chefer, Kommunikatörsnätverket, Lärandemiljörådet, Research Data Office, styrgruppen för Enheten för Undervisning och lärande, rådet för Hagströmerbiblioteket.
Inom Sverige
Nationellt är KIB representerat i styrgruppen för Kungliga bibliotekets så kallade BIBSAM-konsortium, i Sveriges Universitets- och Högskoleförbunds expertgrupp för lärosätesbibliotek samt i arbetsgruppen för bibliometri. Dessutom samarbetar vi med övriga universitets- och högskolebibliotek inom ramen för Stockholm Trio och Flemingsberg Science. Representanter för KIB ingår i ett flertal olika nätverk, till exempel för medicinska bibliotekarier och omvårdnadsbibliotek i Stockholm. Universitetsbiblioteket har ett nära samarbete med sjukhusbiblioteken i regionen. KIB är också medlem i den nationella professionssammanslutningen Svensk Biblioteksförening.
Internationellt
KIB samarbetar inom ramen för olika internationella organisationer, till exempel IFLA (International Federation of Library Associations), LIBER (Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche), EAHIL (European Association for Health Information Libraries), MLA (Medical Library Association) och med andra enskilda bibliotek, till exempel NLM (National Library of Medicine) i USA.
Om du vill att vi ska kontakta dig angående din feedback, var god ange dina kontaktuppgifter i formuläret nedan