Protokoll från Biblioteksrådets sammanträde 2022-10-04

1. Mötet öppnas

Ordförande Anders Gustafsson öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Lennart Brodin.

3. Dagordning

Ingen övrig fråga anmäls.

Dagordningen fastställs.

4. Föregående protokoll

Protokollet läggs till handlingarna.

5. Aktuellt på KIB

• Miriam Nauri, ny bibliotekschef sedan 1 september, gör en kort presentation av sin bakgrund, synen på universitetsbibliotekens särskilda uppgift och förväntningar på samarbetet med biblioteksrådet.
• Nauri redogör för pågående revidering av rektors besluts- och delegationsordning. För bibliotekets del innebär revideringen att bibliotekschefen framgent kommer rapportera till universitetsdirektören i stället för rektor. Detta påverkar inte bibliotekets organisatoriska placering, som även fortsättningsvis är placerad som självständig enhet direkt under rektor. Det är också rektor som beslutar om inriktning och omfattning av verksamheten vid biblioteket. KIB har deltagit i remisshantering och har efterfrågat ett förtydligande av bibliotekschefens delegation samt att det bör skrivas fram att universitetsbibliotekens roll finns reglerad i högskoleförordning och bibliotekslag.
• Vidare rapporterar Nauri att KIB inom kort kommer genomföra en enkätundersökning som ett led i uppföljningen av implementeringen av KI:s OA-policy. Två typer av enkäter kommer skickas ut. En enkät riktas till prefekter och en enkät till en grupp som definierats som ’högpublicerande forskare’. Enkätresultaten kommer presenteras för biblioteksrådet vid senare möte.
• Administrativ chef Marie Ols rapporterar att KIB från 1 september samarbetar med Enheten för undervisning och lärande gällande verksamhetsstöd inom HR-området där KIB kommer stödja UoL motsvarande 50% av heltidstjänst.

6. RIMS – Resultat från upphandling och höstens arbete

Avdelningschef Sofie Albinsson Cantwell redogör för resultat av upphandling av ett RIMS samt för vidare arbete kring organisation för systemförvaltning och systemimplementering. Upphandlingsprocessen är avslutad och KI har – efter ett förhandlat förfarande med föregående annonsering – beslutat ingå avtal med leverantören Digital Science för användning av systemet Symplectic Elements.

Vidare har KI beslutat att ingå avtal med samma leverantör gällande modulen Research Funding Solutions för att hantera interna projektutlysningar.

Under hösten 2022 och under våren 2023 kommer ett flertal aktiveter bedrivas i syfte att anpassa systemet till KI-miljö samt bedriva förankringsarbete. Det gäller bland annat olika typer av systemintegrationer, etablering av en förvaltnings- och supportorganisation, utbildningsaktiviteter samt olika typer av dialoger och kommunikationsinsatser. Under hösten 2023 planeras systemet vara redo att börja användas på bredden.

Enligt tidigare beslut ska systemets huvudmodul förvaltas av KIB. Modulen Research Funding Solution kommer förvaltas av universitetsförvaltningen (Avdelningen för forskarstöd).

7. Face of Aids Film Archive rapport KI:s etikråd

Enhetschef Fredrik Persson rapporterar från möte med KI:s etikråd gällande Face of AIDS Film Archive och hur arkivets utåtriktade verksamhet och fortsatta samarbete med Staffan Hildebrand påverkas av aktuella medieuppgifter.

Etikrådets uppfattning är att arkivets innehåll är viktigt att fortsatt bevara och tillgängliggöra. Vidare anser etikrådet att samarbetet med Staffan Hildebrand bör avslutas. Etikrådet föreslår också att ett förslag till yttrande tas fram för publicering på arkivets webbplats. Etikrådet avser granska förslaget vid sitt möte den 11 oktober och kommer sedan återkoppla till KIB.

Ett förslag på yttrande presenteras för biblioteksrådet vid sittande bord. Biblioteksrådet ställer sig bakom yttrandet.

8. Budget 2023

Under våren har KIB fört löpande diskussioner kring bibliotekets budgetram för 2023. Det har främst gällt finansiering kopplat till förvaltningen av RIMS. Förutom licenskostnader och vissa utvecklingskostnader ska, enligt tidigare beslut, två nya tjänster kopplade till förvaltningen av RIMS förläggas till KIB. I det budgetförslag som presenteras för biblioteksrådet, som i dagsläget uppvisar ett underskott på ca 4 mnkr, är de nya tjänsterna fortfarande ofinansierade. I budgetförslaget är hyreskostnaderna uppräknade med 5 %. Hyran för 2023 har ännu inte fastställts och troligen kommer höjningen bli högre än 5 % pga. inflation och kraftigt höjda energipriser. I slutet av oktober fattar konsistoriet beslut om KI:s budgetram 2023 och i samband med det kommer KIB:s INDIram fastställas. OA-avgiften för 2023 fastställs senare i höst. KIB tar fram underlag och planeringsavdelning/universitetsdirektör beslutar om avgiftsnivå och fördelning av kostnader. KIB:s/KI:s branta kostnadsutveckling kopplad till transformativa avtal verkar vara bruten och inför 2023 har kostnadsnivån planats ut. OA-avgiften kommer inte höjas 2023, utan kommer troligen kvarstå på samma nivå som 2022.

9. Risk- och konsekvensbedömning om vi avstår transformativa avtal – statusrapportering

Enhetschef Frida Fick ger en slutrapport kring uppdraget att göra en konsekvensanalys kring en eventuell uppsägning av några av de större transformativa avtalen (Elsevier, Wiley, Springer Compact och T&F). De aspekter som granskats är lästillgång till artiklar, grad av öppen publicering, kostnad/ekonomi samt efterlevnad av krav/policys/riktlinjer från finansiärer, regering och lärosäte. Analysen visar att det sammantaget både är dyrare och krångligare för KI att stå utanför avtalen om vi samtidigt vill fortsätta ge KI:s kärnverksamhet goda läsmöjligheter samt möjliggöra en hög grad av öppen publicering. Bibsams nya omfördelningsmodell har också visat sig vara mer gynnsam för KI vad gäller kostnadsutveckling än vad som uppvisades i tidigare prognoser. I nuläget är det bättre att fortsätta samarbeta nationellt och delta aktivt i Bibsam.

10. Mötet avslutas

Ordförande tackar för ett bra möte samt förklarar mötet avslutat.

Ordförande
Anders Gustafsson e-signering

Sekreterare
Marie Ols e-signering

Justeras
Lennart Brodin e-signering