Protokoll från Biblioteksrådets sammanträde 2021-09-13

Denna sida är ett protokoll från 2021-09-13 som har tillgängliggjorts som webbversion. I och med att informationen på sidan är samma som i originalet kan t.ex. logotyper och kontaktuppgifter vara inaktuella.

Tid:
09.00-11.00

Plats:
Digitalt möte via zoom

Närvarande:
Anders Gustafsson, ordförande
Annikki Roos, bibliotekschef
Johanna Lanner, ledamot
Lennart Brodin, ledamot
Anna Krook, ledamot
Ulla Nygren, ledamot
Frida Fick, (adjungerad)
Catharina Rehn, (adjungerad)
Sofie Albinsson Cantwell, (adjungerad)
Eva Tegelberg, (adjungerad)
Marie Ols (sekreterare)

Förhinder:
Evelyn Olander, studeranderepresentant
Olivia Andersson, studeranderepresentant
Maria Watter, Undervisning och lärande

1. Mötet öppnas

Ordförande Anders Gustafsson öppnar mötet och hälsar alla välkomna.

2. Val av justerare

Beslut: Till justerare utses Lennart Brodin.

3. Dagordning

Ingen övrig fråga anmäls.

Beslut: Mötets dagordning fastställs.

4. Föregående protokoll

Beslut: Protokollet läggs till handlingarna.

5. KIB:s budget 2022

Översikt

Bibliotekschef Annikki Roos redogör för KIB:s budgetäskande 2022. Enligt rektors besluts- och delegationsordning ska biblioteksrådet ge vägledning om verksamhets- inriktning och delta med rådgivning i beredning av bibliotekets interna budget- fördelning och budgetäskanden. Det budgetäskande som nu presenteras för rådet kommer efter dagens diskussion lämnas till KI:s planeringsdirektör för vidare handläggning. KI:s budgetram för 2022, inklusive ram för de universitets- gemensamma kostnaderna (INDI), kommer behandlas på konsistoriets möte den 18 oktober. Rektor kommer inom kort besluta om ny finansieringsmodell (OA-avgift) för de transformativa tidskriftsavtalen.

Sedan 2016, när de transformativa e-tidskriftsavtalen introducerades i Sverige via Bibsamkonsortiet, har de svenska lärosätesbibliotekens kostnader för inköp av media ökat. Kostnadsökningen har varit särskilt märkbar vid forskningstunga lärosätena med en hög publiceringsgrad. För KIB har detta inneburit en kostnadsökning för mediaköp med närmare 100 %. Under samma period har KIB:s intäkter (INDI) varit i stort sett oförändrade. Kostnadsökningen har fram till nu täckts av myndighets- kapital i kombination med att KIB löpande sett över övriga kostnader och strategiskt arbetat med effektivisering vad gäller personalresurs och lokaler.

Hösten 2020 gav rektor MEG-gruppen uppdrag att ta fram en ny finansieringsmodell för de transformativa avtalen. Gruppen har lagt fram ett förslag som i nuläget är ute på remiss. Föreliggande budgetäskande utgår från att MEG-gruppens förslag implementeras 2022.
(Se tillhörande bild längt ned på sidan)

Kommentarer till äskandet

KIB:s budgeterade kostnader 2022 är ca 190 Mkr
Ny intäkt via en läs- och publiceringsavgift på 70 Mkr har införts.
I och med detta minskar KIB:s INDI-intäkt.
Eftersom kostnadsökningen för mediaköp hittills täckts av myndighetskapital och kostnaderna för de transformativa avtalen förväntas fortsätta öka även 2022 (driftskostnader), är minskningen av INDI-intäkt inte i paritet med storleken på den nya avgiften. utan föreslås vara 30 Mkr.
KIB äskar ett budgetöverskott på ca 7 Mkr (4 % av omsättningen). Eftersom många mediaköp görs i utländsk valuta och eftersom det finns osäkerhetsfaktorer kopplade till publiceringskvoterna i de transformativa avtalen behövs en
buffert.

Beslut: Biblioteksrådet ställer sig bakom universitetsbibliotekets (KIB:s) budgetäskande 2022. Äskandet lämnas till planeringsdirektör för vidare handläggning.

RIMS, Research Information Management System

Avdelningschef Sofie Albinsson Cantwell rapporterar status för pågående RIMS-projekt. Vid informationshanteringsprogrammets styrgruppsmöte den 9 april 2021 beslutades att dels påbörja upphandling av ett RIMS (Research Information Management system): dels rekommendera rektor/UD att uppdra förvaltningsansvaret för systemets core-modul till biblioteket, vilket gjordes på möte med KI:s ledningsgrupp (rektor, universitetsdirektör och prorektor). Till förvaltningsansvaret är kostnader motsvarande 3 mnkr kopplade, två heltidsekvivalenter samt en årlig licenskostnad.

Under hösten 2021 – i samband med påbörjad upphandling – kommer en visstids- anställning på två år inrättas vid KIB för att samordna, implementera och förbereda förvaltningen av RIMS. Kostnaden för projektanställningen samt övriga kostnader kopplade till upphandling/implementering av RIMS kommer under 2022 i fullo belasta projektmedel som är placerade vid universitetsförvaltningen och ingår inte i KIB:s budgetäskande.

Inför verksamhetsår 2023 behöver frågan om den långsiktiga finansieringen av RIMS lösas. En sådan diskussion mellan berörda parter behöver påbörjas våren 2022 och biblioteksrådet behöver föredras frågan i anslutning till diskussioner om biblio- tekets budget 2023.

Mediakostnader och ny finansieringsmodell

Ekonomidirektör Eva Tegelberg, enhetschef Frida Fick och bibliometriker Catharina Rehn redogör för liggande förslag för ny finansieringsmodell för de transformativa e-tidskriftsavtalen. Förslaget är framtaget av MEG-gruppen och beslut kommer fattas av rektor inom kort med sikte på implementering 2022. Finansieringsmodellen är sammansatt dels av en årlig läsavgift (1,400 kr/år), som tas ut per anställd och anknuten; dels en årlig publiceringsavgift som tas ut på institutionsnivå med utgångspunkt från en beräkning av respektive institutions publiceringsaktivitet. Publiceringsaktiviteten beräknas genom att en indikator för antal publikationer tas fram parallellt med de bibliometriska indikatorer som ligger till grund för KI:s fördelning av anslag till institutionerna. Uttaget av avgiften utgår från KIB:s budgeterade e-mediakostnader för e-tidskrifter. Prefekter/dekaner har diskuterat förslaget och getts möjlighet att inkomma med frågor/kommentarer. Finansieringsmodellen kommer utvärderas under 2022.

Student IT och support vid digital examination

Administrativ chef Marie Ols redogör för KIB:s uppdrag kring Student IT. KIB har sedan länge ett KI-övergripande ansvar för studenternas IT-support. Ett uppdrag som förtydligades 2017 i ett beslut av universitetsdirektören. Förutom fysisk och digital användarsupport ansvarar KIB för utrustning/underhåll av KI:s gemensamma datorsalar. I samband med att KI inrättade salar för digital examination fick KIB ett utökat ansvar som även innefattade utrustning/underhåll av de digitala skrivsalarna samt teknisk support vid examinationstillfällen. Ansvaret har utökats under 2021 och innefattar nu även support och stöd av programvaran för digitala examinationer.

Grunduppdraget kopplat till Student IT finansieras via INDI. De två tilläggs- uppdragen kommer till och med 2021 finansieras via UF och motsvarar sammanlagt 1,8 mnkr. Det pågår nu arbete vid universitetsförvaltningen med sikte på en finansieringsmodell för digitala examinationer, där delar av intäkten ska täcka KIB:s uppdrag. I KIB:s budgetäskande 2022 har vi räknat med att vi kommer ersätts utanför INDI med 1,2 mnkr av de tidigare 1,8 mnkr.

Fördelning INDI-intäkt mellan forskning och utbildning

Annikki Roos redogör för genomlysning av KIB:s kostnader som belastar INDI- intäkten. Universitetsbibliotekets INDI-intäkt har fram till nu belastat forskningen med 75% och utbildningen med 25%. I och med MEG-gruppens förslag, där kostnad för de transformativa tidskriftsavtalen flyttas från INDI-finansiering till en direkt avgift för forskning, behöver nuvarande fördelningen ses över. Vilket också lyfts i MEG-gruppen.

KIB har analyserat kvarvarande kostnader för KI:s biblioteksverksamhet – kostnader för personal, lokaler och övriga driftskostnader. Analysen har utgått från bibliotekets nuvarande verksamhet och delat kostnaderna utifrån de tjänster biblioteket erbjuder utbildning (studenter på grundnivå) och forskning (forskare och doktorander). En sådan analys indikerar att en mer korrekt fördelning av bibliotekets INDI-intäkt från 2022 borde belasta forskningen med 60% och utbildningen med 40%, något som KIB kommer rapportera till KI:s planeringsdirektör.

6. Aktuellt på KIB

Annikki Roos informerar:

Att medarbetare vid Språkverkstaden gjort en behovsanalys med utgångspunkt dels i nuvarande verksamhet (uppdrag/finansiering); dels i de förfrågningar som löpande ställs till Språkverkstaden från kärnverksamheten kring olika typer av stöd/aktiviteter/insatser. Ansvariga chefer kommer nu, utifrån behovsanalysen, sätta samman ett förslag på utveckling av Språkverkstadens verksamhet. Förslaget kommer presenteras för biblioteksrådet vid nästa möte.
Att universitetsbiblioteket har en ny webbsida: http://kib.ki.se/.
Att bibliotekschefen avgår med pension vid årsskiftet. Universitetsdirektören

kommer under hösten inleda rekrytering av ny bibliotekschef.

7. Mötet avslutas

Ordförande avslutar mötet och tackar ledarmötena för givande diskussion.

Ordförande

Anders Gustafsson e-signering

Sekreterare

Marie Ols e-signering

Justeras

Lennart Brodin e-signering

Bild på budget tillhörande punkt 5.

Hade du nytta av informationen på denna sida?

Om du vill att vi ska kontakta dig angående din feedback, var god ange dina kontaktuppgifter i formuläret nedan

Redaktör: Bibliotekets webbredaktion

Senast uppdaterad: 2023-04-13